Je vous avoue que j’ai eu énormément de plaisir à écrire le billet qui suit car j'ai touché, de nouveau, des concepts de gestion des organisations et de science de l’information sur lesquels je m'étais largement étendu dans un livre sorti, il y a tout juste un an ("De SharePoint à Teams" (1)). J’y expliquais pourquoi SharePoint, mêlant les technologies du moteur de recherche FAST et les fonctionnalités de réseau social, constituait selon moi l’outil numéro 1 de gestion de la connaissance moderne, au service de l’agilité et de l’innovation, de l’organisation apprenante. SharePoint, le méconnu des DSI et des Métiers SharePoint, méconnu des DSI et des Métiers qui le limitent à des scénarios de collaboration dans le meilleur des cas, au remplacement du serveur de fichiers dans la plupart des cas, apporte, de par ses fonctionnalités, des réponses à des enjeux modernes pour les organisations, surfant sur les concepts de l’école de management de Chicago. Dans les pages de ce livre, j'en profitais aussi pour relever quelques inquiétudes quant à : - la trop longue et imparfaite cohabitation entre les fonctionnalités de réseau social de SharePoint et de Yammer, - le manque d’adoption manifeste de Delve, - la disparition des aspects conversationnels de SharePoint au profit de MS Teams, formidable remplaçant de Skype. À la fin des 75 pages du chapitre de ce livre dans lequel je prends la peine d'expliquer aux décideurs le pourquoi de cet ensemble de fonctionnalités, j’ai pu aussi exprimé les espoirs qu'il fallait placer sur MS Teams et l’IA plutôt que seulement s'inquiéter pour les fonctionnalités conversationnelles de SharePoint qui se désagrègent devant nous depuis 2018 (2). A travers l'épisode 3 de cette série, vous allez en savoir un peu plus sur le Project Cortex, par la présentation de ce nouveau modèle de collections de sites SharePoint appelé Centre de la connaissance (« Knowledge Center »), voué à devenir le temple de la connaissance Microsoft 365. Rappelons l'objectif de Cortex : Recourir à l’IA et à Microsoft Graph pour organiser le classement et le taggage automatique/assisté des contenus Office ou produits par d'autres applications Cloud. Dans le centre de la connaissance, nous utiliserons un nouveau modèle de page Modern dans lequel des éléments de texte, des images et des hyperliens pourront être insérés, à l’instar de ce que permettait la page wiki classique depuis 2010 (3). La nouveauté est que cette page sera aussi composée de WebParts, présentant des documents et des personnes en lien avec le sujet traité par la fiche. « SharePoint-ement parlant », c’est certainement le WebPart Contenu mis en évidence, dont le paramétrage devrait faire l’objet d’une assistance de type IA pour proposer des connections entre sujets pertinents, qui est utilisé. Sur base de l’indexation permanente effectuée par Microsoft Search (mais au-delà des contenus de Microsoft 365, grâce à son cadre de connecteurs, prochain billet sur le sujet, je le promets), l’IA s’invite en effet en proposant des connexions établies sur des proximités de termes, des données d’Office Graph mais probablement aussi en rapport avec des arbres de taxonomie. Il est même prévu de se représenter les liens entre les sujets au travers de schémas heuristiques. Cortex Project, c’est un peu Delve qui « passe la seconde ». Cortex Project, c’est un peu Delve qui « passe la seconde ». Delve, la partie émergée de l’iceberg, présente, à chaque utilisateur, depuis plus de 5 ans, un mur de mises en relation entre lui et ses collègues, lui et les documents susceptibles de l'intéresser par rapport à sa récente activité. Cette fois, le temple de la connaissance est sous la puissance de l’IA mais également sous le contrôle d’une équipe de 3 types de profils utilisateurs, qui viendront apporter leur énergie et leur savoir dans la gestion de ce centre de pages. Un nouveau dispositif de gouvernance La pertinence de l’édifice de la capitalisation du savoir fait l’objet d’un nouveau type de gouvernance fonctionnelle(4). Il y aura l’expert « Métier », en charge de la production mais également de la curation et de la validation du contenu des pages de connaissance ; Le gestionnaire de la connaissance sera responsable non seulement de la qualité globale de l’information en termes de sources et de structuration mais aussi de l’animation autour de la connaissance produite et à produire ; ce rôle dépasse désormais celui de Master Data Manager, en charge du magasin de termes, de l’acronymie et de la synonymie ; les personnes avec lesquelles j’ai travaillé dans la réalisation de plans de gouvernance savent que j’appelais ce rôle « administrateur fonctionnel de la recherche et de la pertinence » ; Enfin, il y aura l’administrateur des services de contenu, en charge de la gouvernance opérationnelle et aux paramètres techniques des services d’indexation de contenu ; les personnes avec lesquelles j’ai travaillé dans la réalisation de plans de gouvernance savent que j’appelais ce rôle « administrateur technique de la recherche ». La personne la plus importante sera néanmoins le « simple » utilisateur de Microsoft 365. Alors qu’il n’est pas prévu que Yammer soit de la partie, les pages du nouveau centre de connaissance SharePoint pourront se retrouver partout dans Office, Outlook et Ms Teams sous formes de cartes de connaissance. Dans ce projet de gestion de la connaissance, Microsoft réinvestit enfin dans l’information tacite et non structurée en se basant sur les échanges par emails... … et les conversations de Teams. Une fois publiée, les pages du centre de la connaissance s’afficheront dans les conversations Ms Teams, grâce aux fiches de connaissance tirées des pages de notre centre de connaissance comme ci-dessous. L’utilisateur pourra décider de suivre un sujet comme on pouvait suivre des documents et des balises dans le flux de suivi de news de SharePoint 2013. On veut la suite ! On peut aisément imaginer capitaliser prochainement sur les propos retranscrits des vidéos Stream ou d’un enregistrement d’une réunion Teams. Toute cette capitalisation de l’information est, bien entendu, déjà adossée à la gouvernance de la donnée, mise en place dans vos centres de sécurité et de conformité de Microsoft 365. Les utilisateurs pourront ainsi interpeller via un Chatbot l’assistant de la connaissance, lorsqu’ils auront l’idée de la réalisation d’une page de connaissance. On peut aussi imaginer que, dans un futur proche, c’est le Chatbot qui interpellera l’utilisateur sur l’opportunité de créer une page sur un sujet jugé pertinent par l’IA. C’est très prometteur. Le centre de la connaissance avec l’arrivée de MS Teams, c’est beaucoup de choses que j’attendais, lorsque j’expliquais les enjeux et impératifs de « l’organisation apprenante ». Est-ce que le modèle de collections de site « centre des documents » va survivre à ce réalignement de la gestion de la connaissance dans Microsoft 365 ? Et bien, figurez-vous que lui-aussi va trouver sa place dans le dispositif (prochain épisode à suivre également). J’ai hâte que le Cortex Project se déploie dans les prochains mois ; pour un déploiement hors États-Unis, il faudra que Microsoft règle les problèmes de gestion multilingue de contenu (Cortex Project, c’est uniquement en anglais pour l’instant pour les privilégiés qui l’expérimentent actuellement). Il faudra donc encore patienter un peu de temps avant de faire accélérer votre organisation. Cf. Adopter SharePoint sans développer, « tome 2 : De SharePoint à Teams », Mai 2019 Le 30 juin 2018 disparaissait le flux de News de SharePoint Online, au profit du concept de Teams à l’échelle de l’organisation mais lequel n’en reprenait malheureusement pas beaucoup de fonctionnalités Si ce n’est pas déjà fait, prenez connaissance du billet introductif de cette série dans lequel je me suis permis de remettre le Cortex Project dans le contexte des évolutions de SharePoint depuis 2007. Cf. Adopter SharePoint sans développer, « tome 3 : Une gouvernance efficace », Octobre 2019

2020 sera une année de nouveautés dans les listes SharePoint. Je ne pourrai pas tout dévoiler dans ce billet de blog car mon statut de MVP m'oblige à garder confidentielles certaines informations mais je peux vous dire que vous allez aller de surprise en surprise. Je peux écrire sur cette première nouveauté ci-dessous puisqu'elle est apparue sur les Tenant "First Release" en ce début de mois de mai : désormais, le ruban Modern de la liste SharePoint met à disposition d'un utilisateur, qui possède l'autorisation de gérer les listes, la toute nouvelle fonctionnalité de mise en forme d'une vue de liste ou d'une bibliothèque. Un simple utilisateur peut désormais mettre en forme un habillage de liste sans injecter du code JSON Qu'est-ce qu'une mise en forme d'une vue de liste ? Par exemple, par défaut, une colonne devant comporter une donnée obligatoire apparait dans une couleur jaune, par défaut. Cette nouvelle fonctionnalité a fait oublier que dans la liste SharePoint classique, les éléments à colonne obligatoire était automatiquement mise en statut "élément extrait" (Check-Out). Cela faisait deux ans que la liste "Modern" offrait la possibilité d'ajouter des bouts de code JSON dans les paramètres de colonne : cela permettait, à un développeur familier de ce langage, d'habiller visuellement le formatage de façon permanente ou conditionnelle. La nouveauté se présente comme ci-dessous. C'est une toute nouvelle interface qui va permettre de définir une mise en forme de la vue mais vous allez pouvoir indiquer des paramètres de mise en forme conditionnelle. Vous accéder à celle-ci en cliquant tout simplement sur le ruban sur la liste de fonctionnalités Tous les éléments de la liste, puis sur le bouton Mettre en forme la vue actuelle. Lorsque l'interface s'affiche, on s'aperçoit que la liste SharePoint rejoint un peu plus le tableau Excel, qui possédait depuis 2010 ces deux petits boutons de fonctionnalités. Les styles de ligne en alternance sont personnalisables en cliquant sur Modifier les styles de ligne. La mise en forme conditionnelle vous invite à cliquer sur Gérer les règles et vous découvrirez que le moteur de règles est néanmoins beaucoup moins puissant que celui d'Excel. En revanche, quelle surprise ! Un simple utilisateur, mais aussi un développeur, pourront s'intéresser à cette nouvelle fonctionnalité car on peut désormais mettre en forme les lignes et non pas seulement chaque colonne ! Cette nouvelle fonctionnalité va aussi intéresser le développeur JSON Le développeur pourra ainsi utiliser un mode avancé pour injecter du JSON pour paramétrer la mise en forme des lignes, donc de tout le tableau. Voilà donc une nouvelle fonctionnalité qui va agrémenter l'expérience utilisateur pour les affichages publics de liste SharePoint, qui entame donc un cycle de renouveau. J'ai cherché à savoir si cette fonctionnalité était offerte à un simple visiteur qui chercherait à se créer une vue privée mais cette nouvelle fonctionnalité n'est pas disponible. Le prochain billet sera de nouveau consacré au Cortex Project.

