Dans ce billet, je ne parlerai pas de Copilot pour SharePoint, dont la sortie reste annoncée sur les Tenants d'Amérique du Nord pour le premier semestre 2024 avant de déferler sur les autres zones géographiques. Je ne manquerai pas de vous partager mes premières expériences sur ce qu'il permet de réaliser, sujet déjà présenté dans ce précédent billet. Dans ce billet, il est question de la performance de Copilot M365 concernant les contenus SharePoint et ce concernant, j'ai déjà une idée assez précise sur : La performance actuelle de Copilot Microsoft 365, Les axes d'amélioration qui se présentent.. Ce que l'on constate de la performance actuelle de Copilot M365 sur les contenus SharePoint Dans la version actuelle que j'utilise sur le Tenant US gracieusement mis à disposition pour les essais des MVP, on constate que, comme sur Bing, il suggère des prompts d'exemples, pour ne pas laisser l'utilisateur dans un possible état de passivité proche de celui de la page blanche. Une expérience proche de Bing... sans les sources Bing ?! Ensuite, concernant la présentation des résultats, l'expérience est riche puisque, en plus du texte généré attendu, Copilot M365 fournit, comme sur Bing, les fichiers-références principaux utilisés sous générer le texte ainsi que des suggestions de prompts complémentaires. En revanche, si le texte généré devait s'appuyer également sur le web (Bing, ce qui ne constitue qu'une option activable ou désactivable depuis le centre d'administration M365), je n'accède pas aux références utilisées. Je trouve cela dommage. Revenons aux contenus SharePoint et voyons là-aussi une nouvelle piste d'amélioration qui me semble là-aussi évidente, c'est que seuls les contenus des bibliothèques de documents SharePoint sont traités : pas d'éléments de pages SharePoint ni de liste SharePoint ! Pas de liste SharePoint, pas de page SharePoint ?! Concernant les listes, j'ai trouvé un tuto-vidéo qui permet d'ajouter le contenu d'une liste, par exemple une FAQ, dans le traitement de Copilot M365 en passant par Copilot Studio et Power Automate ; voici le lien direct Copilot Studio : Use Generative Answers on SharePoint List (youtube.com). 0 A cette adresse, vous pourrez constater que j'ai interpellé l'auteur pour lui demander s'il avait une solution concernant les pages SharePoint car, sauf erreur de ma part, malgré ce qui est indiqué dans la page de référence de la documentation Microsoft, les pages SharePoint font, en réalité, cruellement défaut : je n'ai pas encore reçu de réponse et j'ai hâte de revenir sur ce point car la dimension "page de contenu Intranet de SharePoint" semble totalement ignorée par la notre version actuelle de Copilot M365 que j'ai testé sur les Tenants aux USA et en Europe ! Cette situation me parait totalement incompréhensible quand on se remet en perspective que ChatGPT est fait à l'origine pour traiter des pages Web ! Nous reviendrons d'ailleurs sur ce point un peu plus loin dans cet article. Un Copilot M365 davantage fait pour la GED SharePoint que pour l'intranet SharePoint ? Seule la dimension GED de SharePoint semble donc prise en compte ? Et bien, continuons à faire le tour de la façon dont Copilot M365 traite actuellement nos fichiers SharePoint pour répondre à cette question. Lorsque que l'on clique sur la flèche en regard du nom fichier, on accède à des informations complémentaires qui permettent de qualifier la source avec le nom du dernier utilisateur ayant modifié le fichier et la date de cette dernière modification. Et là peut s'ouvrir un champ de questions complémentaires : comment Copilot M365 gère-t-il actuellement la structuration de mes données ? Dans les billets de la série "SharePoint et la GED", j'ai décrit différents niveaux de structuration de l'information, en passant par les colonnes de valeur par défaut sur les dossiers et en allant jusqu'à l'expérience de recherche personnalisée avec des filtres à facette, déclarées dans le schéma de recherche... Que fait Copilot M365 avec nos métadonnées ? Ma réponse oscille actuellement pour l'instant entre "rien" et "presque rien". En effet, les propriétés connues et exploitées par Copilot sont celles que je vous liste ci-contre. Mais cela va changer car Microsoft communique sur le concept d'index sémantique Copilot M365. Il est donc temps de passer aux pistes d'amélioration. Les axes d'amélioration qui se présentent... Est-ce si important que cela de prendre en compte le schéma de recherche qui peut contenir des métadonnées SharePoint ou de prendre en compte le magasin de termes, l'emplacement du Master Data Management dans les solutions SharePoint ? La question peut se poser puisque Copilot M365 est une IA générative de texte, qui permet de capitaliser sur des contenus textuels, tapuscrit ou OCR-isé avec SharePoint Syntex (SharePoint Premium) ou transcrit depuis les réunions Ms Teams. C'est le fameux modèle LLM de ChatGPT qui a ainsi fait l'objet de l'intérêt de Microsoft dans son rapprochement avec OpenAI. Cependant, avant que le prompt soit traité dans le modèle LLM, le prompt "passe" dans le Microsoft Graph, comme une requête adressée au moteur de recherche : cela permet de s'assurer de ne présenter que des données auxquelles vous avez accès. Cela signifie aussi qu'une requête de recherche va "passer au travers du schéma de recherche" car, comme vu précédemment dans l'épisode 3 de la série "SharePoint et la GED", les métadonnées SharePoint vont permettre d'augmenter l'expérience utilisateur non seulement en termes de filtres à facette mais également en alimentant l'index de recherche, au-delà du contenu plein-texte indexé par le moteur de recherche. En termes de calcul de pertinence, ces colonnes de métadonnées possèdent même un poids supérieur au contenu plein-texte indexé. Actuellement, Copilot M365 ignore quant à lui le schéma de recherche et ses colonnes gérées et, par conséquent, le magasin de termes. Microsoft y travaille : quand Microsoft explique le fonctionnement de Copilot M365, le concept d'index sémantique est mis en avant, pour améliorer la qualité de la proposition formulée par Copilot. Améliorer la qualité avec l'index sémantique Ce concept avait été aperçu avec Project Cortex et Viva Topics (billet datant de 2020), que Microsoft a décidé de décommissionner en janvier 2025 au profit de Copilot M365 : le concept d'index sémantique ouvre le champ à la recherche par vectorisation, i.e. un traitement d'enrichissement de l'index de recherche au travers de regroupement logiques. Comme Microsoft l'écrit dans la page de learn.microsoft.com, "Cela signifie qu’au lieu d’utiliser des méthodes traditionnelles pour interroger en fonction de correspondances exactes ou de critères prédéfinis, l’index sémantique peut trouver les données les plus similaires ou pertinentes en fonction de la signification sémantique ou contextuelle." Cela se traduit par le concept plus connu de "recherche floue", qui devrait pouvoir se gérer sur base de règles de type : Référentiel documentaire traditionnel, pour gérer des synonymes et des acronymes dans des thesaurus par Métier, de manière à pouvoir spécifier que 2 choses sont égales, pareilles (exemple : "Delflopion" = "pomme"), Référentiel logique, pour gérer des types de concept, de manière à indiquer le type d’une chose (pomme [enfant] = fruit [parent]), Référentiel relationnel, pour gérer la relation hiérarchique entre 2 choses (pomme < pommier commun ou domestique ou Malus x.domestica < famille Rosaceae <…). Peut-être que vous avez pensé au magasin de termes en lisant ces dernières lignes ; comme évoqué plus tôt, on peut effectivement imaginer qu'il va être essentiel dans la gestion de l'index sémantique. Cela améliora la qualité des réponses du moteur de recherche et, par contagion, celle de la pertinence de l'IA générative. Après la qualité, un second aspect d'amélioration est de jouer sur la quantité. Explications Améliorer en jouant sur la quantité ? Que signifie jouer sur la quantité ? Depuis que j'utilise Copilot M365 et ai réalisé mes premiers Copilots spécialisés via Copilot Studio (épisode 5 de la série "SharePoint et la GED"), je me suis intéressé à la façon dont fonctionne le robot d'indexation de ChatGPT, baptisé "GPTBot", même si c'est désormais l'indexation de SharePoint qui alimente Microsoft Graph : Le robot a été entrainé pour traiter des pages Web, donc des documents "courts" par rapport à des fichiers Office ou PDF qui peuvent compter couramment des centaines de page ; A ma connaissance, tout le contenu est indexé "à plat", sans conserver la structure HTML/XML des informations textuelles. Sur la base de ces deux constats, dans le but d'optimiser le traitement de LLM, j'ai coutume de privilégier les fichiers courts. Par exemple, pour mettre en place un Copilot spécialisé sur des problématiques de FAQ Ressources Humaines, je préfère éclater les documents de référence volumineux qui m'ont été transmis pour créer de plus petits documents en me basant par exemple, sur les chapitres principaux (style Titre 1 d'un document Word). Voici comment je travaille sans pour autant me lancer dans la personnalisation d'un modèle de LLM avec Microsoft Azure AI Studio ou un autre service Microsoft Azure. Voici comment s'achève ce billet décrivant mes premiers retours sur la performance de Copilot M365 et les contenus SharePoint. D'autres billets suivront à chacune nouveauté majeure qui se produira sur ce thème

