Je l'annonçais il y a quelques semaines, les sites Modernes Experience de SharePoint Online s'enrichissent de nouveaux modèles. On peut appliquer ce modèle évidemment au moment de la création du site mais, importante nouveauté, vous pouvez également appliquer un modèle au cours de la vie du site, à l'application de la fonctionnalité de conception de site longtemps ignorée. Par le menu de paramétrage SharePoint, un concepteur ou un propriétaire de site peut appliquer, à tout moment, un autre modèle que le modèle initial : cela revient alors à modifier la page d'accueil et à ajouter des listes et des bibliothèques dans le contenu de site. J'ai testé la création d'une équipe MS Teams "Gérer un projet" pour savoir si le modèle de site SharePoint géré sous l'équipe été le site d'équipe SharePoint de base ou le nouvel modèle SharePoint "Gestion de projet" : j'ai envie de dire que malheureusement, le modèle de site SharePoint géré sous l'équipe reste le site d'équipe SharePoint. Pour appliquer cela, par défaut, il faudra qu'un propriétaire de l'équipe Teams change le modèle manuellement par les paramètres SharePoint. Avoir parcouru ces modèles m'a aussi rappelé que j'avais pris position il y a près de 18 mois sur la disparition de la liste de tâches SharePoint dans les sites Modern Experience dans cet autre billet de blog. Avec l'annonce du modèle de site d'équipe "Gestion de projet", j'avais repris l'espoir en la continuité de l'intégration entre les tâches SharePoint et les tâches Ms Project (saviez-vous que Ms Project 2010 avait été complètement réécrit sur base SharePoint 2010 ?). Malheureusement, ce lien entre les 2 progiciels semble être condamné sur Microsoft 365 car dans le nouveau modèle, la liste de tâches a laissé place à une liste de suivi de projet (attention au bug du lien dans la navigation rapide du site dans la version française : refaites les liens en passant par le contenu de site car actuellement, les liens pointent sur le contenu de site en version US). Je vais continuer à dire que les grandes manoeuvres quant à la gestion de tâches dans Microsoft 365 privilégient Planner et To-Do dans Ms Teams, Project for the Web et Power Apps... au détriment de Ms Project, SharePoint et Outlook qui restent d'actualité dans le monde Server...

Ce court billet pour vous informer que j'animerai une session à l'événement Power 365. Je parlerai durant 45 minutes d'un sujet clé dans l'adoption de la Power Platform, mais aussi de SharePoint, de Teams et de Microsoft 365 en général : "Réussir l'adoption des Power Users : Microsoft 365 a besoin des Power Users : quel dispositif mettre en place pour réussir leur adoption de la Power Platform ?" à bientôt avec les informations à partir de mon profil Frank POIREAU [MVP] | LinkedIn !

Avec la pandémie Covid-19, le nombre d'utilisateurs de Ms Teams a quasiment triplé : Satya Nadella a ainsi annoncé fin avril 2021 que le nombre d'utilisateurs de Ms Teams avait dépassé les 145 millions d'utilisateurs quotidiens (source : https://office365itpros.com/2021/04/28/teams-hits-145-million/). Depuis l'adoption en masse de Ms Teams, se pose maintenant la question de la gestion des fichiers car, de ce fait, le nombre d'utilisateurs de SharePoint, potentiellement ou réellement, n'a jamais été aussi élevé. Par cette intro, je me permets d'émettre toujours une réserve quant à l'utilisation effective de l'onglet Fichiers de Ms Teams, le logiciel étant principalement utilisé pour ses fonctionnalités de remplacement de Skype For Business actuellement. Dans ce billet, je prends toute de même l'hypothèse que Ms Teams est adopté pour ses fonctionnalités de collaboration et pas uniquement pour ses fonctionnalités de communication. Se pose alors la question : "Quand utiliser l'onglet fichiers d'une équipe Ms Teams ?" Cette question concerne directement SharePoint puisque ces fichiers sont -techniquement parlant- stockés sur un site SharePoint sous-jacent à l'équipe Ms Teams (sur l’onglet fichiers, cliquer dans le ruban de fonctionnalités sur "Ouvrir dans SharePoint" pour s'en rendre compte). Cette question se pose également dans le contexte d'une migration des serveurs de fichiers, migration qui a souvent accompagné la mise en télétravail forcée d'une grande partie du monde du travail bureautique. Cette pandémie a, en effet, accéléré la migration de très nombreux serveurs de fichiers sur M365 et a fait donc se poser bon nombre de questions sur la destination des fichiers : équipe Ms Teams, site SharePoint sans Teams, OneDrive for Business, sans compter que vous pouvez également "sortir de M365" en considérant l'option "Azure Fichiers" pour stocker et partager des fichiers de façon hautement sécurisée. En dehors des aspects financiers des différentes solutions, quelles sont les considérations à prendre en compte pour éviter de provoquer un chaos dans la gestion de fichiers au niveau des utilisateurs ? Je vous propose 3 temps d'analyse concernant Microsoft 365, SharePoint et la gestion de fichiers : les usages, la gestion des risques et de la gouvernance, et enfin, l'adoption utilisateur évidemment. Microsoft 365 : pour quels usages ? Dans les tomes 1 & 2 de "Adopter SharePoint sans développer", j'avais déjà détaillé l'approche d'adoption de SharePoint, OneDrive et Ms Teams par les usages. Ci-dessous un résumé. OneDrive For Business et la gestion de fichiers OneDrive