De la première journée de la première édition du Microsoft Tech Summit 2018 (dont les allées sont quelque peu claire-semées), j'ai retenu : Une organisation made in USA, organisation drivée par les Microsoft America venus eux-mêmes supervisés et animés la plénière et les sessions l'information comme quoi, ca y est, nous y sommes, on peut considérer que les datacenters Microsoft sont opérationnels en "région Centre" (comprendre près de Paris) et près de Marseille Teams | des nouveautés attendue concernant Teams, présentées au travers de la maturation du concept des Office Groups : dès aujourd'hui (14 mars 2018), il va être possible d'activer une stratégie de suppression du groupe si vous avez activé votre Office 365 avec les dernières nouveautés déployées ; si vous connaissez la fonctionnalité de collection de sites appelée Stratégie de site, vous allez retrouver la même logique de fonctionnement pour un Office Groupe depuis la console d'administration d'Azure Active Directory (plan payant uniquement)et aux éléments associés Site SharePoint, boite email de site/groupe, yammer, PowerBI… qui se retrouvent pour une durée de 30 jours (cela aurait mieux 90 jours, non ?) dans la nouvelle corbeille de l'administrateur de collections de site [présentée dans le billet précédent)]) ; une mesure qui vient renforcer la gouvernance du cycle de vie des sites Pour Q2-2018, Microsoft annonce la fonctionnalité de convention de nommage pour la création d'un Office Group ! Limité à 264 caractères, préfixe, suffixe et liste de mots gérées (magasin de termes probablement) vont permettre de mettre un peu de gouvernance dans la navigation dans les contenus Sans date mais fonctionnalité confirmée, Teams connaitra "un jour prochain" la fonctionnalité de créer votre propre modèle Yammer | Une intégration Yammer vers Office 365 qui malheureusement se fait toujours attendre et qui souffre désormais de la concurrence de Teams même si les usages ne sont pas les mêmes, à priori ; donc toujours pas de fusion entre les profils SharePoint et les profils Yammer même si les documents peuvent désormais être stockés dans SharePoint ; nous sommes toujours en présence de 2 solutions (il est prévu que les données Yammer puissent être rapatriés dans les datacenters français en Q3-2018 (pas trop RGPD compliant jusque-là…) Enfin, pour finir sur une très belle note, j'ai assisté à ma première démo concernant le type de collection de sites HubSite et j'ai hâte de déployer grandeur nature car, en plus de, gérer de façon unifiée l'apparence, nous allons pouvoir bénéficier d'un nouveau bandeau de navigation entre collections de site !!! J'en profite pour re-saluer les clients et collègues croisés ce jour et espérant les re-croiser demain !

Le chemin à emprunter du serveur de fichiers à une solution SharePoint réussie est souvent beaucoup moins simple qu'il peut y paraitre au départ. L'habitude prise des utilisateurs dans leur environnement de répertoires et de sous-répertoires en place depuis tellement de temps et la richesse fonctionnelle de SharePoint sont les deux pierres angulaires des risques d'échec partiel ou total des projets SharePoint les plus courants. Les fonctionnalités collaboratives et de gestion du cycle de vie méconnues, la vérité sur les dossiers Windows et les métadonnées SharePoint dans la "vraie vie", la cerise sur le gâteau en offrant aux utilisateurs, l'ajout d'expériences de recherche documentaires en lien avec leurs activités de traitement... : à travers le tome 1, j'ai livré un guide focalisé sur l'aspect Projet de migration de fichiers sur SharePoint Cliquer pour se rendre sur la boutique : https://www.bod.fr/librairie/adopter-sharepoint-sans-developper-frank-poireau-9782322140428 Le tome 2 s'appelle de "SharePoint à Teams" ; expliquant l'apparition de Teams, le second ouvrage complète la présentation des fonctionnalités avancées de SharePoint en dépassant les usages documentaires de SharePoint : - ses fonctionnalités de réseau social - la création d'applications Métiers - la création et la publication de tableaux de B.I. - les fonctionnalités de publication, avec les enjeux de l'adoption de la "Modern Experience" Enfin, le troisième tome est sorti en septembre 2019 et traite des fonctionnalités de SharePoint pour mettre en place une gouvernance des utilisateurs et des contenus des plus efficace ; pour ceux qui utilisent Office 365, je présente le centre Sécurité et de conformité, puissant complément au dispositif SharePoint.