La MWCP24 n'est pas terminée pour moi : en effet, lors de ma session de mardi, j'ai annoncé que je publierai ce dernier billet qui clôture la série dédiée à SharePoint et la GED, avec l'introduction des compléments payants SharePoint Syntex et Copilot. Voyons ce que ces composants supplémentaires vont apporter à votre GED SharePoint : SharePoint Premium, la partie SharePoint Syntex plus particulièrement Copilot pour SharePoint et Copilot Studio SharePoint Premium (SharePoint Syntex) L’IA avant l’arrivée de Copilot dans M365 AI Builder AI Builder, la partie émergée de Azure Cognitive Services et Azure Machine Learning Permet de créer et d'utiliser (via SharePoint, la Power Platform ou des API REST) des modèles d'intelligence artificielle personnalisés, pour automatiser des processus, améliorer la prise de décision et augmenter l'efficacité opérationnelle : Reconnaissance et classification de texte tapuscrit, manuscrit, structuré ou non en formulaire Détection d'objets et de sentiments Prédiction de résultats et de valeurs sur base de vos données historisées A noter que la prédiction de résultats et la prédiction de valeurs sont deux modèles pré-construits disponibles dans AI Builder et qu'ils devront être entraînés avec vos propres données pour fournir les prédictions précises et pertinentes pour votre organisation : La prédiction de résultats utilise des données historiques pour prédire des résultats binaires, tels que oui/non ou vrai/faux. Par exemple, vous pouvez utiliser ce modèle pour prédire si un client est susceptible de renouveler un contrat ou de répondre à une offre promotionnelle ; La prédiction de valeurs, quant à elle, utilise des données historiques pour prédire des valeurs numériques, telles que des montants de ventes ou des durées de contrats. Par exemple, vous pouvez utiliser ce modèle pour prédire le montant des ventes pour un produit donné ou la durée d'un contrat de service. Les services de traitement documentaires Builder sont désormais intégrés à SharePoint Syntex. SharePoint Syntex SharePoint Syntex est par conséquent un service de Microsoft qui utilise AI Buider, décrit ci-dessus. AI Builder constitue la brique qui va doper votre GED SharePoint, lui donnant la capacité d'extraire et de catégoriser des données textuelles des fichiers directement chargés dans une bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez ainsi apprendre à SharePoint Syntex (c'est de l'IA de type Machine Learning, comme expliqué plus haut) à reconnaitre le modèle de document (à partir de 5 documents dits "positifs" et 1 "négatif") et à en extraire les données structurées. Concernant l'exemple inséré sous forme d'images ci-dessus, on peut y lire que j'ai également testé la faculté à extraire des entités depuis des documents non structurés : je reviendrai sur cette expérience dans un prochain billet de blog. SharePoint et Copilot Il a beaucoup été question lors de cette édition de la MWCP du déploiement de Copilot mais on vient de passer en revue des briques d'IA qui étaient déjà proposées avant l'arrivée de l'IA Générative. Il est donc temps que je vous livre ce que vous ne savez peut-être pas déjà concernant Copilot. Il existera autant de Copilot différents qu'il y a de logiciels M365 : un Copilot pour Teams qui fonctionne de façon plus puissante avec la licence Teams Premium, un copilot pour PowerPoint qui aidera à structurer une présentation en plusieurs diapositives et en choisissant des images, etc. (c'était mon apport dans le dernier livre auquel j'ai collaboré en 2023, qui figure dans les références de la page bibliothèque). SharePoint et son Copilot, au service de la GED ? Actuellement, la version Copilot pour SharePoint sans version "Syntex" n'a pas d'autre fonction qu'assister l'utilisateur dans la conception de site et de page. Enfin, c'est cette première version de Copilot pour SharePoint qui est annoncéedepuis un an et qui devrait être déployée dans les toutes prochaines semaines, avant l'été 2024. Comme pour Copilot pour Teams qui fonctionnera sur un mode plus large si vous souscrivez a Teams Premium, le Copilot pour SharePoint Syntex existera aussi et, ce que l'on en sait (rare sont ceux qui peuvent le tester), c'est qu'il sera bien votre assistant dans le traitement documentaire. En termes de licences, il s'agira donc de souscrire à SharePoint Premium pour Syntex (et AI Builder intrégré, vous me suivez dans le concept des poupées russes) et à Copilot M365. Ce Copilot pour SharePoint Syntex va prendre sa fonction de vous assister dans vos opérations d'extraction de données, en mode suggestion et conversation évidemment. L'idée est que Copilot pour SharePoint Syntex classe automatiquement les documents à partir des métadonnées extraites. À partir des informations extraites ou mises en base de données par ailleurs (dans des colonnes SharePoint ou accessibles via des plug-ins), Copilot pour SharePoint Syntex sera en capacité d'assembler un nouveau document, en respectant nos propres modèles de documents structurés ou imposés par un tiers (par exemple, un accord juridique ou une réponse à un appel d'offres). Créer un chatbot spécialisé sur votre GED dans Copilot Studio Dernière partie de ce billet, que va apporter Copilot à votre GED ? Si vous possédez une licence Copilot M365, vous pouvez bénéficier de l'IA générative sur l'ensemble de vos données M365 et sur Internet (rappelons que vos données ne vont pas sur Internet). Par conséquent, votre Copilot traitera vos "prompts" en se basant sur votre Ged mais également sur l'ensemble de vos données M365 et... sur internet. Et si vous déployiez un Copilot spécialisé uniquement sur les fichiers contenus dans votre GED ? C'est possible avec Power Virtual Agents devenu Copilot Studio. Comme je l'ai présenté dans un précédent billet en marge de aMS Strasbourg 2024, Power Virtual Agents a été rebaptisé Copilot Studio au moment où on lui a connecté l'IA Générative d'OpenAI. A partir de ce moment, on sort de la construction de chatbot de type déclaratif, 100% prévisible car basé sur des arborescences conversationnelles définies ou des déclencheurs. Avec Copilot Studio, vous pouvez créer un chatbot en quelques minutes, en lui indiquant tout simplement l'URL du site SharePoint de votre GED... et ce chatbot ne se basera pour répondre à vos prompts qu'aux fichiers présents (pas les pages, pas les listes, actuellement sauf via Power Automate). Pour le déploiement de votre chatbot, vous pourrez choisir la publication sur votre site SharePoint ou dans Teams, après vous être affranchi d'un paiement supplémentaire mensuel pour l'application de chatbot. Ainsi s'achève cette série dédiée à SharePoint et la GED. Les prochains billets traiteront évidemment de l'IA et de ses améliorations mais également des prochaines nouveautés qui concerneront SharePoint et l'intranet !

En pleine série sur SharePoint et la GED, je me permets le partage d'une soluce concernant le WebPart "Bibliothèque de documents". Je sais que vous en êtes friands mais surtout, celle-ci va permettre de contourner un petit problème d'adoption pour nos utilisateurs de SharePoint Online. Ce petit problème concerne l'utilisation du champ Dossier dans les propriétés du WebPart, qui permet de faire visionner le contenu d'un dossier plutôt que la "racine" de la bibliothèque. Pour ce faire, vous devez ajouter le WebPart "Bibliothèque de documents" dans la page. Ensuite, ii vous reste à choisir la bibliothèque de documents (et, oui il peut aussi il y en avoir plusieurs, référence à ce billet de blog). Une fois que le WebPart est bien connecté à la bibliothèque, reste à savoir comment compléter le champ Dossier car il n'est pas possible de naviguer et de sélectionner le dossier. La triple consigne est : De saisir le nom du dossier mais si le nom du dossier est long (255 caractères possible tout de même) ; D'entrer le chemin d'accès pour les dossiers imbriqués, ce qui sera mon exemple ci-après car des arborescences à 1 niveau ne correspond pas à "la norme" ; D'utiliser le caractère spécial "/" en guise de séparateur lorsque nous sommes faces à un arborescence avec des sous-dossiers. Ces consignes qui se veulent simples peuvent nous entrainer dans une difficulté d'adoption que je vous détaille maintenant. Mon premier réflexe est bien d'aller chercher le chemin d'accès du dossier que je souhaite promouvoir dans mon WebPart puisqu'il contient le nom et les caractères spéciaux "/". Pour se faire, il suffit de cliquer sur les ... en regard du nom de dossier puis sur Détails Ensuite, il faut cliquer sur l'icône Copier à droite de la description Chemin d'accès. Collons ensuite ce chemin : malheureusement, comme on peut le lire ci-dessous, c'est bien le chemin "Web" qui s'affiche. On fait donc fait fausse route avec le nom entier (site/Nom de la bibliothèque) qu'il faudra supprimer et surtout tous ces caractères spéciaux. Dans mon exemple, un utilisateur va probablement se tourner vers la fonctionnalité de renommer le dossier pour obtenir le nom sans les caractères spéciaux. Il aura raison ! Comme on peut le constater ci-dessous, le message "Le chemin d'accès n'est pas valide" restera tant que vous utiliserez le caractère spécial "/" en début ou en fin de champ ! Il faut absolument ne pas utiliser le caractère spécial "/" en début ou en fin de chaine de caractère et ne réserver ce caractère uniquement pour les dossiers et sous-dossiers imbriqués, comme dans l'exemple, ci-dessous. Voilà ; j'espère que ce billet vous sera utile !