Retrouvez-moi à la plus grande conférence mondiale des communautés Microsoft 365 de l'année. Pour la raison que vous savez, cet événement est, cette année, 100% Online et totalement GRATUIT ; il se déroulera les 27 et 28 mai 2020. Les Keynotes seront animées par une Team Microsoft de choix : - Jeff Teper, CVP Microsoft - Bill Baer, Sr TPM Microsoft - Naomi MoneyPenny, Microsoft - Laurie Pottmeyer, Microsoft - Jon Levesque, Sr Evangelist Microsoft Préparez les thermos de café : l'événement se déroule sur 36 heures avec des conférences en anglais mais aussi en espagnol et en français ! Le programme est forcément dément !! Pour ma part, j'ai l'immense plaisir d'avoir ma session "M365 Vs le Shadow-IT" en FR retenue par le comité de sélection. Enregistrez-vous à l'adresse suivante. http://www.m365virtualmarathon.com

Depuis 2016, soit le début de la période de déploiement de la version Modern des sites SharePoint, on se sentait quelque peu abandonné concernant les contenus de pages multilingues. Cette fonctionnalité appartenait inexorablement au monde de l'internet classique de SharePoint, qui pouvait être multilingue aussi bien au niveau des libellés de site qu'au niveau des contenus gérés dans les bibliothèques. (1) Et puis, il y a eu la mise à jour du 17 mars 2020 qui est passée un peu inaperçue en raison de la mise en confinement des travailleurs français et c'est l'adoption de Ms Teams qui a occupé légitimement le devant de la scène. Je vais donc vous proposer dans ce billet de découvrir comment activer et comment utiliser la gestion des pages Modern, après avoir rappelé comment fonctionnait la gestion des pages multilingues classique. Je conclurai ce billet en évoquant les incidences sur le Cortex Project. Une trop longue période d’incompatibilité entre SharePoint Modern Experience et la gestion de contenu multilingue s’achève enfin ! Si vous concevez des sites intranet SharePoint depuis plusieurs années, je ne vais pas vous apprendre que le problème, techniquement parlant, provenait de l’incompatibilité de l’expérience « modern » et de la fonctionnalité de collection de sites appelée « infrastructure de publication de SharePoint serveur ». En tant qu’administrateur de collection de sites, activer cette fonctionnalité revenait à « transformer votre SharePoint de collaboration » en « intranet de publication ». Au-delà de la gestion des contenus multilingue, cette incompatibilité rendait compliquée l’utilisation du site de communication pour construire un intranet « Modern » dès lors que vous comptiez utiliser les fonctionnalités liées comme : La navigation par métadonnées gérées ou avec audiences ciblées ; D’autres fonctionnalités avancées de publication qui auraient pu vous rendre service dans la construction de votre Digital WorkSpace, comme la fonctionnalité de publication entre collections de sites ou la possibilité d’insérer des WebParts personnels. Après avoir activé cette fonctionnalité « infrastructure de publication de SharePoint serveur », il fallait encore que l’administrateur de collection de sites paramètre les variantes linguistiques en signalant quelles langues-cibles il souhaitait déployer depuis son site parent existant. Une fois que la ou les nouvelles langues étaient définies, SharePoint déployait un sous-site par langue : les Url s’habillaient alors de …site/fr-fr/… ou de site/en-us/, comme sur les sites web de Microsoft ! Dès qu’un nouvel élément contenu dans une bibliothèque apparaissait ou était ensuite modifié, les traducteurs pouvaient être avertis par email. Même si avertir les traducteurs représentait une fonctionnalité intéressante, ce qu’il se passait lorsque l’on activait cette fonctionnalité était un peu « lourd » si vous me permettez l’expression et la gestion multilingue des pages « Modern » ne passe heureusement plus par cette fonctionnalité. Fini la dépendance à la fonctionnalité « infrastructure de publication de SharePoint serveur » ! Fini la dépendance à la fonctionnalité « infrastructure de publication de SharePoint serveur », la gestion des pages multilingues en SharePoint Modern fonctionne différemment ! En ce printemps 2020, pour tester comment fonctionne la gestion multilingue de vos pages Modern, 2 conditions doivent être rencontrées : Vous devez actuellement bénéficier du mode « Publication ciblée » sur le centre d’administration Ms O365 (« targeted release ») Vous ne pourrez l’utiliser que sur le seul modèle de site de « communication » Sur votre site de communication, il faut se rendre sur la page Paramètres de site. Dans la section Administration du site, le propriétaire d’un site trouvera la page Paramètres linguistiques qui permet désormais d’activer la fonctionnalité de traduction de pages. [if gte vml 1]>

Le Cortex Project arrive sur vos écrans en avril 2020, annonçais-je dans le premier billet de la série. Le Cortex Project regroupe un ensemble de nouvelles fonctionnalités qui vise à augmenter la richesse de SharePoint utilisé comme outil de gestion de la donnée référentielle, concept connu des gestionnaires de l'information comme les Knowledge Managers et les Master Data Managers. Il était donc temps pour Microsoft de mettre à jour le fameux magasin de termes dont la nouvelle version arrivera à partir d'avril sur (tous ?) les Tenants pour les utilisateurs concernés par la Targeted Release d'Office 365 (1). Le magasin de termes fête ses 10 ans Le magasin de termes de SharePoint a fait son apparition avec l'édition 2010 sur les versions payantes Standard et Enterprise et n'avait connu aucune modification jusqu'à cette modernisation entraînée par le Cortex Project. Le magasin de termes permet d'appliquer à des documents ou des éléments de liste des mots-clés appelés "termes" (maxi. 200.000). Ces termes sont stockés dans un référentiel multilingue centralisé au niveau du Tenant ou au niveau d'une collection de sites, sous la forme de listes de mots-clés hiérarchisables, que vous pourrez ensuite proposer à vos utilisateurs d'appliquer tout ou partie dans leurs différentes bibliothèques/listes des différents intranets, au travers des colonnes de type Métadonnées gérées (2). Une gouvernance spéciale est applicable dans cette partie de votre SharePoint avec de nouveaux rôles dédiés à la gestion des termes (3) : Des administrateur(s) de magasin de termes Des responsable(s) et des collaborateurs d’un groupe d’ensembles de termes Des propriétaire(s) d’un ensemble de termes, contacts et participant(s) d’un ensemble de termes Un recul de 10 ans sur l'usage effectif du magasin de termes Dans le cadre d'une migration de fichiers vers une solution SharePoint efficace, le magasin de termes sert à respecter le classement en arborescence d'une GED ou d'une archive comme ci-dessous. Avec ce magasin de termes, il ne faut pas y voir qu'un simple usage pour les applications "support" de l'organisation (bibliothèques de publications et d'archives) car les données de référentiel sont également très importantes dans le cadre des applications collaboratives "métiers" : apposer un mot-clé peut entraîner des traitements spécifiques, comme par exemple en utilisant la fonctionnalité d'organisateur de contenus de SharePoint (4)… L'usage de ces métadonnées gérées se justifiait dès lors que vous souhaitiez produire des expériences de recherche efficaces ou des solutions possédant des règles de traitement Métiers : au lieu de laisser aux utilisateurs la possibilité de saisir des valeurs "libres", les concepteurs les obligent à puiser dans ces listes du magasin de termes un ou plusieurs mots-clés "contrôlés". Fonctionnalité propre à SharePoint, ce magasin de termes est utilisable dans une autre section de Ms O365, pour "indexer" des vidéos hébergées sur Office 365 Vidéos car ces vidéos, avant de trouver meilleur accueil sur Stream, étaient bien stockées sur un type spécial de collection de sites SharePoint. En revanche en arrivant sur Stream, il devenait alors impossible d'utiliser le magasin de termes pour classer ses vidéos et offrir, par la même occasion, une expérience de recherche partageant la même cohérence de classification dans le centre de recherche de SharePoint. Microsoft ne pouvait plus cacher ces problèmes de recherche avec l'arrivée de Ms Teams, formidable agrégateur de contenus Ms O365 qui n'accède pas directement à ces données de référentiel. Le second problème