For Business correspond à l'espace de stockage personnel de documents du collaborateur ; même si les documents qui y sont stockés demeurent sous la propriété et la responsabilité de l'organisation, OneDrive peut être considéré comme la zone de sauvegarde "Cloud" de l'emplacement du disque "c://Mes Documents" et techniquement parlant, OneDrive for Business, c'est la bibliothèque de documents d'un site SharePoint personnel. Par conséquent, OneDrive est plus qu'un simple outil de stockage en ligne de type "Drive" ou "Box", puisqu'une collaboration ponctuelle avec 1 ou 2 collègues est tout à fait possible, avec des fonctionnalités de coédition et de suivi de version. Ces fonctionnalités permettent aisément de positionner OneDrive comme une zone de préparation de document, avant que ce document ne soit ensuite déplacé dans Ms Teams et SharePoint pour d'autres usages, que je vais rappeler rapidement. Ms Teams et la gestion de fichiers Ms Teams est le hub collaboratif de Microsoft 365. On retrouve dans une équipe Ms Teams les autres membres d'un groupe de collaboration, pour travailler sur des fichiers (coédition et historique de versions possibles également) mais pas seulement. Ce temps de collaboration peut être éphémère, le temps de finaliser un document (avec ou sans flux de validation) ou le temps d'un projet (nouveau modèle d'équipe Ms Teams). Même si on peut prévoir de modifier les autorisations pour utiliser Ms Teams pour publier des documents terminés (Cf. le billet de blog sur www.adopteunteams.com dédié à l'utilisation de Teams pour gérer le Procès-Verbal de réunion), cet usage implique actuellement de réaliser un paramétrage de ses autorisations SharePoint : comme nous allons le voir ci-dessous, SharePoint reste l'outil de gestion de fichiers principal dans Microsoft 365. SharePoint et la gestion de fichiers SharePoint reste, dans Microsoft 365, l'endroit tout indiqué pour "stocker des fichiers", i.e. pour les publier ou les archiver. Les fonctionnalités collaboratives concernant la gestion de fichiers de SharePoint permettent à Ms Teams d'être un hub collaboratif, qui agrège des logiciels et leurs fonctionnalités. Historiquement outil de Gestion Electronique de Documents, SharePoint s'est ensuite mué, depuis son édition 2010, en outil d'intranet, revitalisé par l'interface utilisateur "Moderne". Parmi les nouveautés concernant SharePoint, les récents billets de blog expliquant le Project Cortex ou Microsoft Viva sont la preuve du regain d'intérêt de Microsoft à offrir, à ses utilisateurs M365, des fonctionnalités de gestion de la connaissance (KM) basées sur l'IA et Office Graph : cette nouvelle génération de fonctionnalités est appuyée par de nouveaux modèles de site annoncés en ce milieu d'année 2021, dédié à la valorisation du savoir et au modèle d'organisation apprenante. Si en revanche vous souhaitez migrer la plus grosse quantité de vos fichiers en une simple archive, l'option Azure Fichiers constitue une opportunité de réduire le coût de stockage. Microsoft 365 : la gouvernance et la gestion des risques ? Voyons maintenant si la gestion des risques documentaires peut influer sur le choix de privilégier OneDrive for Business, MS Teams ou OneDrive. Comme je l'ai écrit dans le tome 3 de "Adopter SharePoint sans développer", le centre de sécurité et de conformité est au service de la gestion des risques documentaires de votre organisation : que vous deviez gérer de la donnée sensible sur l'un ou l'autre des 3 outils, pour ce qui concerne la gestion de fichiers dans M365, c'est SharePoint ! Un grand nombre de fonctionnalités viennent totalement surpasser ce que permettaient les éditions SharePoint Server, à tel point que vos données sensibles n'ont probablement jamais été autant en sécurité que sur des serveurs externalisés, qu'elles soient sur OneDrive for Business, Ms Teams, SharePoint, sans oublier Azure Fichiers. Evidemment, SharePoint ayant vocation à recevoir des actions de paramétrage pour faire d'une bibliothèque de documents une véritable GED métier avec des règles de gouvernance dignes d'un progiciel "Métier", ma préférence ira vers SharePoint, que l'on pourra, si on le souhaite, exposer en tant qu'application métier jusque dans Ms Teams. Microsoft 365 : l'adoption utilisateur ? Le dernier point, et pas des moindres, concerne l'adoption des utilisateurs. Pour un utilisateur, passer du serveur de fichiers à Microsoft 365, cela ne doit pas consister à une expérience de migration technique et plus de clics. Or, je retrouve là malheureusement l'effet COVID-19, catalyseur de cette approche simpliste de la migration, qui va créer du chaos si on l'aborde comme un simple versement dans un nouveau contenant, sans une stratégie d'adoption utilisateur. En effet, généralement, le chemin le plus court choisi par les maîtres d'œuvre de la migration sur M365 est l'expérience cible qui doit ressembler le plus possible à la navigation par l'explorateur de fichiers Windows, sous prétexte que les utilisateurs naviguent dans les serveurs de fichiers depuis plus de 30 ans pour les plus anciens. En revanche, valider cette approche va faire plus de mal que de bien car il va ensuite être compliqué de se défaire de cette approche fonctionnellement appauvrie : le mode "tout-synchroniser sur le PC", à savoir OneDrive, Ms Teams et SharePoint, comme si les utilisateurs utilisaient un simple