Dans cet épisode 4, nous continuons d’arpenter le chemin qui nous éloigne du monde du serveur de fichiers et la matrice de maturité des solutions gagne un cran. Je vous la dévoilerai totalement dans le 5e et dernier épisode. Pour point de départ à cette série de billets sur SharePoint et la GED est que le dossier qui est si cher à nos utilisateurs du serveur de fichiers ne constitue pas une information structurant l’information, au sens informatique du terme. Évidemment, dans les épisodes précédents, j’ai rappelé combien l’analyse de l’approche serveurs de fichiers utilisée est cruciale pour construire de nouvelles expériences utilisateurs, plus puissantes lorsque l’on utilise un logiciel de GED comme SharePoint. Néanmoins, l’utilisation du dossier pour classer des fichiers ne constitue pas une donnée de structuration de l’information. Le dossier ne structure pas l’information au sens Data du terme Le dossier ne structure pas l’information au sens Data du terme. Je m’explique : un dossier ou un sous-dossier est comme un caillou – sur lequel chacun d’entre eux une étiquette de 256 caractères - que l’on sème sur le chemin du classement de documents. Pour un moteur de recherche, le dossier est un objet de résultat et non une donnée décrivant son contenu. C’est la raison pour laquelle, il était important de revisiter, : ·       Dans l’épisode 2, la fonctionnalité de Valeur de colonne par défaut  que l’on utilisera dans un contexte où l’arborescence de dossiers  évoluera que très peu, comme une GED de référentiel, ·       Dans l’épisode 3, celle du type de contenu Ensemble de documents, que l’on utilisera à contrario dans un système de dossiers évoluant très fréquemment, dans une GED de type Application Métiers. Or, dans ce 4e épisode, nous allons devoir changer radicalement de point de vue sur les dossiers pour augmenter la valeur d’usage de notre GED. Les dossiers comme des étapes de traitement En effet, dans le serveur de fichiers, le dossier peut parfois constituer une étape de traitement. Et malheureusement, le serveur de fichiers représente généralement la dernière étape pour un document : il y est déposé à la fin de son étape de conception, comme un espace d’archivage après son envoi à son destinataire. Et puis au bout de quelques années, le dossier de classement est généralement déplacé dans une autre partie du serveur de fichiers, dans un nouveau dossier principal sur lequel figure la description « Archives » ou « OLD ». Un dossier peut donc aussi considéré comme une étape, un état, un statut documentaire. En procédant de la sorte, l’utilisateur du serveur de fichier a ainsi fait preuve d’une bonne créativité concernant un outil aux fonctionnalités très limitées mais cette pratique a eu pour effet de créer une infobésité non maitrisée. Revenons alors à SharePoint, un serveur de fichiers amélioré qui possède, depuis très longtemps, des fonctionnalités permettant de mieux gérer cet état de fait. Une bonne GED se conçoit suivant une vision process Une GED se conçoit en processus de travail dynamique tandis que le serveur de fichiers répond plus généralement à un besoin de dépôt fixe. Le coté statique du serveur de fichiers est 100% rassurant pour ses utilisateurs (souvenez-vous les petits cailloux jetés sur le chemin qui permettent de retrouver les documents) mais le serveur de fichiers n’est pas connecté  à la réalité du traitement documentaire dans une organisation. Dans un site SharePoint de type intranet de documentation de référence, il est intéressant de mettre un flux d’approbation avant publication ; il peut aussi être intéressant de bénéficier d’un flux de révision après une période d’expiration. On peut considérer l’information comme vivante dans une GED de référence (l’information de support dans un intranet) ou dans une GED Métier (achats, recrutement…). À noter qu’il n’est pas rare que l’apport des colonnes comme statut ou état de traitement sont plus rarement reprises dans la recherche mais sont plus généralement déployées dans des stratégies d’affichages. Dans SharePoint Server, il existe des flux de travail depuis les éditions 2007 et 2010 Server alors que sur SharePoint Online de Microsoft 365, ces flux ont été décommissionnés en octobre 2020, au profit de Power Automate (2016). D’une manière générale, aujourd’hui, Power automate permet aussi de dépasser le mécanisme d’alerte. Peut-être que vous pensez que votre gestion de document n’a pas besoin de la vision en process et de ces flux ? Lisez quand même la suite ! Une GED SharePoint 4 étoiles au service de la gouvernance de l’information Que faire des dossiers sur lequel figure la description « Archives » ou « OLD ». Il faut savoir que la gestion des archives appartient à la bonne gouvernance de l’information au sein de l’organisation. Lorsque l’on énonce cela, on se doit de rappeler que l’organisation peut mettre en place des règles concernant ces archives, en fonction de sa gestion des risques, mais doit surtout se conformer aux contraintes réglementaires qui s’appliquent à elle (RGPD évidemment mais également les documents considérés généralement comme engageant, en fonction de son secteur d’activité). La conséquence est que je ne connais pas une organisation qui ne serait pas concernée. En plus des flux documentaires présentés plus haut, SharePoint Server et SharePoint Online proposent des fonctionnalités de gestion des archives appelées règles de rétention et organisateur de contenu : on peut donc construire des solutions documentaires, là aussi dynamiques, en faisant appliquer à SharePoint des règles de conservation et de suppression décidées par l’organisation. SharePoint participe ainsi à la bonne gouvernance de l’information. À ce titre, concernant SharePoint Online (pas SharePoint Server), je dois vous annoncer (ou vous rappeler) une importante évolution avec le retrait, à partir de janvier 2025,  de ces fonctionnalités intrinsèques à SharePoint (organisateur de contenu et rétention) au bénéfice du centre de conformité de Purview (lien officiel : Stratégies de migration pour passer aux solutions de gestion des risques et de conformité Microsoft Purview à partir d’anciennes gestion des informations et gestion des enregistrements pour SharePoint pour Microsoft 365 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn) Purview va ainsi permettre de centraliser la gouvernance de l’information pour remettre ce rôle entre les mains d’administrateurs de la conformité ou délégués, au détriment des administrateurs de collection de sites et au propriétaire de site. Et c’est là toute la puissance d’une GED qui va nous permettre de gérer des documents en fonction de leur état, au-delà d’une description figurant dans un nom de dossier ou de fichier. Je regrette juste que, avec Purview, on revient à une politique de fonctionnalités à plusieurs vitesses, comme on l’avait avec les versions Foundation, Standard et Enterprise. Mais là est le sujet de mon 5e et dernier épisode de ma série dédiée à SharePoint et la GED : SharePoint Premium, Microsoft 365 et Copilot pour SharePoint ont pour caractéristique de posséder des licences additionnelles et de constituer le dernier stade de ma matrice de maturité, que je dévoilerai complétement en conclusion de cette série. En attendant, inscrivez vous à l’événement de la Modern WorkPlace Conference 2024 qui débute ce lundi 18 mars et retrouvez moi en présentiel ou à distance (gratuit) mardi à 14h40 pour une présentation en live de cette série, avec des démonstrations ! Le lien vers la page d’inscription : Agenda 2024 - MWCP 2024 (modern-workplace.pro)