Voici la nouvelle interface de la console d'administration de SharePoint sur Office 365 déployée depuis quelques heures en prévisualisation. Elle correspond davantage au nouveau code visuel de l'expérience Moderne mais, surtout, elle possède de nouvelles fonctionnalités, comme... simplement la possibilité de visualiser les types de collection de sites modernes : nouveaux sites de communication et nouveaux site d'équipe, vous voilà enfin ! Parmi les nouveautés, 4 pages composent désormais la console d'administration de SharePoint Online : - Une page d'accueil qui vous présentera l'activité sur SharePoint en termes de rapport d'activité de 7 à 180 jours sur les fichiers, les pages et les utilisateurs SharePoint ; vous pourrez obtenir des informations précieuses sur le partage externe et l'utilisation de l'option de synchronisation - C'est sur la seconde page (listée dans le menu de gauche) que vous retrouverez les informations traditionnellement présentes dans la console d'administration SharePoint Online d'Office 365 concernant la liste des collections de sites ; dans cette liste (que l'on peut désormais exporter sur Excel !), vous retrouvez désormais la quantité d'espace de stockage utilisée par collection de sites, le nom des administrateurs de collection de sites, le modèle de collection de sites, les dates de dernière utilisation et de création, sachant que vous pouvez ajouter des colonnes comme l'URL, l'affichage des options de partage externe (qui ne fonctionne pas ce matin), si le site est utilisé par un Office Groupe, le nombre de fichiers chargés dans les bibliothèques (la colonne Fichiers vus ou édités indique les statistiques d'utilisation), les statistiques de consultation des pages de site - La troisième page est la page de corbeille des sites supprimés, conservés 30 jours avec les mêmes colonnes que décrites précédemment ; il est ici possible de restaurer les sites - Enfin, une quatrième est dernière page va vous offrir la possibilité de paramétrer vos collections de sites, de choisir l’expérience Classique et/ou Moderne de vos expériences utilisateur par collection de sites, et enfin de paramétrer l’autorisation des notifications pour les utilisateurs sur les mises à jour des News et des documents ; de nouvelles fonctionnalités vont venir compléter progressivement cette page comme, par exemple, des fonctionnalités en lien avec la RGPD/GDPR ou par des paramètres déjà visibles sur la console d’administration de OneDrive Online depuis le 27 janvier 2017 Voici donc bon nombre de fonctionnalités pour gouverner sa plateforme SharePoint sans PowerShell que j’avais annoncé à l’automne dernier, tout au long de mes billets sur la gouvernance des nouveaux sites collaboratifs !