Drive ou Box, ne va absolument pas servir l'adoption utilisateur. Adopter M365, à l'échelle et sur la durée, pour tirer parti de ses promesses de productivité, implique une révolution en termes d'usage qu'il va falloir inspirer aux utilisateurs de la solution, en partant de leur auto-diagnostic : c'est là que des outils de Mind Mapping ou d'idéation comme WhiteBoard, Mural ou Klaxoon -que j'utilise ci-dessous- vont servir de support à la projection des nouveaux usages concernant la gestion de fichiers. Merci à Alexis Greff (profil LinkedIn) pour les très efficaces "Boards Klaxoon" qu'il m'a composés ;) Avant la crise du COVID-19, il était fréquent de trouver des clients qui n'avaient que pour principale approche d'adoption de M365 de reproduire la navigation dans les serveurs de fichiers, syndrome que j'appelais "SharePoint en mode Serveur de fichier". Avec l'urgence des réponses à apporter pour continuer le travail bureautique pendant la crise du COVID-19, je n'hésite pas à rebaptiser ce syndrome "Covid-19" et à rassurer sur le fait qu'il reste tout à fait possible de refaire le chemin d'adoption de Microsoft 365 pour en tirer la meilleure adoption, en définissant les usages optimisés de SharePoint, OneDrive et de Teams, en y apportant les réponses adaptées en termes de formation et de conception de solutions documentaires sur-mesure.

Quand le concept de hub de sites rejoint celui du hub de types de contenu. Derrière ces termes en peu techniques, se révèle une nouveauté qui donne un intérêt supplémentaire à la fonctionnalité de hub de sites tout en redonnant du sens à la fonctionnalité de hub de types de contenu. La fonctionnalité de hub de sites Le concept de hub de sites singularise la version Online de SharePoint puisque même l'édition 2019 Serveur de SharePoint n'a pas reçu cette nouveauté. Jusqu'à l'apparition de cette nouvelle fonctionnalité, le concepteur de solution SharePoint pouvait créer, depuis la collection de sites, un simple site ou un portail de sous-sites. Le portail de sous-sites permettait de valoriser la fonctionnalité de création des modèles de sites personnalisés, sans aucune espèce de connaissance technique, mais le portail de sous-sites pouvait occasionner des risques en termes de sécurité et de confidentialité car la gestion des autorisations nécessitait de maîtriser le concept d'héritage d'autorisations et de création des autorisations uniques. Pour cette raison, l'administrateur SharePoint Online peut décider de masquer la possibilité de créer des sous-sites, dans tous les sites ou ne les autoriser que dans les collections de sites classiques. Apparue au printemps 2018, la fonctionnalité de hub de sites a permis de changer le paradigme de conception de solution SharePoint. En effet, l'architecte de solutions SharePoint a désormais la possibilité d'associer des collections de sites entre elles en les connectant à une collection de site "inscrite en tant que hub". Une fois inscrite en tant que hub de site, une collection de sites devient le fournisseur d’autres collections de site pour : L’apparence du site (les couleurs du thème) Une barre navigation supérieure (avec un logo de hub de site si vous le souhaitez) Mais ce n'est heureusement pas tout : le hub de site répond également à un objectif de simplification car une requête de recherche et de publication s’effectue désormais par la proposition « hub de site » dans les listes de choix (WebParts Contenu mis en évidence, Actualités, Événements…) alors que pareil paramétrage de publication croisée était compliqué à mettre en place dans l'expérience des pages classiques de SharePoint. Cette faculté de publication à l'échelle du hub de site rend beaucoup moins gadget le concept hub de sites mais je trouvais qu'il manquait encore quelque chose, chose qui arrive désormais en tant que nouveauté dans les prochains jours : le lien entre hubs de site et le hub de types de contenu ! La fonctionnalité de hub de types de contenu Depuis la mi 2021, on peut utiliser le hub de sites pour cibler la publication des types de contenu. Fonctionnalité méconnue des Power Users, le hub de types de contenu permet de partager des types de contenu (comme des types de documents avec leur modèle de fichier associé) entre les collections de sites mais jusqu'à l'apparition de cette nouvelle fonctionnalité, on ne pouvait pas choisir les sites qui pouvaient recevoir les types de contenu créés depuis cette collection de sites. Techniquement parlant, cette collection de sites possède tout simplement la fonctionnalité de collection de sites dite "Concentrateur de syndication de type de contenu" à l'état actif. C'est donc désormais chose faite mais, vous l'avez compris, c'est par le hub de site que l'on effectue ce ciblage de type de contenu, en espérant que les problèmes de fiabilité observés dans le passé ont été réglé. En effet, la fonctionnalité de publication des types de contenu était jusqu'à lors également mal-aimée des concepteurs de solutions SharePoint pour des soucis de performance : à partir de 30 types de contenu partagés, il était fréquent de noter des problèmes de synchronisation dans les étapes de publication et de republication ; pour cette raison, les développeurs ont préféré intégrer la publication des types de contenu dans leurs outils de provisioning en PnP pour gérer leurs solutions de modèles de sites personnalisés.