Le 19 mars après-midi, j'ai l'honneur d'animer une session à la Modern Workplace Conference Paris 2024. L'an passé, j'avais eu le plaisir d'animer 2 REX Clients sur l'adoption de SharePoint avec un Citizen Developper et de Ms Teams avec un directeur général. Cette année, j'ai voulu partager des retours d'expérience sur la conception de solution de GED dans SharePoint avec une matrice de maturité en ligne de fond qui augmente à chaque épisode. Pour vous inscrire à cet événement en présentiel et en distanciel, suivez le lien ci-dessous et j'espère que j'aurai le plaisir de vous y saluer !! Agenda 2024 - MWCP 2024 (modern-workplace.pro) Le premier épisode décrivait les avantages et les inconvénients de l'approche Serveur de fichiers, qui se décline par l'utilisation naturelle qu'en font les membres d'une équipe Ms Teams (ajouter un canal standard génère la création d'un dossier et les utilisateurs peuvent y créer des sous-dossier) mais qui peut également constituer une tentation pour une approche de migration managée par la DSI ou un prestataire. Le second épisode m'a permis d'augmenter l'indice de maturité, en introduisant le concept de colonnes de métadonnées, parce que SharePoint est un serveur de fichiers amélioré, possédant des fonctionnalités de classement et d'affichage personnalisables, par les membres d'un site ; j'ai rappelé qu'il n'y avait pas nécessairement d'opposition entre l'approche Serveur de fichiers et l'approche colonnes de métadonnées grâce à une fonctionnalité méconnue. Le niveau 3 ? Une GED qui se "professionnalise" Dans ce troisième épisode, autant vous le dire tout de suite : nous passons à une solution dite professionnelle. Cela signifie deux choses : Elle requiert un savoir-faire professionnel, basée sur une formation avancée sur les fonctionnalités de GED de SharePoint ; Cela entraine par conséquent que, lorsque je découvre une solution chez un client réalisée par un prestataire de service, je m'attends à retrouver ce niveau de maturité, ce qui n'est malheureusement pas toujours le cas. A ce niveau de maturité de l'adoption de SharePoint, je vais introduire des fonctionnalités supplémentaires tout en revisitant certaines autres en repartant des besoins utilisateur. Par exemple, dans l'épisode deux, j'évoquais l'option de rendre obligatoire des colonnes de métadonnées de manière à garantir qu'elles soient utilisées. Dans l'utilisation quotidienne, le problème est qu'un utilisateur peut ne pas posséder l'information au moment du chargement du document initial ou, plus simplement, que tous les documents de la bibliothèque n'ont pas forcément besoin de cette colonne de métadonnée. Sans connaissance des fonctionnalités de SharePoint, l'erreur qui est alors commise est de laisser la colonne en saisie facultative... mais le risque encouru sera alors de moins en moins utiliser cette colonne facultative jusqu'à ne pas l'utiliser du tout ! Retour à l'épisode 1 dans la matrice de l'adoption ! Le type de contenu est une fonctionnalité SharePoint pour construire une GED professionnelle Par défaut, SharePoint fonctionne sur le principe des types de contenu et ce principe est connu des architectes et des développeurs SharePoint : Dans la bibliothèque de pages de site, il existe un type de contenu "page de site" ; Dans le calendrier d'évènements, il existe un type de contenu "événement" ; Dans la bibliothèque de documents, il existe un type de contenu "document". et un type de contenu "dossier". Mais évidemment, pour construire une GED professionnelle, nous n'allons pas nous arrêter là. En effet, il va être possible de répondre à la problématique vue précédemment, à savoir déployer des colonnes de métadonnées différentiées au niveau des documents et non au niveau de la bibliothèque. En créant des types de contenu, vous allez pouvoir créer une architecture de colonnes de métadonnées propres au type de document, associer un modèle et nous verrons également dans l'épisode 4, associer des règles de gestion du cycle de vie. Vous pourrez même créer des arborescences de types de contenu personnalisés, publier un type de contenu depuis un point central vers plusieurs bibliothèques de document, ce qui permet le déplacement de fichier entre bibliothèque sans perte de métadonnées. Dans une GED professionnelle de type gestion de dossiers, vous devez utiliser le type de contenu Ensemble de documents : Le type Ensemble de documents permet d'ajouter des colonnes à un dossier et, tout comme le dossier traditionnel et la fonctionnalité de valeur de colonnes par défaut (vu à l'épisode 2), d'appliquer des valeurs de métadonnées aux fichiers chargés à l'intérieur ; Le type Ensemble de documents permet également de gérer quels types de documents sont autorisés à y être chargé; Comme pour les types de document, un type Ensemble de document pourra se voir associer des règles de gestion du cycle de vie. Toute solution de GED professionnelle doit avoir son expérience de recherche personnalisée Si vous voulez offrir à vos utilisateurs une solution de GED qui va leur faire oublier le serveur de fichiers, il faut démontrer la valeur de la nouvelle solution en proposant une expérience de recherche personnalisée. Un utilisateur est nécessairement intéressé par une solution qui va lui faire gagner du temps. Retrouver l'information, avec des filtres sur toutes les dimensions de votre solution, à savoir naviguer entre les site, les types de contenu et les colonnes de métadonnées gérées vont FORCEMENT intéresser vos utilisateurs et les inciter à accepter le changement. Cette faculté qu'a SharePoint à proposer la personnalisation de l'expérience de recherche ne date pas d'aujourd'hui puisque l'édition SharePoint Server 2010 le permettait déjà mais c'est l'édition SharePoint Server 2013 qui en a été le véritable tournant : SharePoint Online de Microsoft 365 fonctionne toujours sur cette édition et la modernisation de l'expérience utilisateur s'est malheureusement longtemps fait attendre !! Beaucoup de mes clients m'ont entendu dire que Microsoft allait "un jour" offrir des pages modernes de recherche et c'est le cas depuis 3 ans en France : on peut ainsi créer une expérience de recherche personnalisée avec des verticaux de recherche et des filtres d’affinement au niveau de son site, mais à condition d'être "administrateur de collection de sites", ce qui est un peu paraitre incohérent lorsque l'on sait que des droits de propriétaire ou de concepteur suffisent pour créer des types de contenu. Ce n'est pas courant mais je me dois d'évoquer une solution tierce, principalement développée par Mickael Svensson et Franck Cornu que je salue : PNP Search. PnP Search, gratuite, à télécharger sur GitHub et à installer par son administrateur SharePoint va permettre de créer une expérience de recherche Moderne qui ressemble à l'expérience classique : on peut la déléguer à un utilisateur, avec des simples droits d'édition sur la page. Cependant, l'indispensable personnalisation du schéma de recherche, pour choisir les colonnes de métadonnées qui serviront de filtre d'affinement, est réservée à l'administrateur de collection de sites, quand on travaille au niveau d'un site ou administrateur SharePoint au niveau du centre d'administration SharePoint (à venir administrateur de la recherche M365). Nous voilà arrivés au termes de l'épisode 3, au travers duquel notre GED SharePoint "3 étoiles" est devenue professionnelle et nos utilisateurs bénéficiant d'une expérience de recherche personnalisée comprennent mieux l'intérêt de changer, en acceptant les nouvelles façons de gérer des fichiers, pour en tirer le bénéfice dans la recherche. Voyons ce que l'épisode 4 va encore pouvoir apporter à notre GED, devenue déjà beaucoup plus mature.