J'ai eu le grand honneur et l'immense plaisir de commencer l'année avec la réception d'un e-mail envoyé par Microsoft pour me nommer M.V.P. Microsoft. Ce titre de M.V.P Microsoft célèbre un cycle de plusieurs années de collaboration avec des professionnels émérites : • 6 ans depuis mon choix de devenir business analyste SharePoint et de m'intéresser tout particulièrement à la problématique de la gouvernance, en suivant la voie initialement balisée par @erolgiraudy, ambassadeur et animateur du SPLUG dans les locaux de Microsoft France • 5 ans depuis la "Conf' SharePoint" au parc euro Disney, événement organisé par @xaviervanneste, avec les aides précieuses de @patrickguimonet et de @nicolasgeorgeault, au cours duquel j'ai appris à organiser un événement communautaire européen • 4 ans que je me suis lancé dans la conception-rédaction des billets de mon blog #adopteunsharepoint.com, au travers duquel je prolonge la transmission de mes retours d'expérience au-delà de mes conférences et formations, centrés sur mon obsession des meilleurs usages pour l'adoption réussie de SharePoint dans les organisations • 3 ans que je travaille seul, avec ton ancienne équipe @xaviervanneste, nous avons toujours compris tes choix, comme celui de nous laisser grandir seul quand tu l'as décidé mais sache qu'il ne se passe pas 1 semaine sans que nous ne parlions de toi, de tes énormes compétences techniques et de tes qualités humaines • 2 ans que j'ai rejoint le projet de @BriceMeyer, partner de onepoint à Luxembourg, soucieux au quotidien de libérer les initiatives et de faire grandir les "talents" dans la start-up de 2.000 personnes que @davidlayiani a rêvé ; j'ai trouvé auprès de mon manager un petit peu de temps mais surtout un support énorme pour écrire "Adopter SharePoint sans développer" • Enfin, 1 an que @patrickguimonet me laisse organiser et animer des conférences au nom de la communauté #aOS ; son envie d'aller à la rencontre des experts et d'utilisateurs des produits Microsoft me fait penser que le monde entier n'est pas assez grand pour son envie de partager ; vous verrez lorsque l'homme aura colonisé Mars ;) Je voulais les en remercier au travers de ces quelques lignes car sans leur culture du partage, point de passion ni de valorisation des hommes et de leurs réalisations. Enfin, comme chacun peut se l'imaginer, pareil investissement personnel n'est possible sans un indéfectible soutien de ma femme et de mes enfants que j'embrasse encore et toujours.

Présentation Office 365 Vidéos a été le premier modèle de site disponible sur SharePoint en 2014​, annonçant la nouvelle génération de sites nommée "Next Generation Portal". Puis, le nouveau modèle de blog et la nouvelle page de présentation de l'utilisateur ont suivi sur SharePoint. Il ne restait plus que la nouvelle version de la page Wiki appelée "InfoPedia Wiki" lors des conférences officielles. Le jeudi 24 novembre 2016, je découvrais cette nouvelle page après avoir cliqué sur Ajouter une page depuis la page d'accueil de mon site d'équipe et je ne comprenais pas pourquoi elle ne s'appellait pas "page de site". Dans cette mise à jour, j'explique que la page "nouvelle génération" se trouve à dans 2 types d'APPs en fonction que l'on se trouve dans un site moderne ou dans un site classique. Description En termes de contribution, cette page se rapprochait au départ très fort de la façon de publier un billet de blog dans le nouveau modèle de site Blog. Du coup dans le site d'équipe Moderne expérience, ce nouveau type d'élément SharePoint est proposé en tant que nouvelle actualité. Vous pouvez habiller le haut de page proposé en y publiant une image mais vous pouvez également réduire cet espace en cliquant sur la croix. Plusieurs mises en pages sont proposées. On insère un WebPart en cliquant sur le bouton de fonction +. On insère des WebParts classiques mais également des WebParts de nouvelle génération, classés par catégories : d'autres webparts suivront encore dans les prochains mois. La faculté d'insérer un WebPart à l'endroit du curseur disparait. ​ Dans cette nouvelle page, le "ruban d'édition" disparait pour se positionner comme menu contextuel au-dessus de la zone d'édition. La page s'enregistre automatiquement au fur et à mesure des modifications réalisées sur la page mais notez que, lorsque l'on a terminé, on vous invite à publier, même lorsque les paramètres de gestion de version ne sont pas ​forcément paramétr​és sur contrôle de versions principales et secondaires (brouillon) et le paramètre de mise en extraction sur "obligatoire". Le WebPart "vedette" (pour l'instant) s'appelle Bannière principale, Hero dans sa version anglaise : il va relever partiellement de sa fonction de menu de navigation visuelle l'APP Liens Promus. Il permet d'insérer des liens dans des tuiles de couleur ou de photo dans des cadres de 1 à 5 éléments sous forme de couches ou de vignettes. Seul défaut que vous observerez comme moi : pour l’instant, pas d’audience ! Conclusion Ce nouveau type de page se trouve pour l'instant dans l'APP Annonces des nouveaux sites de communication et d'équipe mais également comme nouvelle élément dans l'APP P​ages de site des anciens sites aux cotés des traditionnelles pages wiki Accueil et Utiliser cette bibliothèque ; cette nouvelle page est bien destinée à éditer une page de site avec des mises en page et son lot de nouveaux WebParts déjà proposés et à venir tout au long des prochains mois.