La galaxie des nouveaux modèles de site que je vais vous présenter n'est pas encore forcément déployée sur votre Tenant 365 mais cela ne va pas tarder. Quelles vont être leurs fonctions ? Comment les présenter à vos utilisateurs, puisqu'ils vont être disponibles par défaut dans le bouton Créer un site sur la page SharePoint ? La particularité de ces nouveaux modèles de site, c'est qu'ils correspondent à des déclinaisons des modèles de site de communication et d'équipe mais la particularité est qu'au-delà du côté visuel, ils possèdent des contenus déjà déployés ! Autre nouveauté : vous pourrez appliquer ces déclinaisons à des sites déjà existants, dont le contenu sera complété avec les nouveaux éléments, en plus d'une nouvelle page d'accueil. Voyons donc d'abord les nouveaux sites de communication puis les nouveaux sites d'équipe, avant de découvrir pour finir des nouveaux modèles de site dits de "support" car, là-aussi, il y a du nouveau. Les nouveaux sites de communication Pour rappel, les sites de communication de SharePoint s'apparentent à des parties d'intranet plutôt "classiques" ayant pour fonction de diffuser des actualités ou annoncer des événements. Il existait ainsi 3 variations de site de communication : vierge, sujet et présentation. La nouvelle vague de site de communication compte pas moins de 4 nouveaux modèles : Intégration d'un nouvel employé, dont la gestion des accès demeure pour moi un intéressant mystère car on annonce l'utilisation des audiences ciblées sur les sites (je rêverais que l'accès au site soit lié à la donnée du profil SharePoint "Date d'embauche" comme je le dis souvent à mes clients/stagiaires de formation) ; autre chose très importante : ce modèle de site SharePoint semble faire écho au modèle d'équipe Microsoft Teams et j'aimerais croire que c'est le modèle de site SharePoint qui va être accroché au modèle d'équipe Microsoft Teams ; Service, pour faire office de vitrine de communication des services - j'imagine l'intérêt plus qu'évident d'appliquer la fonctionnalité de hub de sites pour ce cas de figure ; Connexion aux dirigeants, qui instaure la communication bidirectionnelle puisque, avec ce modèle, l'intranet ne se contente pas de publier des informations dans un sens TOP-DOWN mais systématise les fils de conversations sur les pages et les actualités ; pour les événements, il faudra encore vérifier ; Centre d'apprentissage, me fait clairement penser à SharePoint Syntex et à Microsoft Viva Learning (dont je vais parler en fin de billet) mais la courte présentation sur la page de site officielle de Microsoft tendrait à me faire penser que c'est un modèle de site pour les Tenant Education (?!) . Les nouveaux sites d'équipe Passons donc aux nouveaux modèles de site. Jusqu'à présent, il y en avait 2 : celui qui fonctionne avec Office Groupes pour Microsoft Teams et celui qui ne fonctionne pas avec les Office Groupes, accessibles pour les administrateurs SharePoint uniquement (pour ce faire, il faut cliquer sur Autres options, chers administrateurs). Désormais, tous les utilisateurs qui vont pouvoir créer un site auront le choix entre ces différents modèles de site d'équipe : Formation et développement et Formation et cours, le sujet de la formation en organisation me faisant penser à Microsoft Viva Learning ; Organisation d'événements, site qui donne accès à la version Modern de la liste calendrier ; certains d'entre vous savent que j'attends ce nouveau modèle depuis plus d'un an et je dois malheureusement patienter encore un peu pour vérifier que la gestion des inscriptions a été intégrée puisque c'est une demande Utilisateur tellement attendue lorsque l'on organise des événements ! Gérer des projets, site qui, comme le modèle de site Intégration d'un nouvel employé, semble faire écho au modèle d'équipe Microsoft Teams ; pour ce modèle, là aussi, j'aimerais croire que c'est le modèle de site SharePoint qui va être accroché au modèle d'équipe Microsoft Teams. Les nouveaux sites de support Certains d'entre vous qui ont lu mon premier livre "Adopter SharePoint sans développer" savent que je me suis évertué à expliquer les usages des différents modèles de site SharePoint. Il existe la catégorie Entreprise qui regorge de sites de "support" aux sites de communication et de collaboration , des sites "utilitaires" accessibles à la création uniquement pour les administrateurs SharePoint. En plus d'être classés dans cette catégorie, ces modèles de site sont tous des modèles de site dits "classiques" - à l'exception notable du modèle de site d'équipe configuration SharePoint Online qui figure ici certainement par erreur (si les sites "modernes" devaient y figurer, ce site devrait être classé dans l'onglet collaboration avec son homologue "classique"). Il existe donc de nouveaux modèles de site "modernes" mais ils ne figurent pas dans ces listes car ils sont liés au projet SharePoint Syntex : Le site de gestion de la connaissance, qui est une version modernisée du site de documents, qui intègre la gestion de la connaissance dans un mode participatif, la facette "KM" de Project Cortex sur lequel j'ai déjà écrit l'an passé ; Le site de contenu, qui est un espace de gestion de modèles de lecture et de reconnaissance automatique de documents, la brique AI Builder qui émerge depuis Azure sur SharePoint Online. Pour activer ces nouveaux modèles de site, il vous faudra passer par une période d'essai puis acheter des licences complémentaires SharePoint Cortex pour la partie KM, SharePoint Syntex et des crédits AI Builder (ici le lien pour lancer le déploiement du nouveau site Centre de contenu ) Hâte de tester en détail tous ces nouveaux modèles de site auprès de mes utilisateurs !