A quelques semaines de la Modern WorkPlace Conférence Paris les 18 et 19 mars prochains, je suis ravi de vous dévoiler la seconde partie du contenu de ma future session. Dans la continuité du premier billet de la série consacré à "SharePoint et la GED", ce second billet va dépasser la présentation des fonctionnalités de collaboration listées auparavant : la synchronisation, le partage, la co édition et l'extraction, le suivi de version... En utilisant de la fonctionnalité de "colonne" de métadonnées et en permettant une recherche basée sur des affichages sur du filtrage de valeurs, nous allons obtenir un score supérieur dans la maturité d'adoption de SharePoint par rapport à l'approche décrite dans le premier billet de la série. Et, lorsque l'on évoque le déploiement de nouvelles fonctionnalités, le véritable enjeu sera de vérifier la bonne acceptance des utilisateurs. Quelle va être leur réaction ? En ont-ils besoin ? Quels types d'utilisateur trouveront un intérêt à utiliser des colonnes ? On pourrait partir du postulat que, concevoir une solution de GED dans SharePoint appelle de déployer des fonctionnalités supplémentaires, pour un public d'utilisateurs généralement plus exigeant que celui qui utilise SharePoint pour de la collaboration simple, comme dans OneDrive ou dans les équipes Ms Teams. En effet, les utilisateurs d'une solution de GED sont plus sensibilisés au enjeux et impératifs de fonctionnement d'une "bonne GED". Gestionnaire de référentiels documentaires d'organisation, d’archives électroniques ou utilisateur de GED Métier "gestion de contrat" ou gestion de documentation technique, vont évidemment connaitre le principe d'utiliser des colonnes de métadonnées car ces types de GED peuvent parfois s'appuyer sur des règles Métier impliquant des alertes par e-mail et des processus de traitement mais, dans tous les cas, elles ont pour point commun d'exiger, quant à l'identification d'un document, un plus haut niveau de précision que ce permet un serveur de fichiers traditionnel, à une époque où les utilisateurs sont submergés d'information de toute part. Contrairement à une bibliothèque de documents sur OneDrive, un contributeur trouve le bouton de fonctionnalité d'ajout de colonnes dans SharePoint et dans l'onglet fichiers de Ms Teams ; il ressort par conséquent que l'utilisation de cette fonctionnalité n'est pas réservée qu'à des utilisateurs de GED de type professionnelle. Voyons donc maintenant ce qu'apporte l'ajout de colonnes et les problématiques d'adoption que cela peut entrainer. Forces et faiblesses de l'ajout d'une colonne Commençons par l'accueil qui va être fait par un utilisateur habitué de longue date à l'utilisation d'un serveur de fichiers à la présentation de la fonctionnalité de l'ajout d'une colonne : cet accueil peut être marqué par du scepticisme. La première raison à cela peut s'expliquer par le fait que l'approche de navigation dans une arborescence de dossiers leur est familière et que le remplissage d'un champ d'information dans un formulaire l'est moins pour la plupart des utilisateurs de fichiers bureautiques : les seuls que les utilisateurs ont l'habitude de saisir depuis leur logiciel Office sont les noms de fichier et de dossier. Alors pourquoi ajouter une colonne ? Ajouter une colonne permet de créer un champ de description, une métadonnée documentaire, une colonne SharePoint que l'on est libre de nommer. Il existe de nombreux types de colonnes que je regrouperai en 3 catégories : Des colonnes avec des valeurs et des formats sont non contrôlés : "une seule ligne de texte", "plusieurs lignes de texte" ; Des colonnes avec des valeurs non contrôlées mais dont les formats sont contrôlés : "Nombre" et "devise" sans bornage, "Choix" peut être définie dans une liste finie mais en autorisant l'ajout de valeurs manuel, "Date et heure", "lien hypertexte", "Image" et n'oublions pas non plus, la fonctionnalité d'évaluation qui apporte une colonne au fonctionnement spécial, puisque c'est la seule qu'un visiteur d'une bibliothèque peut utiliser Les colonnes avec des valeurs et des formats de donnée contrôlés : "Nombre" et "Devise" peuvent être définies suivant des bornes, "Choix" définie dans une liste finie mais, cette fois, en n'autorisant pas l'ajout de valeurs manuel, , "Personne" est limitée aux utilisateurs gérés dans l'annuaire de l'organisation, "Oui/Non" est une liste fermée, "Emplacement" est connectée à la base de données de Bing Cartes, "Métadonnées gérées" est connectée au magasin de termes, l'antre du Master Data Management de SharePoint où se gèrent la taxonomie de l'organisation en ensembles de termes gérés en arborescence ("Métadonnées gérées" peut également proposer des ensembles de termes "ouverts à la modification par les contributeurs directement" mais je ne définis plus le magasin de termes comme l'antre du Master Data Management dans ce cas). Ajouter une colonne permettrait aux utilisateurs de consulter le statut de traitement d'un document et d'en ainsi faciliter le suivi et l'historique. Pour cette raison, on préférera évidemment les colonnes avec des valeurs et des formats de donnée contrôlés. Au quotidien, les contributeurs de la bibliothèque doivent être convaincus de l'intérêt de saisir ces informations ; si cela ne devait pas être le cas, la tentation serait évidemment de les contraindre en rendant obligatoire la saisie de ces colonnes pour augmenter les chances d'obtenir des données. Dans l'expérience classique d'utilisation d'une bibliothèque SharePoint, un fichier que l'on chargerait sans y adjoindre des valeurs de colonne obligatoires demeurait à l'état "extrait" et n'était ainsi pas visibles de tous. Heureusement, dans l'expérience Moderne apparue en 2016, la notion d'extraction automatique a été remplacée par une mention colorisée servant à avertir l'utilisateur que des informations pourtant exigées sont bel et bien manquantes, sans pour autant bloquer le partage du fichier. Les temps changent et heureusement : "on ne punit plus ; on prévient". Il va donc falloir davantage jouer à identifier des incitants à adopter les colonnes en les inspirant sur de nouvelles façons de gérer les fichiers. S'ils adoptent les colonnes, un utilisateur se voient enfin offrir la possibilité d'utiliser une recherche dans la bibliothèque des documents par filtrage des valeurs utilisées, d'utiliser des regroupements, des affichages... bref d'utiliser l'approche tableur Excel plutôt que l'approche serveur de fichiers. La force de l'utilisation des métadonnées est de permettre une recherche des plus précises plutôt que de s'en remettre à des résultats de recherche basés uniquement sur le nom ou le contenu d'un fichier, d'autant plus que l'utilisateur d'une approche serveur de fichiers aura vite constaté que les dossiers constituent un obstacle pour retrouver les fichiers qu'ils contiennent, découvrant qu'un dossier est un élément de résultat de recherche et non un indicateur de classement. Par conséquent, en appliquant une valeur de métadonnées à un document, l'utilisateur s'attend en tout logique à pouvoir utiliser celle-ci comme un filtre de recherche, ce qui est possible de base dans toute bibliothèque en utilisant les entêtes de colonnes et le bouton de fonctionnalité de filtrage du ruban d'édition. La fonctionnalité qui rapproche le monde du serveur de fichiers et celui de l'utilisation de colonne de métadonnées Tous les utilisateurs ne sont pas familiers d'Excel et de l'utilisation de filtre, même dans le serveur de fichiers. La majorité d'entre eux auront des difficultés à abandonner leur confort d'utilisation du serveur de fichiers, d'y naviguer puis d'y déposer un fichier. N'existe-il pas dans SharePoint une fonctionnalité qui permet de rapprocher les deux approches, celles du monde du serveur de fichiers et cette de l'utilisation de colonne de métadonnées ? Et bien, si ! Il existe dans les paramètres de bibliothèque la fonctionnalité "Valeur de colonne par défaut", qui rend compatible les deux approches. J'ai déjà partagé sur ce blog un billet qui décrit la façon de s'y prendre pour obtenir, d'une arborescence de dossiers et de sous-dossiers, l'apposition automatique de mots-clés sur les fichiers contenus dans les dossiers. J'y rappelais aussi qu'il pouvait être judicieux de créer, dans les paramètres de bibliothèque, un affichage en mode "sans dossier" dans pareil ca, pour que l'utilisateur retrouve un fichier en se basant sur une métadonnée, sans navigation dans une arborescence et par option de filtrage. Ainsi s'achève l'épisode 2 de ma série dédiée à SharePoint et la GED et nous verrons dans l'épisode suivant d'autres fonctionnalités de classement et de recherche qui augmenteront l'indice de maturité de la solution.