Un RSE sans objectif et vous ferez ce type d'observation : "loin de casser les silos, les RSE les dupliquent" (article usine-digitale.fr ci-contre) On ne fait pas du RSE pour "faire du RSE" ; d'où mon commentaire sur cet article sans explication : "Bien observé mais non expliqué ! Un RSE sans objectif tortillera pour se trouver du sens, exactement comme vous l'avez décrit, avec la facile tentation de s'inspirer de l'organisation hiérarchique... Posez-vous la question du sens recherché à votre RSE ? Casser les silos, n'a jamais été un objectif, c'est un moyen pour atteindre un objectif que les entreprises ne décrivent qu'au mieux par la formule "créer du lien" ou "faciliter l'engagement" des collaborateurs. Encore une fois, revenez à LA question : POURQUOI UN RSE ?" Et un chapitre du tome 2 "Adopter un SharePoint sans développer" à paraître qu'il me tarde de publier en avril 2018 :)

Je remercie Christophe Coupez, acteur de la transformation numérique au quotidien, camarade de tranchée dans la guerre que nous livrons contre le trop d'e-mails. Avec une photographie de moi qui commence à dater un peu ;) j'ai saisi l'occasion de me retourner sur bientôt 20 années de carrière professionnelle motivées par l'amélioration du bien-être au travail par l'adoption réussie des nouveaux outils numériques. C'est ici-même : www.digital-inside.fr

Je vous parlerai de l opportunité de réduire le nombre d'e-mails grâce la plate-forme SharePoint. Pour vous inscrire : www.eventbrite.fr 4 décembre aOS LUXEMBOURG

SharePoint Online apporte son lot de nouveautés, que l'on scrute patiemment de voir arriver dans son SharePoint 2016 : à travers ce billet, je reviens sur les "liens durables" qui constituait l'une des plus prometteuses au regard de ce que cette fonctionnalité pouvait apportet par rapport à la fonctionnalité d'ID de document" Rappel concernant la fonctionnalité d'ID de document Comme tout bon système de gestion de contenu, SharePoint disposait depuis son édition 2010 de la fonctionnalité "ID de document", qui permettait de créer un hyperlien vers un document, sans devoir pointer sur le fichier via son chemin d'accès et son nom de fichier ; le document peut ainsi être renommé et être déplacé sans casser le lien. Une fois que SharePoint applique la fonctionnalité "Service d'ID de Document" activée au niveau de la collection de site par l'administrateur (une fois activée et paramétrée, un certain temps d'attente est nécessaire en raison d'un timer job s'exécutant par défaut à 1 heure du matin  - sur Online, point de timer job a "forcer" et et il faut alors attendre que la fonctionnalité est apparaisse pour l'utilisateur le lendemain) L'utilisateur a ensuite possibilité d'ajouter la colonne ID de Document (ne pas se tromper avec la colonne ID qui concerne l'ID de l'élément dans l'APP uniquement) à sa bibliothèque et de constater qu'il est possible de faire un lien vers son document depuis la légende du document au travers de cet ID, précédé de DocIdRedir.aspx?ID=... L'ID de document répond à une numérotation incrémentale structurée comme suit : Racine de l'ID(*) - numéro de l'APP - numéro de l'élément ZP5CSNWRUFK - 44 - 10, dans l'exemple ci-dessus La racine du Document ID est le seul segment de l'ID personnalisable au niveau des paramètres de collection de sites "Paramètres d’ID de document", et cela même sur SharePoint Online d'Office 365 depuis cette année : sur SharePoint Serveur ou sur Online, vous pouvez spécifier la racine l'utilisateur, i.e. "un jeu de 4 à 12 caractères" utile pour rappeler la collection de site source. Le numéro de l'APP et le numéro de l'élément ne sont pas personnalisables ni par l'utilisateur ni par l'administrateur de collection de site ; ce numéro incrémental est géré par SharePoint. Dès que vos utiIisateurs seront familiers de l'utilisation de ces hyperliens uniques, il pourront également trouver pratique d'utiliser le WebPart "Rechercher par ID de document", que vous pourrez insérer à votre guise dans vos pages (il est prédéployé dans le modèle de site Centre de documents). 