Vous trouverez ici la présentation du 19 février au Global Power Platform Bootcamp Paris 2021 🚀 Quelles capacités d'extension de SharePoint apportées par les 4 "fantastiques" ? Quelle place pour SharePoint dans le dispositif d'adoption et de gouvernance de la Power Platform ?

En ce mois de février 2021, Microsoft communique sur Microsoft Viva, une application M365 qui va tout naturellement trouver sa place dans le hub collaboratif, Microsoft Teams. Quelques mots pour présenter Microsoft Viva ? Comme l'intitule le titre du billet, une partie de ce qu'apporte Microsoft Viva est, en quelque sorte, une partie émergée de l'iceberg "Syntex", qui comportait déjà la région appelée "Cortex Project". C'est la raison pour laquelle j'ai affilié la présentation de Microsoft Viva avec Cortex Project. Mais résumer Microsoft Viva à cela serait erroné car, comme vous allez pouvoir le constater, Microsoft Viva compte 4 tuiles logicielles nommées comme suit. Ces 4 tuiles sont comme autant de facettes ou de temps pour étendre les usages de Ms Teams à d'autres choses que de la communication et de la collaboration : Connections Insights Learning et enfin, Topics, en droite ligne avec Project Cortex ! Enfin, j'insère à la fin de ce billet une dernière section consacrée aux questions "quand est-ce que ces fonctionnalités vont être déployées" et "Combien cela va coûter" ? En effet, vous y lirez l'aspect prix du dispositif Microsoft Viva permettant de répondre à ces questions : " Est-ce 100% gratuit ? Existe-t-il des services Microsoft Viva qui nécessiteront des licences complémentaires ?". Que va apporter Microsoft Viva Connections à mes utilisateurs ? Commençons par Microsoft Connections. Microsoft fournit dans M365 un cadre de connecteurs, dont Microsoft Search et toutes ces capacités offertes ne semblent pas être en rapport, du moins direct, avec ce qui va suivre. Nous en reparlerons. Voyons donc ce qu'est Microsoft Viva Connections : fonctionnellement parlant, Microsoft Viva Connections est destinée à connecter les utilisateurs de Ms Teams aux flux de communication plus traditionnels de votre Organisation, à savoir les flux d'information descendante que l'on trouve au pire dans les e-mails envoyés sur des listes de diffusion, au mieux sur des sites de communication SharePoint. Ms Viva Connections va également permettre de faire converger l'intranet SharePoint Online avec l'outil de réseau social Yammer. Ms Viva Connections va donc servir à promouvoir l' "intranet social" dans Ms Teams, comme on peut l'apercevoir dans l'insertion ci-dessous. Il était déjà possible de publier son Intranet SharePoint mais un peu compliqué à réaliser à l'aide de l'application Teams App Studio. Que va apporter Microsoft Viva Insights à mes utilisateurs ? Vous serez peut-être surpris d'apprendre que vous pouvez déjà tester une préversion de Microsoft Viva Insights. A la mi février 2021, il vous suffit de vous rendre dans le magasin d'application Ms Teams et de retrouver l'application baptisée Insights. Dans la présentation de cette application, le texte de présentation en français est très clair : "Améliorez votre bien-être et votre productivité grâce à Microsoft Viva Insights". Le suivi d'activité de Microsoft fait régulièrement couler beaucoup d'encre en raison du risque de surveillance des utilisateurs. Comme toute application informatique, toutes les actions sont tracées dans des journaux d'événements. Ce qui change fondamentalement, c'est que Microsoft permet à chacun de suivre ses propres données, reçoit des recommandations personnalisées pour aider à optimiser ses temps de travail, à protéger son temps de travail de concentration individuel des interruptions. J'avais abordé cette thématique de productivité individuelle dans "Adopter SharePoint sans développer (tome 2) - De SharePoint à Ms Teams [Chapitre 6]". Ces données sont visibles pour l'intéressé évidemment mais également pour les managers, de façon anonymisées ; à moins de détourner ces usages dérivés d'Office Graph en développant des tableaux de bord personnalisés (ce qui peut effectivement être assimilé à des éléments condamnables au regard de la protection du salarié), ce n'est pas par Microsoft Viva que se produira ce type d'excès. L'application Microsoft Viva Insights va plus loin que ce que faisait déjà en partie Delve Analytics puisque au-delà de la "productivité", des données afficheront également des indicateurs sur le "bien-être", qui prennent en compte des usages de Microsoft Viva Learning, présentées maintenant. Que va apporter Microsoft Viva Learning à mes utilisateurs ? Microsoft Learning est l'application centrale d'e-learning au service des collaborateurs de votre