majeur concernant l'utilisation de ces fonctionnalités de mots-clés était déjà bien connu il y a 10 ans lorsque le magasin de termes a fait son apparition : même avec les fonctionnalités d'assistance permettant de naviguer ou de se voir suggérer le mot recherché, le travail d’indexation "manuel" est toujours considéré comme fastidieux, sans compter que, même avec le magasin de termes, le risque d’erreur s'élève si l’arbre de taxonomie est complexe et profond, et dépend de l'état de forme du moment de chacun des collaborateurs. Il fallait donc faire quelque chose : offrir une modernisation du magasin de termes dans le cadre du Cortex Project. La modernisation du magasin de termes dans le cadre du Cortex Project La modernisation du magasin de termes passe par l'ajout d'une batterie de nouvelles fonctionnalités, qui dépassent l'apparente cosmétique de l'opération même s'il y a bien modernisation de l'interface utilisateur comme vous pouvez en juger sur l'image ci-dessous. Ainsi, dans une section "Services de contenu" du centre d'administration "Modern" de SharePoint Online, va faire son apparitionnon seulement la version "Modern" du magasin de termes mais également celle du Hub de types de contenu, dont la version classique était cachée jusque-là à l'URL …/sites/contenttypehub ! Espérons que la modernisation de l'interface du Hub de type de contenu, l'ajout de la fonctionnalité de pouvoir cibler quelle collection de sites pour quel type de contenu et l'ajout d'Analytics d'utilisation ont été accompagnés d'une amélioration de la fonctionnalité de publication des types de contenu entre collections de site car j'ai fréquemment rencontré des problèmes de synchronisation lorsque l'on dépassait 30 types de contenu. Revenons à notre magasin de termes : dès avril, la capacité limitée à 200.000 termes gérés maximum devrait être montée à 1 million de termes par langue, ce qui doit vous laisser un peu de marge ! Mais les nouveautés vont venir surtout de l'application de l'IA pour résoudre la problématique de devoir appliquer manuellement un mot-clé. Nous attendons avec impatience que le Cortex Project utilise les fonctionnalités déployées dans le socle des services Azure Cognitive Search pour appliquer, automatiquement ou sous contrôle des Knowledge managers, un mot-clé pour identifier et faciliter la réutilisation des contenus qu'il décrit. Pour ces Knowledge managers, le Cortex Project apportera également 2 autres sites : le centre de connaissance pour gérer le nouveau concept des "Topics", ces fameuses cartes de thèmes/sujets ainsi que le centre des contenus. Enfin, concernant le souhait de référencer, à l'aide du magasin de termes, d'autres actifs informationnels Ms O365 que SharePoint ou Office 365 Vidéos, Cortex Project offrira, via le cadre de connecteurs Microsoft Search, la possibilité d'indexer d'autres contenus Ms O365 voire des contenus externes. Hâte de vous expliquer comment tout cela va s'imbriquer : du coup, vous en saurez un peu plus dans un prochain épisode qui sortira à partir du 20 mai, lorsque Microsoft aura communiqué officiellement. (1) Cortex Project ne fonctionnera au début que sur les contenus anglophones, la gestion des contenus dans les autres versions linguistiques n'est pas encore programmée (2) Cf. chapitre 4 page 212 et suivantes du tome 1 "Adopter SharePoint sans développer" (3) Cf. chapitre "La gouvernance des contenus" page 119 et suivantes du tome 3 "SharePoint, Ms Teams : une gouvernance efficace" (4) Cf. chapitre 4 page 250 du tome 1 "Adopter SharePoint sans développer"

Cela faisait longtemps que je n'avais pas écrit sur ce blog, occupé à m'affairer sur www.adopteunteams.com en raison de cette #&@! d'épidémie. D'ailleurs, si vous êtes intéressés, j'anime un webinar tous les vendredis sur le thème de l'adoption de Ms Teams au travers des bonnes pratiques en période de télétravail intensif : pour s'inscrire, c'est ici. J'ai écrit ce billet ce matin car il y a une révolution qui va commencer à apparaître sur votre SharePoint Online durant ce deuxième trimestre 2020 : annoncé à Ignite l'an dernier, le "Cortex Project" arrive en effet sur vos écrans Ms O365. Si vous avez seulement une vague idée de ce que c'est (il n'y a pas beaucoup de documentation en FR), je vais vous le présenter. Le nom de "Cortex" donné au projet fait clairement appel à l'idée du cerveau, à la matière grise et aux fonctions cognitives. Par conséquent, on peut définir le Cortex Project comme un ensemble de fonctionnalités qui vise à augmenter la valeur de votre Ms O365 en termes d'intelligence et de capitalisation de la connaissance. SharePoint et la gestion des connaissances ? Qu'avions-nous comme fonctionnalité de ce type jusque-là sur SharePoint puis sur Office 365 ? Nous avions des outils de publications collaboratifs et communautaires avec l'édition 2010 de SharePoint : site de blogs personnels et collaboratifs ainsi que des fonctions de Chat. Il y avait le modèle de site Wiki avec sa fonctionnalité de créer des liens vers des pages existantes ou à créer ultérieurement, en utilisant le jeu de caractères [[ (1). Autre fonctionnalité de la famille de la gestion de la connaissance : le magasin de termes, qui sert à gérer les référentiels de classement (thesaurus et taxonomie), concepts maîtrisés en organisation par les gestionnaires des données de référence (en anglais, "Master Data Managers"(2) ) et les propriétaires de données (en anglais, "Data Owners") . Dans l'édition 2013, l'enrichissement de ce type de fonctionnalités se distinguait au travers du modèle de site de communauté et l'intégration d'un moteur de recherche "apprenant". En effet, avec 2013, on voyait le retour d'un modèle de site 2007 non reconduit dans l'édition 2010, à savoir le site de communauté, qui possède des fonctionnalités de modération et de gestion de communautés qui récompensaient les collaborateurs engagés dans l'intelligence collective. J'ai largement conceptualisé le modèle d'organisation apprenante qui en découle au travers de l'utilisation de ce type d’outil dans mon livre "De SharePoint à Teams" sorti l'an dernier (3). Et puis le moteur de recherche apprenant, l'ancien produit FAST intégré à SharePoint depuis son édition 2013 apportait une dimension supplémentaire à la fonction Recherche de SharePoint en le faisant verser dans l'ère de l'outil apprenant : SharePoint enregistre alors l'activité de recherche de chacun pour construire des index personnalisés et ainsi restituer une expérience d'utilisation individualisée, augmentant au passage la pertinence des réponses apportées. Plus rien depuis 2013 ? On ne peut pas dire qu'il n'y a plus eu de fonctionnalités depuis 2013 pour augmenter le partage pertinent des connaissances. Des fonctionnalités d'index personnalisé, Microsoft a aussi tiré l'idée d'Office Graph. Office Graph est longtemps apparu comme une sorte d'objet inconnu voire mystère pour tout utilisateur de Ms O365. La seule partie immergée de cette fonctionnalité apparentée directement à l'enregistrement de l'activité de chaque utilisateur s'est longtemps limitée à Delve, cette tuile de fonctionnalités trop souvent incomprise par la majorité mais pourtant si intéressante en ce qui concerne la capitalisation des actifs informationnels d'une organisation. Comme je l'explique dans ce même livre(4), la fonction principale de Delve est de présenter, à son utilisateur, une information pertinente sur base de relations établie avec des contenus utiles, ses propres contenus mais également des contenus « publiés » par des collègues avec lesquels vous entretenez des relations de travail. Avec le Cortex Project, nous arrivons à une autre étape d'utilisation de l'Office Graph. Le Cortex Project utilise des fonctionnalités d'intelligence artificielle pour capitaliser sur les informations stockées dans les graphes individuels pour dépasser la mise en relation, dans un premier temps, des personnes et des contenus puis la mise en relation des personnes entre elles qu'elle pouvait entraîné dans un second temps. Le Cortex Project met en relation les contenus entre eux, au travers de thèmes, de sujets (en anglais, "Topics"), sous la forme d'une fonctionnalité d'édition de carte de thèmes/sujets/personnes et enterre ainsi la fonctionnalité [[ décrite plus haut trop peu connue ; Le Cortex Projet apporte nombre de nouveautés dans