Ce billet amorce une série de 5 billets dédiés à SharePoint et la Gestion Electronique de Documents (GED), publiés les semaines précédant la conférence Modern WorkPlace Conference Paris. Cette conférence se tiendra les 18 et 19 mars à Paris. J'y animerai une session le mardi à 14:40 sur ce thème justement et je n'oublierai pas de mentionner Je partageais dans un billet l'an passé combien le thème de la GED sur SharePoint était revenu sur le devant de la scène, sur fond de chaos Ms Teams en fin de Covid-19 et en préparation de l'arrivée de Copilot. La conséquence est que, en 15 ans, je n'ai jamais fait autant de projet de GED qu'en 2023 ! Je n'ai jamais fait autant de projets de GED qu'en 2023 ! Je reviens donc sur cette année 2023 en vous partageant cette série structurée en 5 billets : cette série me permet de passer en revue les fonctionnalités SharePoint et les bonnes pratiques à considérer pour optimiser l'expérience utilisateur. Chacun des 5 billets présentera des scénarios d'utilisation différents, avec une adoption progressive de fonctionnalités SharePoint supplémentaires, qui prendra la forme d'une matrice de maturité - de type CMMi - adaptée à SharePoint et ses fonctionnalités de gestion électronique de document. La série des billets s'articule par conséquent comme suit : Ce premier épisode de la série évoque le déploiement suivant l'approche d'utiliser SharePoint comme un serveur de fichiers traditionnel ; Le second épisode de la série introduit le concept de métadonnées, avec le bouton de fonctionnalités "ajouter une colonne et initier les utilisateurs aux fonctionnalités de filtrage" ; Le troisième épisode de la série parcourt ce qui reste toujours le plus souvent le point de bascule vers une solution de professionnelle : "utiliser les types de documents et personnaliser les expériences d'affichage et de recherche" ; Le quatrième épisode de la série évoque les fonctionnalités de "gestion du cycle de vie des documents", avec une présentation des fonctionnalités de SharePoint (Server et Online) et de Purview (Online) au service de la gouvernance de l'information au sein de votre GED ; Enfin, le cinquième épisode met en vedette SharePoint Premium et Copilot évidemment ; ces 2 concepts ont pour point commun d'être des compléments payants à SharePoint et je présenterai ce qu'ils apportent à la conception d''une GED SharePoint. L'approche "serveur de fichiers traditionnel" : une double tentation... L'approche "serveur de fichiers traditionnel" représente d'abord une tentation du point vue IT. Les motivations du point de vue IT sont d'abord orientées "techniques" mais également "impacts organisationnels" : SharePoint possède un système de gestion de fichiers qui peut fonctionner comme sur un explorateur Windows alors que les données sont stockées sur une base de données SQL Server ; sur SharePoint Online, Microsoft a porté les capacités de stockage par site à 25 To. ! La gestion des accès utilisateurs est délégable au Métier ; sur SharePoint Online, le principe de hub de sites conforte le principe de "1 site SharePoint par groupe de travail" (comme les équipes Ms Teams), au détriment de la construction de solutions en site et sous-sites qui complexifie la gestion des autorisation d'accès sur la durée ; La gestion des corbeilles est elle aussi délégable au Métier ; sur SharePoint Online, la gestion de la corbeille sur le site SharePoint associé à une équipe Ms Teams est déléguée complètement au propriétaire, promu administrateur ! Comme SharePoint peut fonctionner comme un serveur de fichiers traditionnel, la seconde tentation provient de l'impact du changement auprès des utilisateurs ; après 40 années d'utilisation du serveur de fichiers et de l'explorateur Windows, les utilisateurs savent utiliser naviguer, créer des dossiers et y gérer des fichiers... Alors, pour éviter de devoir accompagner de nouvelles pratiques, on poussera l'utilisation de SharePoint comme un serveur de fichiers en insistant sur sa compatibilité avec l'explorateur de fichiers : par exemple, on va promouvoir l'utilisation de la synchronisation sur le PC et passer par votre explorateurs de fichiers Windows. J'ai même connu des utilisateurs qui ne savaient pas qu'ils utilisaient SharePoint, croyant utiliser un serveur de fichiers, car on ne leur avait jamais montré la connexion via un navigateur Web ! En termes d'indice d'adoption de SharePoint, on peut mettre un zéro pointé ou presque ! Lorsque l'on utilise SharePoint, l'utilisateur possède à sa disposition des fonctionnalités de gestion documentaire supplémentaires qui fait de SharePoint, un serveur de fichiers amélioré, mais en ont-ils besoin ? Dans l'explorateur de fichiers, SharePoint fonctionne avec trop peu de fonctionnalités : Le partage de document fonctionne ! A priori, cette fonctionnalité intéresse les utilisateurs qui n'ont plus besoin de s'envoyer des fichiers par e-mail pour collaborer ; La co édition (i.e. : la faculté de modifier en même temps, jusqu'à 99 utilisateurs en même temps) fonctionne également, à condition que l'utilisateur soit "connecté" ! A priori, cette fonctionnalité intéresse aussi les utilisateurs qui n'ont plus besoin d'attendre que le fichier soit "libéré" par un collègue qui édite le fichier. En plus du suivi de version (fonctionnalité prisée des utilisateurs mais trop peu maitrisée à mon goût), SharePoint est un serveur de fichiers amélioré qui possède, dans son ADN, des fonctionnalités de logiciel de G.E.D. que nous allons passer en revue dans les autres billets de la série : Dans épisode 2 et épisode 3, des fonctionnalités de structuration de données, à l'aide de métadonnées de classement qui seront exploitées au travers du puissant moteur de recherche de SharePoint en personnalisant les expériences de recherche, Dans épisode 4 et épisode 5, des fonctionnalités de gestion du cycle de vie, à l'aide de métadonnées de traitement qui permettront des traitements personnalisés dans SharePoint ou dans d'autres logiciels Microsoft 365, le cas échéant. Ces fonctionnalités ne sont donc pas perceptibles dans l'explorateur de fichier, ce qui limite l'impact du changement mais également le possible intérêt à enrichir les façons de gérer et de retrouver les fichiers. On s'est souvent contenté de considérer que les utilisateurs : Ne peuvent pas demander ce qu'ils ne connaissent pas ; N'ont pas le temps de s'intéresser à de nouvelles pratiques. Il existe heureusement des solutions pour capter l'intérêt de ces utilisateurs que j'ai mises en place dans mes projets, dopant l'adoption et permettant de combattre le trop fréquent constat que l'on paie 100% de la licence mais que l'on utilise que 10% des fonctionnalités... Attention néanmoins à ne pas ignorer les limites de l'approche en serveur de fichier en misant tout sur la méconnaissance des utilisateurs... Les limites de l'approche en serveur de fichier qui doivent pousser à une réflexion de conception d'une solution SharePoint Tout d'abord, l'approche serveur de fichiers se heurte à une limite technique appartenant aux spécifications des navigateurs Web. Cette limite technique est constituée en fait d'une double contrainte concernant le nombre de caractères : On ne peut saisir "seulement" 255 caractères dans le nom du fichier ; Le chemin entier du fichier dans l'URL (site/bibliothèque/dossier/sous-dossier/.../fichier) est limité à 400 caractères. Une fois que l'on intègre ces contraintes, on imagine que les architectures de répertoire de documents, au travers d'arborescences de dossiers, sous-dossiers, sous sous-dossiers...( pouvant parfois aller à 7, 8... 9 niveaux et plus encore) vont poser des problèmes. Ces problèmes amènent à réfléchir à une organisation des fichiers différente de celle qui s'offre à chaque membre de site, à savoir charger tous les documents dans l'unique bibliothèque de documents déployée dans le site, par défaut. En effet, SharePoint peut contenir jusqu'à 25 To. par site mais comment y organiser les fichiers ? Voici donc ci-dessous les principes généraux d'architecture SharePoint que vous pouvez utiliser pour créer une solution de GED. Dans un site SharePoint, un propriétaire (ou un membre, par défaut) peut gérer jusqu'à 2.000 bibliothèques de documents ! La première astuce revient donc à ajouter des bibliothèques de documents et souvent les dossiers de premiers niveau dans le serveur de fichier sont de parfaits candidats pour générer des bibliothèques de documents supplémentaires. Ensuite, toujours par défaut, un utilisateur disposant une licence SharePoint possède la faculté de créer des sites : sur un Tenant SharePoint Online, le nombre de sites est de 2 millions et votre solution de GED peut tout à fait être à cheval entre plusieurs sites, regroupés en une unité logique de recherche et de publication, le hub de sites ! Par conséquent, la conception d'une GED peut débuter par l'étude d'une carte de sites, qui devra idéalement considérer la règle de conception "1 site par groupe de travail" pour gérer de la façon la plus simple les groupes de contribution. Multiplier les sites et les bibliothèques va évidemment entrainer une série de questions concernant la navigation et la recherche de documents : Ne pas oublier de construire une navigation plus fine que le lien par défaut vers « Documents » en personnalisant la navigation soit par les barres de navigation et/ou la page d’accueil pour accéder aux bibliothèques ; Montrer aux utilisateurs la fonctionnalité de recherche dans le site, en plus de la fonctionnalité de recherche par bibliothèque, qui permettent toutes les deux d'effectuer une recherche dans le nom des fichiers et des dossiers ainsi que la recherche en mode « plein-texte ». Voyons, dans le second billet de cette série consacrée à SharePoint et la GED, comment augmenter la valeur de notre solution de GED en explorant de nouvelles fonctionnalités.