1. La première limite de cette fonctionnalité est que l'on perd le chemin d'accès au document, sauf si vous connaissez par coeur le numéro ID de l'APP :D 2. La seconde limite de cette fonctionnalité peut surgir lorsque vos utilisateurs vous demandent non pas 1 mais plusieurs racines différentes, par exemple pour distinguer des ID par Métier, par Service dans un seul et même Département (bref en lien avec le plan de classement de l'Organisation) : ce n'était pas possible ou alors, il fallait envisager de créer plusieurs collections de sites, avec chacune leur racine d'ID différenciée. 3. Survient enfin la troisième limite de cette fonctionnalité :  si le document venait à changer de collections de site, fonctionnalité hautement facilitée par l'édition SharePoint 2013, pour passer d'une collection de site collaborative interne pour sa préparation à une collection de site externe pour sa publication finale ou une collection d'archivage, le lien était alors cassé. Voyons donc ce qu'apporte la nouvelle fonctionnalité de lien durable. La nouvelle fonctionnalité de lien durable Sur Online, la fonctionnalité est active par défaut et disparaît si on active la fonctionnalité d'ID unique de document. Avec la fonctionnalité de lien durable, l'URL se structure désormais avec le CHEMIN SharePoint traditionnel suivi de l'ID sous la forme d'un ?d=... après le nom du fichier. Est-ce alors, comme pour l'ID unique de document, l'ID qui fait foi et non le chemin ? Cette nouvelle fonctionnalité : 1. gère partiellement la disparition du chemin d'accès dans l'URL (la limite numéro une de la fonctionnalité ID de Document vu plus haut) 2. ne présente pas d'intérêt par rapport à un plan de classement, avec une URL à racine personnalisable (ce que j'ai appelé plus haut la 2nde limite) 3. mais plus étonnement après des batteries de test et de re-tests, ne pallie pas la troisième limite et ce pourquoi je m'étais enthousiasmé au départ : la création d'un lien valable entre plusieurs collections de sites sur la même ferme !!? Vous y verrez également que le chemin d'accès est informatif mais n'est pas géré après déplacement ?! Bref, cela cela ne semble pas fonctionner et je n'ai encore trouvé personne pour m'expliquer à quoi elle sert en l'état... Je pense que les personnes qui étaient sur ce projet  Liens durables ont été mutés sur la GDPR  sans avoir eu le temps de finir :D . Voilà Patricia, j'ai pris le temps de rectifier !!

Je pense que vous vous êtes certainement déjà fait votre propre avis en  parcourant les 3 précédents billets de blog : ce fut dense et complexe. Autant l'approche de sites fonctionnant en "self-service" est vraiment réussie... Ces nouvelles solutions Office Groupes, Planner et Teams rencontrent un vrai succès et ont vraiment un bel avenir devant elles. Ils sont visuellement plus raffinés que les modèles de site SharePoint Server traditionnels et la gestion des droits a été simplifiée de façon spectaculaire grâce au groupe Exchange Office 365. Pour l'utilisation, il reste un point important à mon sens à améliorer : c'est une navigation quelque peu chaotique au niveau des URL Outlook, Planner et SharePoint lorsque l'on se balade entre les éléments de son site. PAr exemple, actuellement, sur mon APP de téléphone Teams, je ne vois pas mes tâches ; je dois installer l'APP Planner. ... autant la gouvernance en mode "centre de services" de ces solutions n'est pas (encore) aboutie Pour la gouvernance fonctionnelle de ces solutions collaboratives, il y a de plus en plus de fonctionnalités pour administrer les autorisations utilisateurs, les sites et les contenus mais c'est à différents endroits sur les différentes consoles d'administration Office 365, Azure Active Directory, Exchange Online et SharePoint Online que vous trouverez parfois une réponse complète, parfois une réponse partielle à vos problèmes de gouvernance. Actuellement une expertise PowerShell peut compléter le dispositif quelque peu éclaté sur la console d'administration Office 365... A travers cette série de billets