SharePoint comme des nouvelles versions du magasin de termes et du site de gestion de documentation (en anglais, "Document Center") ; Le Cortex Project dépasse le cadre de SharePoint (il reste la solution de gestion de la connaissance) et va trouver des applications d'utilisation de la connaissance dans des outils moins structurés que sont Office, Outlook et Ms Teams ; Le Cortex Project utilise des fonctionnalités déployées dans le socle des services Azure Cognitive Search comme LUIS et AI Builder pour effectuer des opérations de reconnaissance optique d'images et en extraire de l'information textuelle, interpréter la structure d'un document, en déduire une information structurée, appliquer des tags ou mots-clés et faciliter leur identification et leur réutilisation ; Le Cortex Project ne traite pas uniquement les informations textuelles extraites des images et les textes nativement numériques sur MS O365 mais va aussi organiser les conversations écrites et ce qui sera retranscrit des échanges vidéo de Teams ou de Stream ; Le Cortex Project ne s'arrête pas à Ms O365 car il peut utiliser le nouveau cadre de connecteur Microsoft Search pour traiter vos sources externes à Ms O365, à savoir des serveurs de fichiers, des bases de données SQL et toute application externe que vous pourrez interroger via des API. Autant de passionnants points à explorer en profondeur dans les prochains épisodes. À suivre… (1) Cf. tome 2 page 47 : "Les pages du site d’équipe classique sont des pages de type Wiki" (2) Cf. Wikipedia : Data master management (3) Cf. tome 2 page 65 : "L'organisation apprenante" (4) Cf. tome 2 page 38 : "Delve"

Il y a 10 ans, il y avait 2 types de liste de tâches SharePoint : La liste de tâches que généraient et utilisaient les flux de travail SharePoint ; depuis l'édition 2013 SharePoint Server, elle a laissé place aux flux de travail Power Automate, éléments de tâches qui ne se gèrent plus dans SharePoint (techniquement parlant, il y en avait une seconde qui servait à tracer l'historique des actions de flux de travail) ; La liste de tâches, présente par défaut dans le modèle de site Projet, que tout propriétaire pouvait ajouter à son site. C'est de ce second type de tâches dont je vais vous parler dans ce billet car, comme suspecté dans le titre de ce billet, SharePoint et les listes de tâches, une ombre menace sérieusement la disparition des listes de tâches SharePoint. Sur la feuille de route de Microsoft, si vous attendez des nouveautés concernant les listes de tâches et la "Modernisation" des composants WebParts Chronologie et Récapitulatif du projet (1), vous pourrez attendre longtemps… En la matière, les nouveautés arrivent d'ailleurs et je vous l'annonce tout de suite : ce billet peut donner mal à la tête car mon challenge va être de parvenir à offrir une vue synthétique sur une situation qui n'est pas simple, tant l'offre en matière de gestion des tâches sur Office 365 est riche. Le lien entre la gestion de projet et Microsoft s'est longtemps résumé dans les faits en 2 points : Ms Project pour les chefs de projet professionnels, Excel pour les chefs de projet occasionnels, ce qui faisait d'Excel, l'outil de gestion de projet le plus utilisé dans le monde. Avant Office 365, si on ne souhaitait pas utiliser Ms Project, il y avait déjà SharePoint et Outlook, ces 2 logiciels possédaient tous 2 leur système de gestion de tâches : Outlook, dans son onglet tâches avec la double possibilité de paramétrer un suivi et l'affection d'une tâche à autrui, SharePoint, avec la liste de tâches qui peut envoyer des emails aux personnes se voyant attribuer l'une d'entre elles. Quand utiliser lequel de ces outils ? Cette question était tranchée par une réponse quelque peu dogmatique que j'utilisais : "Microsoft voit Outlook comme un outil de communication et de productivité individuelle tandis que SharePoint est à utiliser pour collaborer dans un scénario de productivité de groupe". LE TRIO SHAREPOINT, OUTLOOK ET PROJECT Ce que l'on sait moins, SharePoint assurait le rôle d'agrégateur de tâches entre Outlook et Project. Il suffisait, pour ce faire, d'ouvrir la liste de tâches SharePoint avec MS Project (logiciel installé sur le poste client) et la synchroniser avec Outlook pour disposer d'un environnement à 3 logiciels interconnectés de façon bidirectionnelle : Ms Project pour le chef de projet, pouvant gérer les ressources (à partir de la version Ms Project 2013) et décider en connaissance de cause à partir de rapports d'analyse, SharePoint, pour l'équipe Projet, pour partager les tâches en mode collaboratif entre les membres d'un site projet, Outlook, pour la productivité individuelle (même s'il était devenu possible au travers de l'édition Outlook 2013 d'assigner une tâche à un autre utilisateur présent dans votre A.D.). Et puis vint Office 365 en lieu et place de Business Productivity Online Services (je vous le jure, cela s'appelait comme cela avant de devenir Office 365). PLANNER OU l'AVENEMENT D'O365 ET DE SES PETITS LOGICIELS Avec Office 365, votre Monsieur Madame Office 365 sait que son rôle s'explique par le fait que la bureautique Microsoft est entrée dans l'ère de nombreux petits outils plus simples d'adoption que les 3 logiciels précités. Depuis le début des années 2010, la concurrence des petits outils Cloud de productivité se développe au-delà de l'espace de stockage de fichiers Online au travers de logiciels collaboratifs de gestion de tâches dont nombreux d'entre eux figurent comme applications tierces dans Ms Teams. En ce début d'année 2020, si une catégorie de logiciels peut, à elle seule, symboliser la consumérisation des outils sur le Modern WorkSpace Office 365, ce sont bien les outils de gestion de tâches, à égalité avec les outils conversationnels (Outlook, SharePoint, Yammer, Teams, Kaizala) ! Mais la première réponse de Microsoft à cette multiplication d'outils de gestion de projet de nouvelle génération ne fut pas Teams : ce fut Planner, lequel figure en plein milieu de cette mosaïque, rebaptisé en français, Planificateur. Pour répondre aux contraintes du Web et de l'avènement du travail en situation de mobilité depuis nos smartphones, Microsoft accepte aussi bien l'appauvrissement fonctionnel par rapport à Ms Project qu'à la déclinaison Kanban plutôt que Gantt. L'évolution vers les méthodologies de gestion de projet Agile / Scrum n'y est bien entendu pas pour rien, évidemment. Microsoft en a également profité pour conforter Ms Project comme l'outil du chef de projet, dans le sens où les tâches Planner, "remontent" dans Ms Project ! Cette intégration s'effectue au détriment de l'intégration entre Project et SharePoint et… au bénéfice de MS Teams qui s'entend très bien avec Planner puisqu'un onglet est prévu à cet effet. L'EVIDENCE TEAMS ? Depuis l'édition 2010, SharePoint possédait le rôle central d'agrégateur de tâches, fort de sa position de partage de fichiers et d'autres éléments de liste pouvant enrichir un espace de gestion de projet" : les contacts du projet, le flux de demande de congé du projet, etc. Néanmoins, la fin de l'histoire d'amour, si on peut dire, entre SharePoint et les tâches semble arriver à son terme : le bouton "Synchroniser avec Outlook" ne trouve plus sa place dans le ruban de liste de tâches "Modern". Il va falloir vous familiariser avec le fait que c'est Ms Teams, le nouvel outil de messagerie collaborative, qui récupère logiquement cette fonction d'agrégateur de logiciels, mais pas seulement. Microsoft a aussi racheté Wonderlist il y a quelques années, un outil de productivité de tâches individuelles, et l'a depuis transformé en la solution To Do ; il ne l'a pas simplement renommé : Il lui a d'abord retiré la possibilité d'assigner des tâches à un autre utilisateur ; Il lui a ensuite donné l'an dernier la faculté de récupérer vos propres tâches Outlook ainsi que les rappels des réunions Outlook. Là aussi, ce nouvel outil retire à Outlook et à SharePoint la valeur ajoutée que représentait leur intégration et on peut considérer que To Do devient l'agrégateur de tâches individuelles à l'instar de Planner qui deviendrait… l'agrégateur des tâches collaboratives ? Il est prévu que les tâches To Do apparaissent prochainement dans le menu de gauche de Ms Teams, de manière à ce que chaque utilisateur profite de cette vue consolidée sans devoir changer d'application (2), comme l'utilisateur trouve déjà son calendrier Outlook. On peut raisonnablement se poser la question de savoir pour combien de temps, Outlook continuera-t-il à offrir la possibilité de créer des tâches ? À mon avis, plus pour longtemps car votre App Outlook pour téléphone mobile ne fait-elle pas déjà l'impasse sur la gestion de tâches au détriment de l'App To Do ? Même si SharePoint et Outlook semblent vraiment être mis hors du coup pour la gestion de tâches, l'utilisateur voit néanmoins le nombre de logiciels de tâches rester le même, Ms Project semble rester l'outil professionnel inamovible pour un chef de projet… Vraiment ? Microsoft a pensé qu'il fallait proposer une nouvelle solution, Cloud évidemment, proposant un HUB de tâches qui se positionnerait entre Planner et Project, en ce qui concerne la planification et la simplicité : ce nouvel outil s'appelle "Project for the Web". LA SOLUTION "PROJECT FOR THE WEB" ARRIVE EN MARS 2020 Que l'on s'entende bien : Project for the Web n'est pas une version "Modernisée" de MS Project qui existe depuis pas mal d'années sur une version Online. C'est bien une nouvelle solution pour laquelle il faudra également s'affranchir du paiement d'une licence additionnelle : Project for the Web est disponible à partir de Project Plan 1 pour 10 €uros par mois et par utilisateur en prix public. J'ai assisté à une présentation de cette nouvelle solution qui arrive en France ce mois-ci, animée par Vincent Capitaine. Pour sa conception, Vincent Capitaine dit que Microsoft est parti de plusieurs convictions : les générations Y arrivent et, même si elles sont plus friandes d'outils visuels et simples, Planner devait se voir complété d'une plateforme prédictive de gestion de projet, basée sur de l'agrégation et des facultés d'automation. L'outil paraît être intuitivement plus "User-Centric" qu'à l'accoutumée, plus visuel et plus simple que les outils de gestion de projet traditionnels : On peut passer d'une vue diagramme de Gantt à une méthodologie Kanban plus Agile ; On peut gérer des ressources, ce qui était propre à Ms Project depuis son édition 2013 ; On peut regrouper des projets dans un méta-projet. Cependant, notez que bon nombre de fonctionnalités restent à venir. Même si c'est le propre d'Office 365, considérez bien que, ici, nous sommes face à une toute première version d'une toute nouvelle solution, 100% Cloud. À titre d'exemple : L'ajout de champs personnalisés n'est pas disponible mais est annoncé dans le courant de cette année ; Saisir en modification rapide comme dans SharePoint est sur la feuille de route du Product Owner ; Importer une liste de tâche depuis Excel (eh oui, l'outil de gestion de projet n°1 dans le Monde), SharePoint ou Ms Project ne figure pas dans la feuille de route du tout nouveau produit. Project for the Web possède une page appelée "Roadmap" qui a pour fonction de rendre possibles tous les scénarios d'intégration pour faciliter l'agrégation de tâches. Concernant ses facultés d'agrégation des tâches actuelles, Project for the Web propose actuellement les sources Azure Board et Project Online… mais ne s'intègre pour l'instant, pas avec les "vieux systèmes" de tâches Outlook et SharePoint mais pire encore : il ne s'intègre non plus avec Planner, ni avec Microsoft To Do, ni avec Kaizala… Kaizala ? Eh oui, je dois mentionner ici l'existence de Kaizala comme autre outil de gestion de tâches : en effet, cet outil Office 365, qui pouvait apparaître comme un concurrent direct à Ms Teams se voit finalement dévolu le rôle d'outil Mobile de connexion à votre Modern WorkSpace O365 de votre population de "Final Workers" (ceux qui travaillent chez vous mais pas dans vos locaux). Kaizala possède des applications et l'une d'entre elles permet de créer des tâches (projets) pour soi et pour les membres de votre groupe. Aucune tâche Kaizala ne s'intègre avec ces 4 outils : To Do, Planner, Ms Project et Project for the Web. C'est toujours à Teams que reviendra le rôle de Hub pour toutes ces tâches : un propriétaire d'équipe Teams pourra publier ces projets "Project for the Web" comme vous pouvez déjà le faire avec l'onglet site qui attend vos URL. Pour la représentation visuelle des tableaux de bord, c'est un feu d'artifices Power BI qui s'en donne à cœur joie pour publier des états d'avancements pré-modélisés pour vous : vous pourrez donc vous en contenter sans devoir passer par des étapes de traitement et de publication. Pour contrebalancer ce que j'ai indiqué plus haut, même si bon nombre de fonctionnalités Project for the Web restent à venir, je vous confirme que, dans le discours de Microsoft, Project for the Web n'aurait pas vocation à succéder à Ms Project 2019, qui reste sur le pont, avec des fonctionnalités de gestion avancée (comme la gestion logique des liaisons de tâches entre elles). Mais honnêtement, je reste un peu circonspect sur l'apparent "modeste destin" que l'on peut prédire à cet outil lorsque l'on réalise que Project for the Web est hébergé sur le Cloud Dynamics 365… PROJECT FOR THE WEB PEUT ETRE "ETENDU VIA POWER PLATFORM" La solution Project for the Web peut être étendue via Power Platform : Power Apps, Power Automate et, bien sûr, Power BI évoqué plus haut. Les limitations actuelles au niveau de l'intégration de tâches que j'ai listées plus haut pourraient être contournées par… vous ! Je m'explique : "Project for the Web" est une solution construite sur le socle Dynamics 365 et s'appuie donc sur les fonctionnalités de Power Apps. "Project for the Web" porte ainsi le mandat de permettre la personnalisation de l'expérience utilisateur sans développement lourd, formule qui résume le positionnement de la Power Platform. Ceux qui fréquentent mon blog l'ont peut-être déjà lu dans l'un de mes récents billets (3) ; certains modèles de site SharePoint, non actualisés par la vague "Modern Experience", voient la concurrence de Power Apps les condamner : blog, communauté et, maintenant, projet. "Project for the Web" est ainsi une solution de portail web basée sur Power Apps et il possède des métriques d'utilisation qui le rappellent : 100 000 projets max., 100 000 ressources utilisateurs max.… Avec les connecteurs, vous devriez être en mesure de doper la faculté de "Project for the web" à agréger les tâches sur les sources manquantes mais la personnalisation dépasse la construction d'écrans mobiles ou de tablette de Power Apps, de tâches automatiques ou la mise à disposition de connecteurs de Power Automate. Les organisations vont pouvoir partir de cette brique "Project for the web" pour construire leur propre application de type « product life cycle Management », « application life cycle Management »… sur la Power Platform. Power Apps ne possède-t-il pas un menu adapté à la gouvernance applicative dont SharePoint pourrait être jaloux ? On peut créer et gérer plusieurs environnements ; on peut gérer les versions et la publication des applications de manière à créer son propre magasin d'applications. Un des exemples qui peut inspirer est l'excellent "Centre d'excellence Power Apps" que vous pouvez télécharger et tester, au travers duquel j'accompagne mes clients dans mes missions de gouvernance Office 365. Comme pour bon nombre d'usages de listes de SharePoint, Power Apps est en train de prendre le destin de la conception d'application Métiers dans Office 365. Et dire qu'en 2013, on se demandait quel serait l'outil qui succéderait à SharePoint Designer… Hormis la fonction d'intranet d'entreprise et d'emplacement de gestion de fichiers sous Teams, à quoi va encore servir SharePoint ? Disons qu'actuellement, comme le socle Office 365 possède un temps d'avance sur le socle Dynamics 365 en ce qui concerne les fonctionnalités du centre de conformité, je continuerai à gérer les données sensibles sur SharePoint (4), pour aller au-delà des seules stratégies DLP prises en compte par PowerApps. Ce n'est pas forcément un paradoxe quand on connaît la complexité à protéger la donnée et les flux non structurés (fichiers et emails) par rapport à de la donnée structurée. J'aborderai toute cette problématique de la comparaison de la gouvernance de la donnée sensible sur SharePoint et sur Power Platform, dans mon 4e tome d'"Adopter SharePoint sans développer" dont le sujet est "SharePoint et la Power Platform" (sortie prévue cet été). À suivre donc… (1) Cf. billet de blog Série : J'ai testé la conversion vers la "Modern" expérience | épisode 5 : Les WebParts "Report de contenu" (2) Cf. "Adopter SharePoint sans développer : de SharePoint à Teams" tome 2 page 59 ; Teams a pour vocation de lutter contre les effets désastreux de l'interruption de la concentration occasionnée par le changement d'application (3) Cf. billet de blog Le retour des sites internet sur Office 365 (4) Cf. "Adopter SharePoint sans développer : une gouvernance efficace" tome 3 page 199