Le Grand-Est en ébullition en ce début d'année 2024 puisqu'avant aMS Luxembourg le 30 janvier, les conférenciers de la communauté Microsoft seront à Strasbourg ce jeudi 18 janvier (coordonnées et lien d'inscription en bas de page). Il y a 2 streams de conférences au programme, "Microsoft 365" et "Power Platform". Dans le cadre du Stream M365, j'ai l'honneur de co animer avec Hadrien-Nessim Socard et Patrick Guimonet une session consacrée aux chatbots M365 "Des bots à Copilot pour Microsoft 365 : principes, théorie et réalités". La suite de mon livre "SharePoint et la Power Platform" Cette session, c'est un peu la suite de mon livre "SharePoint et la Power Platform", sorti en janvier 2022 qui traite de l'extension de fonctionnalités apportées par Power Apps, Power Automate, Power BI et Power Virtual Agents en modes NO Code et LOW Code. En effet, je vais présenter : Ce que c'est un chatbot, Les différents types de chatbot, déclaratif à script, déclaratif à reconnaissance de texte et prédictif La comparaison entre Power Virtual Agents, Copilot pour Microsoft 365 et Copilot Studio Une démo dans Copilot Studio Avant de vous partager le replay dans les prochains jours, pour vous donner envie de vous inscrire, voici quelques extraits de ce dont je vais parler jeudi. Contrairement à Copilot M365, Power Virtual Agents n’est pas un chatbot. Power Virtual Agents est le logiciel Cloud certainement un des moins connus de ceux qui composent la Power Platform : il sert à créer des agents conversationnels, plus connus par leur appellation anglo-saxonne de chat bots. Il existe actuellement deux types d’agents conversationnels : déclaratif et prédictif. Avant l'arrivée de Copilot 365, Power Virtual Agents servait à créer des chatbots de type déclaratif alors qu'avec l'arrivée de Copilot 365, nous sommes en présence d'un chatbot de type prédictif ! Power Virtual Agent permettait de créer des chatbots de type déclaratif tandis que Copilot 365 est un chatbot de type prédictif ! Déclaratif ? Prédictif ? Est-ce que cela signifie qu’un type de chatbot utilise davantage d’intelligence artificielle que l’autre ? On peut dire cela ! Un chatbot déclaratif trouve son origine dans les arborescences téléphoniques, Vous savez bien : Si vous avez déjà appelé une arborescence téléphonique, vous vous retrouvez à saisir des numéros de manière à ce que vous soyez dirigé vers la personne ou le service le plus compétent pour traiter votre appel. Ces différentes options de navigation aux utilisateurs et aux utilisatrices ont inspiré les chatbot déclaratifs. Power Virtual Agents permet l’élaboration de chatbot de type « déclaratif à script » Power Virtual Agents permet de construire un scénario conversationnel à choix multiples qui permettra de contrôler ce qui est dit par le chatbot, en s’assurant qu’il ne prendra jamais la liberté de dire quelque chose d’inapproprié : c’est la raison pour laquelle on appelle ce type de chatbot un « chatbot déclaratif ». Techniquement parlant, Power Virtual Agents va servir à installer un script informatique qui va s’exécuter au travers d’une interface homme/machine basée sur une conversation. Cela ressemble à s’y méprendre à un flux Power Automate ? C’est tout à fait vrai. Ce type de chatbot peut répondre efficacement et intelligemment à des requêtes simples et complexes, contribuant ainsi à alléger la charge de travail d’un service en ligne et à écourter les temps d’attente des usagers du service : en général, tout le monde y gagne Les entreprises utilisent souvent des chatbots déclaratifs pour fournir une assistance de base et répondre à des questions simples comme les réponses aux questions les plus fréquentes. C'est la raison pour laquelle votre Chatbot réalisé sur Power Virtual Agents peut, une fois terminé, trouver sa place sur SharePoint, sur Ms Teams mais également sur un site web, Facebook ou ailleurs... Power Virtual Agents utilise, dans ses scripts, des variables Ce type de chatbot le plus élémentaire déroule le script d’arborescence décisionnelle pour avancer des réponses pré écrites aux questions les plus courantes des utilisateurs et des utilisatrices. Il leur permet aussi de faire leur choix parmi différentes options. Power Virtual Agents utilise ainsi le concept de variables. Mais ce n’est pas tout. Un agent virtuel, un chat bot, est un programme qui tente de converser avec une personne pendant plusieurs minutes en lui donnant l'impression de converser avec une autre personne. Par conséquent, pour ce faire, la discussion homme/machine doit idéalement se situer au plus proche du langage naturel. Comment faire cela me direz-vous ? Power Virtual Agent permet l’élaboration de chatbot de type « déclaratif à reconnaissance de mots-clés » Power Virtual Agents permet l’élaboration de chatbot de type « déclaratif à reconnaissance de mots-clés » Pour que ce type de chatbot déclaratif donne l’illusion d’être « intelligent », on lui a associé une banque de mots-clés et de synonymes servant à déclencher ou relancer des parties de conversations. Le chatbot va simplement scruter les termes utilisés dans la conversation pour retrouver les réponses appropriées, tel que le schéma de programmation l’a prévu pour mener la conversation plus loin, jusqu’ à l’exécution d’une action de terminaison. Ainsi, pour offrir une aide personnalisée plus efficace à l’utilisateur du chatbot, Power Virtual Agents offre, au concepteur de chatbot au travers des concepts de rubriques et d’entités, la faculté d’apprendre et à reconnaître des phrases clés ou des expressions qui font faire office de déclencheur. Enfin, les chat bots les plus élaborés sont ceux qui parviennent à extraire des connaissances des conversations dans lesquelles ils sont impliqués : justement, avec Power Virtual Agents ce type d’opération s’appelle une extraction d’entité ! Power Virtual Agents permet l’élaboration de chatbot de type « déclaratif hybride Power Virtual Agent permet l’élaboration de chatbot de type « déclaratif hybride », combinant le déroulé de script conversationnel et la reconnaissance de mots-clés ». Les concepteurs de chatbot Power Virtual Agents ont ainsi le choix d’immerger leurs utilisateurs et utilisatrices dans un menu d’options et/ou leur laisser saisir des requêtes de reconnaissance de mots-clés. Lorsque ce type chat bot est bien fait -et c’est là le secret-, il donnera l'illusion par un dialogue sensé qu’il « pense » : la demande initiale formulée en langage naturel par un utilisateur ne constitue en réalité que le point de déclenchement d’un échange idéalement convivial orchestré en étapes d’affinement, qui permet au programme informatique d’interpréter et identifier la demande opérationnelle sous-jacente à la conversation, qui peut aller jusqu’à la gestion de commandes personnalisées complexes. L’inconvénient de ce type de chatbots déclaratifs, c’est que l’on ne peut pas tout prévoir tout le temps ce qui va avoir pour conséquence de dégrader l’expérience utilisateur : entre humains, une bonne compréhension globale de la conversation est nécessaire pour tenir un dialogue sensé jusqu’au bout et la plupart des chat bots déclaratifs finissent par s’essouffler. Quand Power Virtual Agents devient Copilot Studio Vous pouvez utiliser Power Virtual Agents pour réaliser un chatbot à script ou hybride pour collecter des informations auprès de l’utilisateur avant de la rediriger vers un membre du service en ligne. Dans l’incapacité de résoudre le problème d’une personne, le chatbot déclaratif sert donc à rediriger les cas non prévus vers une assistance humaine… et maintenant vers Copilot M365 ! Power Virtual Agents devient ainsi Copilot Studio car on peut désormais : Appeler Copilot 365 ! Etendre les capacités de Copilot M365 ! Voilà, hâte de vous partager cela jeudi avec Hadrien-Nessim et Patrick, jeudi, dans les locaux d'Electricité de Strasbourg, 26 bd Prés Wilson, 67000 Strasbourg ou en ligne. aMS Strasbourg, le programme complet et le lien d'inscription : https://ams.community/ams-strasbourg-18-janvier-2024/

L'année débute en fanfare dès le 18 janvier à Strasbourg: J'aurai en effet l'honneur d'animer une session avec Hadrien-Nessim Socard et Patrick Guimonet sur le thème de Copilot. Nous avons choisi de vous préparer une session sur l'évolution des usages des bots jusqu'à Copilot Microsoft 365, avec démo évidemment. Le thème de l'IA générative est évidemment incontournable après le rapprochement il y a 1 an de ChatGPT d'OpenAI et de Microsoft (3 sessions dédiées à Copilot) mais on ne parlera pas que de cela à aMS Strasbourg. L'agenda complet est en ligne permet de prendre la mesure de tous les autres outils d'accélération de productivité "bureautique" ; même si cela est bien le sujet, le mot bureautique commence à faire un peu vieux jeu lorsque l'on évoque : Microsoft Teams et Mesh la Power Platform avec Power Apps et Dataverse Power BI et Microsoft Fabric. Il y aura aussi des sessions de REX, des témoignages Clients. Alors, c'est inscription obligatoire pour les modes présentiel ou à distance. https://bit.ly/aMSStrasbourgRegister A très vite ; hâte de vous y retrouver !

La caravane des conférenciers Microsoft fait une halte le 30 janvier prochain à Luxembourg. Après une longue interruption en raison de l'épidémie du COVID-19, les conférences aMS à Luxembourg reprennent en ce début d'année 2024. L'appel à conférencier est ouvert jusqu'au 26 décembre et il ne faut donc plus attendre pour faire ses propositions de sujet : aMS Luxembourg 2024: Call for Speakers @ Sessionize.com Encore, une fois, je ne remercie jamais assez Patrick Guimonet pour m'assister dans l'organisation de cette nouvelle édition d'aMS Luxembourg (la 6e !) ainsi que Microsoft Luxembourg qui nous accueillera dans ses locaux Rives de Clausen. A très vite après les fêtes pour vous partager le programme.