sur la gouvernance de ces nouveaux sites, vous avez peut-être pris connaissance des nouvelles fonctionnalités du centre Office 365 Conformité et Sécurité ? Ce centre connait des mise à jour importantes pour permettre à Microsoft d'être au rendez-vous de la GDPR le 25 mai 2018 et on ne comprendrait pas que ces sites collaboratifs ne figurent pas dans le dispositif sous contrôle du "Data Privacy Officer". Sur la feuille de route des fonctionnalités à venir pour faciliter la gouvernance, de nouveaux outils Sur la feuille de route des fonctionnalités à venir pour faciliter la gouvernance, il m'a semblé important de vous mentionner d'autres outils que déploie autour de la console d'administration Office 365 et du centre de conformité et sécurité. Office 365 Advanced Security Management est une APP intégrée à E5 appelée Office 365 Cloud APP Security ; vous pouvez également souscrire à cet add-on : Voir comment les données de votre organisation dans Office 365 sont accessibles et utilisables Contrôler l’accès aux données d’Office 365 sur les appareils mobiles/applications Définir les stratégies qui déclenchent des alertes pour des activités pas courant ou suspectes Suspendre des comptes d’utilisateurs présentant une activité suspecte Obliger les utilisateurs à se reconnecter pour applications Office 365 après le déclenchement d’une alerte Ce dispositif Microsoft Office 365 vient apporter une série de fonctionnalités qui n'existent pas sur les versions Serveur mais pour les versions Serveur, Microsoft propose de vous assister grâce au logiciel Microsoft Operations Management Suite, à partir duquel un pack additionnel Office 365 mais également SharePoint 2016 est téléchargeable gratuitement. Il vous sera ainsi possible de créer des alertes sur des usages utilisateurs que vous définirez comme suspects. Enfin, à la mi-novembre de 2017, Microsoft a publié 2 informations : l'annonce d'une future console d'administration spécifique pour les sites Microsoft Teams (j'imagine que Planner sera inclus...) la mise en ligne en prévisualisation du "Compliance Manager pour Office 365" qui fournit un complément à Office 365 Sécurité et Conformité dans les outils de supervision pour l'ISO 2700 et GDPR... A tiens ! Du coup, un nouveaux billet à écrire dans la série sur Office 365 et la GDPR. Si vous ne pouvez pas attendre, cliquez sur l'image pour le découvrir dans un nouvel onglet. Voilà : cela peut vous donner l'impression assez légitime que cela part un peu dans tous les sens. Vous comprendrez assez pourquoi j'ai décidé de parler gouvernance seulement dans le tome 2 de "Adopter un SharePoint sans développer" et il est fort probable que les dernières retouches du tome 2 concernent justement la gouvernance. ;)

Ce billet est le 3e d'une série consacrée à la gouvernance des nouvelles solutions collaboratives, seulement présentes sur Office 365. Le précédent billet était spécialement consacrée à la gouvernance des utilisateurs. Ce billet traite de la gouvernance des contenus et de leur contenant, les sites. La gouvernance des sites Nous l'avons compris : par défaut, logiquement au bout de quelques mois, il va être difficile d'y voir clair dans les sites collaboratifs déployés en self-service. Fonctionnalité apparue avec l'édition SharePoint 2013 Server, la fonctionnalité de stratégie de sites inhérente à une collection de sites permet d'associer un site à une stratégie de fermeture et de suppression basée sur des champs de Date ; cette fonctionnalité permettait de mettre en place une politique proactive de limitation de l'utilisation d'un site sur la durée ? Cette fonctionnalité de stratégie de sites n'a pas trouvé (encore ?) sa place dans le centre Sécurité et Conformité, qui fait la part belle au contenu et non au contenant, en raison des contraintes GDPR qui guident fonctionnellement Microsoft depuis l'entrée en vigueur du règlement européen en 2016. Comme les « propriétaires » de l’Office Groupe sont donc en réalité des administrateurs de collections de site (paramètres de collections de site), libres