Retrouvez-moi à la 5e édition d'aOS Luxembourg le 25 juin prochain. C'est déjà la 5e édition d'aOS Luxembourg et elle se déroulera, comme à l'accoutumée, dans les très agréables locaux de notre partenaire, Microsoft Luxembourg, Rives de Clausen. Pour les personnes intéressées mais habitant un peu loin, Luxembourg est à un peu plus de 2h10 de la gare de Paris Est et possède tout proche un aéroport international. Ma session en français s'intitule "Office 365 Vs. le Shadow-IT", pour reprendre le sujet des 4 billets que j'avais écrits à l'automne 2019. Il y aura une plénière animée par Gokan Ozcifci​, des MVP et des conférenciers français, belges et allemands pour échanger sur Office 365, Teams, Dynamics les Virtuals agents et les Bots... L'agenda détaillé ci-dessous prévue initialement est quasi confirmée et l'inscription, gratuite mais obligatoire, reste sous ce lien https://lnkd.in/dWjYytj

Savez-vous qu'il est des missions que j'exécute des jours entiers durant lesquels je ne navigue pas dans SharePoint ? Je ne vois aucun écran d'utilisation, de paramétrage ou d'administration ? Ce sont les missions pour lesquelles mes clients me mandatent pour que je les conseille dans la mise en place de la "gouvernance". Tout d'abord, la gouvernance SharePoint. J'ai eu la chance de tomber dans la marmite de la gouvernance quand j'étais petit, i.e. débutant dans le monde des consultants SharePoint, biberonné par Pierre Erol Giraudy, le consultant le plus éminent que j'aie rencontré dans ce domaine il y a 10 ans. J'ai ainsi débuté par des missions de gouvernance dans le monde Server de SharePoint et maintenant, mon savoir-faire en la matière me sert pour mettre en place la gouvernance autour de la plateforme Office 365. Même si la nature de certaines tâches a évolué, voire disparu en passant du monde des infrastructures Server aux services Cloud, cette simplification dans la mise en place d'une bonne gouvernance se voit être compensée par la multiplication des progiciels collaboratifs sur O365 aux côtés ou en lien avec SharePoint Online. La relative simplification de la gouvernance SharePoint Online se voit être compensée par la multiplication des outils collaboratifs sur O365 Du coup, tout comme les plans de gouvernance SharePoint Server le requièrent, mes missions de mise en place de la gouvernance d'Office 365 se déroulent aussi sur 5 jours. C'est le temps minimal nécessaire pour mettre en place le plan de gouvernance générale, les rôles et matrices de responsabilités et de compétences des 3 plans de gouvernance opérationnelle (garantie de la mise en condition opérationnelle), applicative (responsable de la qualité de l'expérience utilisateur) et fonctionnelle (responsable de l'adoption utilisateur). Ces jours vont être nécessaires pour clarifier le champs des responsabilités de chacun et vérifier la bonne "adoption" des centres d'administration par les parties prenantes, les administrateurs généraux d'Office 365 et de ses rôles d'administrateurs spécialisés (entre 2 et 4 personnes par rôle). Ensuite, l'adoption d'Office 365 par les administrateurs passe par la maîtrise de ces centres d'administration qui s'imbriquent parfois entre eux (SharePoint et OneDrive), qui bénéficient ou non de la facilitation que représentent les groupes Office 365 pour gérer les utilisateurs (SharePoint, Teams, Stream, Forms…). Mais avant d’affecter les licences, l'organisation doit avoir choisi en connaissance de cause les nouveaux usages bureautiques et collaboratifs souhaités. Vu le nombre de fois où j'ai rencontré cette situation, je ne suis plus étonné lorsque je constate qu'une fois après avoir migré les e-mails dans Exchange Online en approche "migration technique invisible pour mes utilisateurs", l'adoption des autres outils collaboratifs n'a pas toujours fait l'objet d'une stratégie partagée avec les utilisateurs ! L'indispensable définition des usages-cibles C'est la raison pour laquelle, au démarrage du chantier Gouvernance, il arrive parfois que l'on se rende compte que la vision du déploiement à l'échelle-cible des futurs outils collaboratifs peut devoir être traitée en incluant les Métiers : l'erreur serait d'inverser l'ordre des choses en mettant la gouvernance au premier rang des priorités. Pour autant, même si c'est la déclinaison très personnelle de chaque organisation de trouver la juste convergence entre ses usages et sa plateforme Office 365 qui doit primer sur le reste, avec des cas d'utilisation bien ciblés. Cela ne signifie pas pour autant que le sujet de la gouvernance doit être occulté mais qu'il doit être géré comme un impératif organisationnel et non comme un objectif. La gouvernance est un impératif organisationnel et non un objectif Une bonne gouvernance est une recherche d'équilibre entre la gouvernance opérationnelle, applicative et fonctionnelle, laquelle, cette dernière devra définir la gouvernance des données sensibles. En effet, le sujet de la gouvernance de la donnée sensible doit être adressée, dès la définition de la vision d'adoption, de manière à se mettre en capacité de lever les éventuels craintes, freins et obstacles que l'on traitera à travers l'adoption des centres sécurité et conformité. Ce qui ralentit la mise en place des ateliers de définition de la vision, c'est devoir coucher sur le papier le nom du responsable fonctionnel du programme d'adoption Office 365 et des parties prenantes engagées dans ces ateliers, avant de devenir un sujet permanent, une sorte de programme de transformation soutenu par la gouvernance opérationnelle et applicative. Les acteurs de la gouvernance opérationnelle et applicative sont généralement faciles à identifier ; c'est plus compliqué de prendre conscience et de trouver un "Monsieur-Madame Office 365" en charge de l'adoption fonctionnelle. Il faut trouver un "Monsieur-Madame Office 365" en charge de l'adoption fonctionnelle Ce nouveau rôle peut ainsi représenter des enjeux de pouvoir ; comme je l'ai encore partagé la semaine dernière avec une de mes clientes, je ne pense pas que ce rôle doit être dévolu à une fonction déjà existante dans l'organisation : pas la DRH, pas la communication, pas l'informatique car toutes ces fonctions de support sont des parties prenantes dans la mise en œuvre et risqueraient d'être juge et partie. Je vois actuellement apparaitre bon nombre de création de poste de "petit chef de projet 0365" mais la dimension de ce rôle-clé l'amène selon moi à présider un comité de gouvernance qui devra rendre des comptes au comité d'exécutif de l'organisation, au travers d'indicateurs d'adoption. Une fois que cette nouvelle fonction est attribuée, le "Madame-Monsieur Office 365" (l'inversion est ici un indicateur de parité ;) ) devra se pencher sur la gouvernance des utilisateurs et des contenus dans la suite des logiciels collaboratifs (Teams et son complément SharePoint qui vous permettra de proposer des applications "Métier" (1), Kaïzala, Yammer, Stream, Planner, Forms...) mais aussi la gouvernance des solutions personnalisées au travers de la Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI), des outils tiers ou des développements spécifiques, avec le responsable de la gouvernance applicative. Prévoir tout ce qui peut se passer en phase de "Run" Ce projet de gouvernance a, en effet, pour vocation de (tout) prévoir ce qui peut se passer en phase de "Run", i.e. une fois que le projet de déploiement est passé : support et gestion des mises à jour mais aussi évolution de la feuille de route interne, pour répondre aux demandes des utilisateurs. Le plan de gouvernance a donc pour but de s'assurer que la bonne personne effectuera la bonne action au bon moment, écrivais-je déjà dans mon livre : "SharePoint, Teams : une gouvernance efficace". (2) Mes clients n'échappent donc à pas à la mise en place de liste d'actions précises en lien