organisation. Microsoft Learning va permettre de présenter une interface unifiée permettant d'agréger des contenus de formation, pouvant être fournis par des éditeurs spécialisés comme Pluralsight, edX, Skillsoft, Coursera... Je ne l'ai pas lu ; je n'ai pas pu le tester mais je peux imaginer que l'on pourra, sur cette application, publier des contenus internes gérés sur SharePoint ou Stream... Que va apporter Microsoft Viva Topics à mes utilisateurs ? Avec Microsoft Viva Topics, nous revenons directement au Project Cortex. Rappelons l'objectif de Cortex : Recourir à l’IA et à Microsoft Graph pour organiser le classement et le taggage automatique/assisté des contenus Office ou produits par d'autres applications Cloud. Microsoft Viva fournit grâce à Topics une interface d'utilisation du centre de la connaissance. Pour rappel, dans la série "C'est quoi le Cortex Project ?" |", l'épisode 3 m'avait permis de présenter un nouveau modèle de collections de sites SharePoint appelé centre de la connaissance (« Knowledge Center »). Cette collection est vouée à devenir le temple de la connaissance Microsoft 365 dans lequel l'IA sera utilisée comme facilitateur de connexion entre les "topics", les concepts de connaissance comme autant de pierres du savoir dans l'organisation. J'écrivais aussi que le temple de la connaissance arborait une gouvernance fonctionnelle "gestion de la connaissance" sous le contrôle d’une équipe de 3 types de profils utilisateurs : l'expert métier, le gestionnaire de la connaissance et enfin l'administrateur des services de contenu (celui-là est le plus "technique" des trois profils). Surfant sur les fonctionnalités d'Office Graph (et pour ceux qui l'ont connu du moteur de recherche "Fast for SharePoint"), Ms Viva Connections offrira une expérience personnalisée en fonction du profil de chaque utilisateur, de son historique relationnel et du travail produit. L'idée est de proposer, sur base de sujets ("topics" en anglais...), des mises en relation entre les contenus et les contributeurs-clés identifiés au sein de votre organisation (portés au rang d'expert). Ce que l'on sait maintenant avec Ms Viva déployée comme application dans Ms Teams, c'est que Microsoft Viva Connections devrait permettre aux utilisateurs d'éviter de devoir se rendre dans la collection de sites SharePoint "Centre de connaissances" pour devoir créer de nouveaux sujets qui ne seraient pas encore identifiés par l'IA de Project Cortex. Vous mesurez mieux la portée de l'ambition de Microsoft lorsque vous réalisez que l'IA (techniquement parlant, le service Azure Cognitive Services) aura pour mission de générer également la page du sujet contenant des informations comme son résumé, les contributeurs-clés et les contenus liés. Microsoft Viva est-il gratuit ? Microsoft Viva n'est pas 100% gratuit. Concernant Microsoft Viva Learning, la solution est gratuite mais sera évidemment payante en ce qui concerne l'accès aux plateformes de contenu auxquelles vous vous abonnerez. Microsoft Viva Connections sera gratuite et disponible graduellement en fonction de la version Teams installée sur vos appareils, sachant qu'une version 2 est déjà annoncée pour 2022 : Second trimestre 2021 pour votre application Ms Teams de bureau Troisième trimestre 2021 pour votre application Ms Teams sur mobile Les fonctionnalités de Microsoft Vivia Insights sont actuellement gratuites et devrait le rester. Je peux me tromper mais comme Delve Analytics a longtemps été réservée aux utilisateurs de licence A5/E5 avant d'être mis à disposition de tous, je peux imaginer que Microsoft Viva présentera bien, de base, ces fonctionnalités. Par contre, le déploiement va lui aussi s'étaler sur cette première partie de l'année 2021 : Février 2021 pour la préversion De février à juin 2021, les fonctionnalités de productivité personnelles pour chacun et également, la version pour les managers D'avril à juin 2021, les fonctionnalités de suivi du bien-être personnelles Enfin les fonctionnalités de Microsoft Viva Topics ne sont pas gratuites puisque Project Cortex a toujours été annoncé comme un service payant, basé sur l'IA d'Azure Cognitives Services, à savoir un abonnement de 5 $ par utilisateur par mois, soit actuellement, environ 4,20 EUR par mois. Vous souhaitez commencer avec Microsoft Viva ? Maintenant, si vous souhaitez commencer la configuration de Viva, il suffira de vous connecter dans le menu de navigation sur le bouton Configuration, puis de cliquer sur Connecter les utilisateurs aux connaissances en choisissant quel(s) site(s) SharePoint, quel(s) thèmes pour quel(s) utilisateur(s) avant de créer la nouvelle collection de sites ! Ici le pas à pas de la documentation officielle.