Dans le billet 3 dédié à la présentation de "Copilot pour SharePoint", j'annonçais qu'il y aura une seconde version de "Copilot pour SharePoint" : cette seconde version permettra à un utilisateur bénéficiant de SharePoint Syntex de le seconder dans le traitement documentaire. Comme dans les précédents billets, les lignes qui suivent sont parfois des extraits de l'ouvrage auquel j'ai participé au printemps 2023. J'ai eu la chance de rédiger cet ouvrage en coédition avec Erol Giraudy, Nabil Babaci, Etienne Legendre, et Kévin Trélohan. Comme souvent dans le livre, les rédacteurs se sont appuyés sur l'IA d'OpenAI : j'ai évidemment fait de même pour présenter SharePoint Syntex et j'ai complété la réponse obtenue. En voici ci-dessous des extraits, développés à travers de ce présent billet de blog. "SharePoint Syntex est basé sur un modèle de site dédié au traitement documentaire. Le traitement documentaire dans ce site permet d'exécuter de la Lecture Automatique de Document (opération d'extraction textuelle à partir de fichiers scannés en tant qu'image) et de Reconnaissance Automatique de Document (opération d'extraction textuelle structurée sur base de "masques de formulaire") ; ces traitements sont payants, à travers des crédits AI Builder (Azure)." Comme vous pouvez le lire, SharePoint Syntex nécessite pour fonctionner une consommation de crédits AI Builder (page de présentation officielle et calculatrice d'évaluation mais le modèle de facturation va se simplifier en passant à la facturation à la page traitée) auquel vient ensuite s'ajouter le coût (enfin connu !) de Microsoft Copilot, dont je vais vous parler à la fin de ce billet ! Alors revenons à Copilot pour SharePoint Syntex, avec un nouveau passage du livre. "SharePoint Syntex va bénéficier de l'arrivée de Copilot pour aider les utilisateurs à classifier les informations qui ont été extraites dans des "colonnes de données SharePoint". (...) Dans l'exemple ci-dessous, on découvre Copilot pour SharePoint Syntex au service de traitements additionnels pour sécuriser l'information. L'idée est que Copilot pour SharePoint Syntex classe automatiquement les documents à partir des métadonnées extraites. À partir des informations extraites ou mises en base de données par ailleurs (dans des colonnes SharePoint ou accessibles via des plug-ins), Copilot pour SharePoint Syntex sera en capacité d'assembler un nouveau document, en respectant nos propres modèles de documents structurés ou imposés par un tiers (par exemple, un accord juridique ou une réponse à un appel d'offres). Par conséquent, la conversation avec l'IA Copilot pour SharePoint Syntex va vous permettre d'interroger les données structurées reconnues, d'en extraire un information clé ou de lancer l'exécution de traitement supplémentaires comme la constitution de résumé ou la détection de données déclarées sensibles. Si vous trouvez Copilot for SharePoint Syntex fort intéressant à ce stade, sachez que Microsoft va lever progressivement le voile sur des modules qui augmentent la valeur de SharePoint Syntex: Syntex eSignature, propose des outils de signature électronique directement depuis la bibliothèque de documents SharePoint ; à destination des développeurs, "Syntex plugins for Copilot", un cadre de connecteur externes et Syntex repository services", une plateforme de gestion de services ; Project Archimedes, qui permettra d'obtenir des données détaillées sur les contenus traités grâce à la nouvelle plateforme d'analyse unifiée de Microsoft Fabric (à surveiller https://www.archimedesproject.com). Arrive donc en conclusion de ce billet, un point que je n'avais encore jamais abordé ni dans le livre ni sur ce blog puisqu'aucune information n'avait filtré jusqu'à l'annonce la semaine prochaine : le coût de la licence supplémentaire Copilot. Fort de tout ce dont nous avons passé en revue dans les 4 billets appartenant à la série "IA et SharePoint", j'ai décidé de vous partager mon avis dans le 5e et dernier billet de cette série. A suivre donc !

Après avoir, dans le premier billet de cette série dédié à l'arrivée à l'IA dans SharePoint, parlé de Bing et de Edge... puis, dans le second billet, présenter les différences entre ChatGPT et Copilot... je vais maintenant vous présenter ce que va permettre de faire, votre assistant personnel, Copilot pour SharePoint. Comme pour les deux premiers billets, les lignes qui suivent sont parfois des extraits de l'ouvrage auquel j'ai participé au printemps 2023. Voyons donc ce que vous permettra de réaliser la version "Copilot" de SharePoint : cette phrase est tournée de cette manière pour rappeler que chaque logiciel de la suite M365 qui bénéficiera de l'arrivée de l'IA d'OpenAI disposera d'une version de Copilot qui lui est propre : cela signifie que, comme indiqué dans l'ouvrage cité plus haut, Copilot sera différent suivant qu'il sera utilisé dans le contexte de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et sa suite collaborative Viva... Actuellement, on ne sait pas si toutes les applications M365 bénéficieront de Copilot : par exemple, Forms bénéficie de plus en en plus d'IA (suggestions de questions, style et Insights) mais on ne sait pas s'il disposera de sa propre déclinaison de Copilot. Que vous permettra de réaliser "Copilot pour SharePoint" ? Pour comprendre ce que permettra "Copilot pour SharePoint", rappelons tout ce que permet de faire SharePoint, résumé en quelques lignes. Extraits du livre : "(SharePoint...) possède de multiples facettes : d'abord, outil de gestion et d'archivage documentaire, il s'est enrichi avec le temps pour devenir une plateforme collaborative, une solution d'intranet et ses listes connaissent une nouvelle jeunesse, comme sources de données d'applications Métier indépendantes ou liées à Power Apps. Comme son adoption n'a pas toujours été facile pour ses utilisateurs : Pour sa facette "plateforme collaborative", Microsoft a adossé SharePoint à Microsoft Teams ; Pour sa facette "site intranet", Microsoft a simplifié la création des contenus web grâce à la Modern Experience ; Pour sa facette "gestion documentaire", Microsoft a enrichi SharePoint avec les approches Syntex et Cortex (Viva Topics, sur lequel je vais revenir dans le prochain paragraphe) ; Pour sa facette "table de données", Microsoft ne cesse d'enrichir les fonctionnalités des listes SharePoint, qui sont mises en avant en tant qu'onglet Teams, application smartphone ou source de données pour Power Apps (je traite de Power Apps plus loin dans le livre). " Commençons donc par lever le voile : la version Copilot pour SharePoint va d'abord assister l'utilisateur dans sa gestion de son site intranet ; cela signifie qu'il va assister son utilisateur dans : La rédaction de contenu évidemment, La conception du site également. Dans le 4e et dernier billet de cette série, je vous présenterai une version de Copilot spécialement développée pour enrichir les approches Syntex et Cortex, qui enrichissent la facette "gestion documentaire" de SharePoint. Copilot pour SharePoint au service de la rédaction de contenu Copilot pour SharePoint va évidemment reprendre les fonctionnalités de Bing pour Edge présentées dans le premier billet de la série, à savoir participer à la rédaction et à l'amélioration de contenu textuel. Nouvel extrait du livre : "L'arrivée de Copilot pour SharePoint fin 2023 va aider ses utilisateurs pour leur contribution dans l'intranet : comme pour le nouveau Bing ou Word, Copilot dans SharePoint aide son utilisateur à adapter le ton ou le contenu d'un texte inséré dans un webpart d'une page SharePoint." Comme vous l'avez lu, Copilot pour SharePoint devrait aussi ressembler à Copilot pour Word car, bien sûr, ces deux versions de Copilot s'adossent aux données d'Office Graph, comme je l'ai présenté dans le second billet de la série. Cela signifie que SharePoint et Word accèdent à vos données d'organisation, comme source de données, et les prendra en compte pour répondre à vos prompts. Comme Copilot pour SharePoint connaît les données d'organisation, Copilot pour SharePoint va aussi permettre d'assister son utilisateur en tant que concepteur du site en les prenant en compte ! Copilot pour SharePoint au service de la conception de site Copilot pour SharePoint va aussi reprendre une partie des fonctionnalités de "Copilot pour PowerPoint" et "Copilot pour Teams". Copilot pour SharePoint a donc vocation à compléter, voir à remplacer la fonctionnalité de conception de site Nouvel extrait du livre : "(...) remplacer l'actuel volet de proposition de personnalisation du modèle de conception qui apparaît au moment de la création ou lorsque l'on clique sur la roue des paramètres SharePoint, puis sur Appliquer un modèle de site." La puissance de cette version "Copilot pour SharePoint" est telle qu'elle pourrait n'arriver qu'à la fin de l'année 2023 sur les Tenants nord-américains. Elle devrait coïncider avec 3 nouveautés majeures dans l'univers SharePoint : La coédition en simultanée dans les pages, Une expérience visuelle inspirée du celle de la suite Viva pour Teams Un nouveau modèle de conception de site appelé "centre de la marque" (brand center) servant à gérer les éléments d'identité visuelle utilisés dans les sites et les pages SharePoint [nouveauté déjà disponible en Europe, que je commenterai dans un prochain billet]. Derniers extraits du livre : "Au moment de la création du site, Copilot pour SharePoint attendra en langage naturel la description du site ou d'une page pour vous assister dans la conception sur base d'un prompt de type "je veux faire une page qui fait cela" (…) (...) En tant que partenaire de conception, Copilot dans SharePoint va pouvoir interpréter un document Word ou une présentation PowerPoint pour les transformer en site et en page(s), avec l'insertion des WebParts pertinents. Copilot pour SharePoint permettra donc à ses propriétaires de créer un site à partir de prompts ou de documents (...)" Comme expliqué plus tôt dans ce billet, l'arrivée de Copilot pour SharePoint va également assister les utilisateurs de SharePoint Syntex et cette version de Copilot pour SharePoint sera présenté dans le 4e billet de cette série dédié à l'arrivée de l'IA OpenAI dans SharePoint !