avec : Des matrices de responsabilité Des contenus et des formations Des métriques et des contrôles Le plan de gouvernance constituera ainsi le référentiel pour toute action de correction, d'adaptation et d'évolution des paramètres des outils O365 et des solutions personnalisées déployées. Une conduite du changement pour accompagner toutes les parties prenantes du plan de gouvernance L'approche que j'utilise se séquence en 3 étapes pour imaginer, fixer et rendre actionnable le futur modèle de gouvernance : Découvrir Définir Valider Comme indiqué plus tôt, ce passage nécessaire à la bonne gouvernance d'O365 peut lever des besoins de formation supplémentaires, ce que j'adresse par la suite dans une troisième phase, comme un accompagnement au changement pour nos chères équipes d'administrateur Office 365 : Administrer Office 365 et ses outils collaboratif Administrer le centre de sécurité et d’Office 365 Formation PowerShell pour Office 365 Donc n'oubliez pas : après l'atelier de définition des usages cibles et avant le déploiement effectif des licences, pensez à la mise en place de la gouvernance, de manière à éviter de nourrir le sentiment de prendre le risque que votre Digital WorkPlace Office 365 ne se "transforme en cour de récréation (2)" pour certains de vos utilisateurs et soit ignoré par la majeure frange de la population-cible… Le prochain billet parlera de la gouvernance des Power Users dans SharePoint, avec l'introduction de la Power Platform ! (1) Cf. Adopter SharePoint sans développer (tome 2) | De SharePoint à Teams (2) Cf. Adopter SharePoint sans développer (tome 3) | SharePoint, Teams : une gouvernance efficace (3) Expression que m'a laissé lui emprunter un responsable de déploiement Office 365 éclairé, Gaël, un de mes contacts rencontré lors d'un de mes passages à Bordeaux, qui se reconnaîtra je l'espère ;)

Cela faisait longtemps que mes doigts brûlaient d'écrire un petit billet de blog sur les pages "Modern experience" de SharePoint, lesquelles entraînent, selon moi, une gouvernance éditoriale plus complexe qu'en expérience classique. En termes d'expérience utilisateur, il n'y a pas photo entre les pages "Modern" et les pages classiques "Responsive", faisant la part belle aux images et donc plus agréable à l'œil ces pages ont néanmoins changé bon nombre d'habitudes en matière de gouvernance éditoriale (1). Ce billet aborde donc les implications qu'entraînent ces pages dans la gestion des rôles dans un intranet (plutôt le site de communication) mais les points que j'aborde peuvent également concerner un site d'équipe. Ce qui m'a particulièrement incité à penser cela, c'est la gestion des annonces (désormais News) puis celles des listes de liens dans les pages de site "Modern". Mic-mac dans la gestion des pages et des News L'APP "annonces" disparaît dans l'expérience "Modern" au bénéfice d'une fonctionnalité de promotion de page de sites en tant que News. Honnêtement, personne ne s'est vraiment plaint de ce remplacement : - Premier bon point pour cette initiative, évidemment, le côté visuellement attractif de la News "Modern" par rapport à l'annonce classique. - Second bon point, ces News ont fait leur apparition en 2019 dans la page de démarrage de SharePoint et ces News remontent via l'APP téléphonique SharePoint en tant que notification (plus exactement, remontent si Office Graph l'en a décidé ; si vous souhaitez forcer cette "remontée d'information", c'est possible via une option de site à activer via PowerShell. - Troisième et dernier bon point, cette fois, pour la démocratisation réussie de la création des modèles de pages (et donc de News !) pour tout utilisateur disposant de l'autorisation de gérer les listes. Nous sommes dans une logique de No-Development particulièrement simplifiée ! Par contre, comme je l'ai détaillé dans le chapitre dédié à l'adoption de la Modern Expérience, la réalisation de ce tour de passe-passe (promouvoir une page en tant que News) passait par un "un peu trop obscur ajout de métadonnées" (2). Même si, par les paramètres, il n'est pas possible d'empêcher les contributeurs de créer seulement des news ou des pages de site, il est possible de gérer les autorisations à l'intérieur de l'APP Pages de site : À l'intérieur du répertoire des modèles créé automatiquement par SharePoint dès la création du premier modèle de page ou de News ce qui vous permettra même de donner accès à certains modèles à certains utilisateurs (par type de News commerciales, HR, Newletter, etc.) ; Au niveau du répertoire de pages de site que j'ai moi-même créé, de manière à laisser aux contributeurs la possibilité de gérer leurs pages de site et les News, sans modifier la page d'accueil (stockée dans un répertoire que j'ai créé ici spécialement avec des droits de modification limités aux utilisateurs qui ont le droit de la modifier).​​ ​​ La gestion des listes de liens insérées complexifient la gouvernance des pages Passons maintenant aux listes de liens insérées dans les pages Modernes ; un de mes anciens stagiaires de formation m'a inspiré cette partie du billet avec une question la semaine dernière. Dans le monde Classique de SharePoint, les listes de liens étaient gérées au travers de l'APP Liens. Dans le monde Modern de SharePoint, vous pouvez également utiliser l'APP Liens dont l'apparence a été modernisée ; ajouter le WebPart Liste permettra à un "webmaster" d'insérer dans une page une liste gérée par certains contributeurs, qui n'auraient pas d'autorisation sur cette page. Mais avouez que pareille expérience visuelle vécue par l'utilisateur est finalement assez pauvre et rappelle le monde Classique de SharePoint (un exemple ci-dessous). La force de l'expérience "Modern" de SharePoint est évidemment la qualité de l'expérience utilisateur : pour publier des listes de liens, les pages de site ont reçu de nouveaux WebParts "Modern", que je vous propose de passer en revue car ils ne génèrent pas tous la même qualité d'expérience utilisateur. Même si cela fait le job (pointer sur le bon site et la bonne liste de liens au travers du type de contenu), je ne recommande pas actuellement de partir sur le WebPart "Contenu mis en évidence" : la raison à cela est essentiellement "visuelle" car, même si les options de disposition possibles sont variées par rapport à son illustre prédécesseur classique Recherche de contenu, les options de disposition sont limitées à Grille, Liste, Carrousel (fonctionne avec une image/prévisualisation) et Pellicule (fonctionne avec une image/prévisualisation) ; avec des paramètres appelant des liens, le choix se limite finalement à grille et liste si on ne veut pas générer des tuiles visuellement "vides". Le meilleur composant WebPart est celui auquel vous pensez peut-être déjà depuis le début de cette section : le WebPart "liens rapides". Les options de disposition sont parfaitement adaptées puisque Compact et Bouton vont permettre de présenter un affichage visuellement attractif, qui se rapproche de Bannière principale mais sans la contrainte de la taille des tuiles. La grande nouveauté de l'interface moderne est que, par conséquent, on sent le parti-pris pour gérer les listes directement dans les pages et de ne plus devoir gérer des listes des liens dans le site : la conséquence n'est aussi ici pas neutre en termes de gouvernance dans les pages car il faut donner des accès aux contributeurs de ces listes de liens aux pages et non plus aux listes. (1) Cf. tome 3 page 83 (2) Cf. tome 2 page 345