... une session de conférence au " Global Power Platform Bootcamp Paris", vendredi à 13:55. https://www.powerplatformbootcamp.com/ Sur 45 mn, je présenterai SharePoint et les 4 fantastiques composant la Power Platform, à savoir Power Apps, Power BI, Power Automate et Power Virtual Agents

Dans quelques jours, les listes Microsoft 365 débarqueront dans votre environnement de travail Microsoft 365. Je vous propose d'explorer le concept et les possibilités quelles offrent à leurs utilisateurs et enfin de découvrir les limites que j'ai touchées. Dans le gaufrier, le lanceur d'application M365, les listes arborent un logo tout en couleur, sans L majuscule, pour tout détenteur d'une licence SharePoint. Parmi toutes ces applications déjà à disposition dans cet espace de travail consumérisé, à quoi va bien pouvoir servir cette nouvelle tuile ? Lorsque nous cliquons sur Lists, nous ouvrons une page de navigation "User-Centric" (personnalisé pour chaque utilisateur), qui s'inscrit dans les standards "Microsoft 365" en termes d'UI : c'est épuré, simple et avec un pop-up "fun" qui rappelle Ms Teams. Comme sur la page SharePoint, la page des listes offre la possibilité à son utilisateur de classer ses listes récentes dans une section "Favoris" qui occupera le haut de la page. Comme il est indiqué dans le pop-up exploratoire, l'utilisateur va pouvoir créer une liste : En démarrant de zéro (cela rappelle Power Apps), En s'inspirant d'un modèle (cela rappelle les modèles de liste SharePoint et les tables Access), En partant d'un fichier Excel lequel, condition indispensable, doit comporter des données formatées en tant que tableau ; un assistant de conversion vers la liste va vous proposer de définir le type de la colonne importée, exactement comme dans SharePoint. À partir d'une liste SharePoint existante, mais je vous avoue ne pas avoir réussi à trouver une liste que l'assistant de conception jugeait "compatible" ; j'avais pourtant bien créé des listes personnalisées et déployé des listes SharePoint créées à partir de modèles ; amélioration à venir ? L'écran suivant du pop-up présente les dernières nouveautés 2020 auxquelles ont eu droit les listes SharePoint modernes expérience sur Microsoft 365 : De nouveaux types d'affichages visuels Des fonctionnalités de mise en forme conditionnelle que j'avais présentées dans un billet de blog précédent Le ruban de la liste propose les boutons de fonctionnalités Power Apps et Power Automate, qui appellent l'automatisation au-delà des alertes. La présentation visuelle est résolument "Modern", la concurrence du Cloud ayant forcé Microsoft à travailler sur l'austérité des interfaces qui caractérisait ses logiciels bureautiques mais je n'ai pas inséré la capture d'écran pour cette unique raison. Sur la capture d'écran ci-dessus, si vous prêtez bien attention à l'URL : le chemin …-my.sharepoint.com/personal/… indique, sans équivoque, que l'utilisateur se trouve sur son OneDrive ! Cela signifie que le OneDrive n'a plus vocation à contenir seulement les fichiers "personnels" de l'utilisateur ("personnels mais appartenant à l'organisation") mais également ses listes de données. De la même manière qu'il le fait avec ses fichiers, l'utilisateur va pouvoir partager ses listes depuis son OneDrive, en attribuant les niveaux de sécurité "Contrôle total" sur la structure et les données, "Peut modifier" uniquement les données ou consulter simplement la liste et ses données. Pourquoi privilégier la liste plutôt qu'un fichier Excel ? Pourquoi utiliser des listes plutôt que de continuer avec des fichiers Excel ? Je sens que je vais devoir présenter cette alternative de nombreuses fois dans les prochaines années… C'est visuellement plus sympa : on peut même assembler son propre logo de liste en associant une couleur et une icône, ce qui fait encore penser à Power Apps… Il existe d'ailleurs un look book dont voici le lien de consultation : https://resources.techcommunity.microsoft.com/wp-content/uploads/2020/07/Microsoft-Lists_Look-Book.pdf Soit. Comme je l'ai expliqué dans mon livre de SharePoint à Teams(1), il faut se remémorer la stratégie de Microsoft concernant Excel. Depuis 2007, Microsoft n'a eu de cesse d'apporter à Excel des fonctionnalités d'analyses de données, de manière à en faire le fer de lance de la démocratisation de la Business Intelligence au sein des organisations. L'usage n°1 d'Excel en organisation demeure néanmoins : Excel est né en tant que "tableur de données" et est longtemps resté l'outil de conception de sources de données le plus simple, à côté de Ms Access et de SharePoint. Raison n°1 : La liste constitue un tableur de données plus "fun" qu'Excel La nouvelle liste (qui n'est techniquement parlant qu'une liste SharePoint "Modern Experience" hébergée sur OneDrive) est censée apporter un coup à Excel, le tableur de données. En passant par l'engrenage "Paramètres", on accède aux paramètres de la liste hébergée sur OneDrive. Et si vous êtes coutumier du fait, vous pouvez ajouter des colonnes sur le formulaire de création classique en cliquant sur "Créer une colonne" ou "Ajouter une colonne de site existante", exactement comme vous le feriez sur un site SharePoint. En cliquant sur "Applications" dans le menu de gauche classique qui demeure malgré la modernisation du OneDrive ou sur le bouton "Paramètres" sur cette page, vous pouvez accéder au contenu du site qui héberge non plus seulement la bibliothèque de documents qui constitue le OneDrive mais également maintenant vos listes. Raison n°2 : la nouvelle liste Microsoft 365, une aubaine pour la stratégie "Power User" de Power Apps Jusqu'à l'apparition de ces listes Microsoft 365, le Power User, i.e. cet utilisateur qui appartient aux Métiers et non à l'IT, avait le choix entre construire sa source de données dans un fichier Excel stocké sur OneDrive et construire sa source de données en tant que liste dans un site SharePoint. Si les fonctionnalités de création de collections de site SharePoint étaient désactivées, le Power User pouvait par malice créer une équipe Teams, ouvrir le site SharePoint sous-jacent et enfin créer sa liste dans le contenu du site. Ce n'était pas forcément adapté car la liste était "par nature" partagée avec tous les membres et propriétaires du site, non seulement au niveau des données mais également au niveau de la structure des données (2). Comme vous pourrez le lire dans mon prochains livre "SharePoint et la Power Platform" qui sortira en octobre 2020, tests et démonstrations à l'appui, la nouvelle liste Microsoft 365 constitue une meilleure source de données qu'un fichier Excel hébergé sur OneDrive, pour les applications Power Apps : les formats de cellule Excel supportent mal la conversion vers les types de champs Power Apps, a contrario des types de colonne SharePoint. Depuis le ruban d'édition de la liste ci-dessous, le bouton Power Apps permet de créer une application Power Apps ou de personnaliser le formulaire d'édition des éléments, exactement comme dans un site SharePoint. Au moment de partager l'application, le Power User devra ne pas oublier de partager sa liste et le connecteur n'indique pas le type de source de données Listes mais bien le type de source de données SharePoint Quelques petites améliorations à prévoir… Voici maintenant quelques petites améliorations à prévoir car j'ai noté 3 points : 1. Je n'ai pas réussi à créer une liste à partir d'une liste existante sur SharePoint, ni à créer une liste SharePoint sur un site à partir de ma liste hébergée sur OneDrive. 2. Les listes SharePoint ne sont pas visibles depuis la recherche Office 365 ; ce n'est pas très grave puisque l'utilisateur retrouvera ses listes en cliquant sur l'icône Lists depuis le lanceur d'applications. 3. Enfin, et c'est pour moi le point le plus gênant des 3 points, je n'ai pas réussi à appliquer une étiquette de conformité sur ma nouvelle liste, uns liste SharePoint hébergée sur OneDrive. Au moment de choisir le champ d'application de mon étiquette, je n'ai pas trouvé "Lists" mais je continue de trouver les sites SharePoint et le OneDrive. Seulement, au moment de valider, je n'ai obtenu qu'un message d'erreur, qui ne me permet donc pas de protéger d'éventuelles données sensibles, qui seraient hébergées dans mes nouvelles listes SharePoint. En attendant d'y voir plus clair à ce sujet concernant les nouvelles listes Microsoft 365, on appliquera la règle : donnée sensible = liste SharePoint ou Common Data Services... (1) Cf. tome 2 : De SharePoint à Teams, chapitre 8 (2) Cf. tome 3 : Une gouvernance efficace ("les membres possèdent par défaut le droit de modifier un site et peuvent par conséquent, créer, modifier et supprimer des listes")

Ma session au Marathon Microsoft 365 de 2020 "Microsoft 365 Vs. le Shadow-IT" est replay ci-dessous !

Ma présentation au plus grand événement des communautés Microsoft de l'année (Virtual Marathon Microsoft 365 - 28 mai - 11H) est en libre téléchargement ! https://fr.slideshare.net/FrankPoireau/microsoft-365-vs-shadow-it-frank-poireau-au-m365-virtual-marathon

Je vous l'écrivais, il y a une poignée de semaines : 2020 est une année importante pour les listes SharePoint. Après un léger aperçu avec le formatage de liste à la portée de tous, voici la communication officielle de Microsoft annonçant les nouveautés des listes SharePoint. Je vous avoue que la présentation confidentielle à laquelle j'avais assisté en Mars en avait rendu sceptiques plus d'un parmi l'assemblée des MVP mais je vous assure que les mots me manquent : - Elles sont présentes directement dans le lanceur d'application M365 ; - On peut partir de listes existantes ; - Elles fonctionnent avec l'APP téléphone ; - Vous pourrez créer des listes personnelles ou des listes partagées avec les membres de son équipe Teams ; - Vous pourrez créer des règles en plus des affichages conditionnels ; - Ces listes peut fonctionner avec Power Automate et Power Apps. Disons que le tableur Excel se déporte sur SharePoint ! Waaaaoouuuuhhh ! Au niveau de l'affichage, les Adaptative Cards, grande nouveauté vue dans le Cortex Project, font son apparition dans ces nouvelles listes ! Je vous invite à investir 20 minutes pour prendre la mesure de ces nouveautés à travers cette vidéo ci-dessous. https://www.youtube.com/embed/plshQSoe_OY Et je pars compléter mon dernier livre en préparation : SharePoint et la Power Platform.