Fut un temps où www.adopteunsharepoint.com était hébergé sur Office 365. En septembre 2013, au moment du lancement de mon site, j'avais choisi, parmi les modèles de site SharePoint, le blog assez naturellement. Tous les modèles de site SharePoint Server n'étaient déjà pas disponibles : le modèle de site "catalogue" de SharePoint 2013 Server n'existait pas sur Online, ce qui laissait indiquer clairement que Microsoft ne souhaitait pas que ses clients "montent des sites marchands" sur sa plateforme Office 365. La raison principale à cela semblait être que Microsoft ne souhaitait pas gérer une charge explosive de visiteurs simultanés sur ses environnements SharePoint Online, à cause de sites exposés sur Internet. Office 365 m'annonça donc comme à beaucoup de ses locataires Office 365 que je devais migrer chez un des 2 hébergeurs partenaires, qui proposaient des solutions non Microsoft. Et puis, les temps ont changé, puisque je vous annonce dans ce billet, le retour des sites Internet sur Office 365! Pour autant, vais-je de nouveau migrer les billets de mon blog pour, cette fois, retourner sur Office 365 ? Une annonce passée relativement inaperçue En 2019, Microsoft a ainsi annoncé le retour des sites internet sur Office 365. Cette annonce est peut-être passée relativement inaperçue car, pour capter cette information dans la galaxie des solutions Office 365, il fallait avoir "tourné son antenne" vers… PowerAPPS !! En effet, le retour des sites internet sur Office 365 ne s'effectue pas sur SharePoint mais sur le socle de Cloud Dynamics 365. Vous apprendrez peut-être au travers de ces lignes qu'il existe ainsi 3 Clouds dans les Datacenters de Microsoft : Azure, Office 365 et Dynamics 365. Eh bien, PowerAPPS, comme Power Automate, est un logiciel qui est hébergé sur le Cloud Dynamics 365. PowerAPPs et Dynamics partagent ainsi l'environnement Data Common Services… que l'on découvre assez rapidement dès ses premiers pas sur PowerAPPS. La création de ce site passe par la création d'un portail PowerAPPS comme si vous constituiez un formulaire PowerAPPS. Vous allez pouvoir partir d'un modèle de portail et agencer vos pages et formulaires comme si vous faisiez une application PowerAPPS. Quel sacré coup de fouet pour PowerAPPS qui ne se contente plus de la création d'application téléphone ou tablette ! PowerAPPS ne se contente plus de la création d'application téléphone ou tablette ! Alors qu'en environnement Server, SharePoint peut tout à fait occuper les fonctions d'intranet (classique, collaboratif et social), d'extranet (collaboratif) mais également d'internet (le temps durant lequel le site Ferrari était la référence SharePoint est révolu ; la nouvelle référence est un peu moins glamour puisque on parle de… Tefal.fr !), sur Office 365, SharePoint voit PowerAPPS le remplacer en tant qu'outil pour construire le site internet de l'entreprise. La raison fondamentale de cette orientation semble s'expliquer par la volonté de proposer des sites en lien avec les activités marchandes de Dynamics. Vais-je donc devoir nécessairement migrer ce site de blog en site marchand ? Vais-je devoir migrer mon blog en site marchand ? Voyons donc les modèles de portails proposés par Power APPS : Portail client en libre service, portail partenaires, portail des employés en libre-service, portail communautaire, portail de démarrage Common Data Service et le portail vierge. C'est ce qui est annoncé mais que je peux pas encore tester ; à l'heure où j'écris ce billet, je ne possède que le portail vierge. Ces nombreux modèles possèderont des fonctionnalités activées ou non ; par exemple : Seul le portail des employés en libre-service possèdera la fonctionnalité d'authentification AD Azure, laquelle traduit le caractère intranet ou extranet du site ; Seul le portail communautaire possèdera les fonctionnalités idées et blogs ; Enfin, il sera possible d'activer un ensemble de fonctionnalités Project appelé Project Service Automation pour travailler avec ses clients ou ses partenaires Du coup, qu'est-ce que cela induit par rapport à mes sites SharePoint ? Alors que la Modern Experience de SharePoint déploie lentement ses nouveaux WebParts, des modèles de site SharePoint 2013 restaient figés en expérience classique. Pas de nouveaux WebParts dans la catégorie des sites d'entreprise et des sites de collaboration : centre de recherche, centre des documents, centre des enregistrements, site de projet, site communautaire… Les modèles de site Recherche, Centre de documents et syndication des types de contenu vont connaître un rafraîchissement prochainement (aperçu à Ignite 2019). Pour les autres, on peut se contenter de suivre ce que Microsoft a écrit sur cette page (1) : "habillez vous-mêmes vos sites classiques en Modern !". Plus précisément, inspirez-vous du site de communication lequel s'appuie principalement sur les fabuleux WebParts Bannière principale (EN : Hero) et Contenu mise en évidence (EN : Highlighted Content). Très bien pour les sites Centre de documents ou Centre des enregistrements. Malheureusement aucun WebPart "Modern" ne va venir me permettre de moderniser les modèles de sites à page classique (sans WebPart moderne venus les remplacer) de type blog d'équipe, communauté ou projet. Or ces fonctionnalités arrivent sur les portails PowerAPPS cités ci-dessus. Dois-je abandonner mes sites SharePoint classiques pour des portails PowerAPPS ? "In fine", peut-on déjà conclure au changement d'outil de SharePoint à PowerAPPS pour ces 3 usages : blog d'équipe, communauté ou projet ? Je n'ai aucune garantie mais avouez que cela y ressemble de plus en plus. Si nous devons l'envisager, quelle sera l'expérience de conception de sites portails dans PowerAPPS ? Alors que la conception de pages Modern Experience de SharePoint est une vraie belle réussite d'expérience utilisateur simplifiée, la conception de pages PowerAPPS est plus technique. Comme ce ne sont pas les mêmes usages ni les mêmes enjeux, ces 2 outils ne sont pas destinés aux mêmes types de solutions ni aux mêmes profils de concepteur : La conception de pages SharePoint Modern est (enfin !) faite pour un utilisateur bureautique soucieux de personnaliser une page de site d'équipe (intranet ou extranet collaboratif) ou un site de communication (intranet de publication) La conception de pages PowerAPPS est faite pour les concepteurs de solutions extranet ou internet mais relativisons : la cible des applications Power… (Power Platform se compose ainsi de Power APPS, de Power Automate et de Power BI) est ici le PowerUser, des utilisateurs bureautiques avancés qui entameront leur découverte de ces outils avec une base de connaissances Excel pour les formules et Access pour la conception des écrans. Et du coup, je me suis lancé dans l'écriture d'un 4e tome de la collection Adopter SharePoint sans développer : adopter la PowerPlaform, qui sortira vers le début de l'été! À très bientôt (1) https://docs.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/publishing-sites-classic-to-modern-experience (2) https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/transform/modernize-publishing-portal

Voici une mise à jour du premier billet concernant la conversion vers la "Modern" expérience, relatif à la migration de pages classiques dans lesquelles des composants WebParts d'applications avaient été insérés. Les premiers résultats de cette expérimentation effectuées en avril sont revus car la migration de l'APP Liens Promus, si populaires pour faire des pages passerelles/menus de navigation dans le contenu des page ne fonctionnait pas complètement. Dans ce premier billet, j'écrivais que la conversion de la mise en page de page Wiki, fonctionne vraiment très bien : rien à y redire, ce qui apparait normal quand on a bien respecté les consignes de rester sur les modèles de mise en page fournis par Microsoft. Concernant la conversion des WebParts, j'avais simplifié la présentation des résultats de mes tests, sous la forme d'un tableau, accompagnée de quelques lignes de commentaires. Avec une coche de couleur verte, les APPs d'application de type liste et bibliothèque sont correctement reconnues et converties en WebParts liste et bibliothèque de la catégorie Découverte mais l'APP Liens promus obtenait une case à cocher orange en avril : la raison est que ce WebPart était simplement converti en WebPart de liste, en mode d'affichage "liste" et non pas en WebPart Liens rapides, de la catégorie Découverte, qui apparaissait être "fonctionnellement" son successeur. Et bien non ! Dans ce nouveau WebPart, comme les liens sont définis directement dans les paramètres de WebParts, l'opération de conversion demeurerait compliquée ! La mise à jour de cet article n'annonce donc pas cette nature de conversion mais plus simplement que la liste Liens Promus est plus simplement migrée vers une liste en affichage mosaïque, ce qui offre le résultat attendu. Le nouveau tableau de synthèse devient donc le suivant : N'oubliez pas : Retrouvez moi mercredi 11 décembre à 14h chez Microsoft pour échanger sur la collaboration avec Teams avec un précieux retour d'expériences dans l'Education Nationale (académie de Limoges). L'agenda : https://modern-workplace.pro/agenda/#sz-tab-43809