à eux de supprimer leur site… mais peut-être viendra le moment que vous redouterez de voir des sites basés sur des Office Groupes et consorts être supprimés sans information ni validation. Du haut de votre console d'administration, il est également possible de supprimer un Office Groupe (comme dans l'image ci-dessous) mais… attention : lorsque vous supprimez un groupe, vous supprimez définitivement le site d'équipe et tout son contenu. Avant de le supprimer de cette manière, vérifiez bien que ce groupe Office 365 n'est pas utilisé par ailleurs car ce groupe peut tout à fait être utilisé pour gérer n'importe quelle autorisation de groupe SharePoint. La gouvernance des contenus Comme nous l'avons peut-être découvert dans ce billet, les "propriétaires" de l’Office Groupe sont en réalité des administrateurs de collections de site et ils peuvent par conséquent administrer la "seconde corbeille". C'est ce que l'on appelle de la délégation de responsabilité dans une plateforme collaborative. Je vous avoue avoir là un peu de mal a priori avec ce scénario, d'autant plus que des stratégies de préservation de contenu ont été annoncées mais ne sont toujours pas d'application sur SharePoint Online : le modèle de site "Centre de conservation inaltérable" (In-Place Hold Policy Center) permet en effet de gérer des stratégies qui visent à conserver les éléments dans des sites SharePoint pour une période de temps déterminée, basée sur des dates (de création ou modification) et des règles de filtre en KQL. Ces requêtes KQL pourraient par exemple exclure de la suppression des types de documents ou des documents passés sur des groupes de termes : pour éviter de perdre les "livrables documentaires à publier", autant il est tout à fait possible de paramétrer son site et ses APPs (on peut personnaliser les APPs en ajoutant des colonnes, aller chercher des groupes de termes partagés), autant je n'ai pas (encore ?) réussi à récupérer des types de contenu d'une collection de site syndicateur de type de contenu… Par conséquent, ces sites ne se gouvernent (actuellement ?) pas à l'aide de la publication des types de contenus entre collections de site et les utilisateurs devront alors déplacer les livrables de projet Office Groupe, Planner ou Microsoft Teams "à la main". Dans la même veine, il n'est pas possible de créer ses propres modèles de sites Office Groupe, Planner ou Microsoft Teams et leur bibliothèque de document. Alors, il reste le paramétrage a posteriori par script PowerShell . La solution pensée par Microsoft trouve forme dans le centre Sécurité et Conformité d'Office 365, lequel va vous permettre de gérer des contenus au regard de la GDPR, mêlant : une nouvelle version du centre e-discovery, en console d'identification de données GDPR non structurées ! une nouvelle fonctionnalité de gestion d'étiquettes avec des règles de rétention basées sur des événements et non plus des champs date. Une fois ces étiquettes appliquées, tous les éléments de cette bibliothèque seront soumis aux paramètres de rétention associés. Par exemple, si vous appliquez une étiquette qui conserve le contenu pendant 1 an, tous les éléments de cette bibliothèque hériteront de l’étiquette et seront conservés pendant 1 an. Dans la capture d'écran ci-dessous, on découvre que l'on peut définir les stratégies d'étiquette sur les emplacements Exchange, SharePoint , OneDrive, Office Groupes mais également Skype ! Point de Yammer ici… Autre surprise que nous trouvons dans les paramètres de Teams sur la console d'administration Office 365 ! Il est possible d'utiliser les fonctionnalités de Teams et de stocker les documents en dehors de SharePoint, en dehors d'Office 365 : sur Dropbox, sur Google Drive, sur Box et Sharefile. Bon, en termes de gouvernance, on s'expose à une solution irrecevable pour une organisation mais en termes de stratégie Marketing, Microsoft fait fort… La conclusion ? Patience : encore quelques heures...

D'une manière générale, quels sont donc les objectifs des sites de collaboration ? Permettre à des utilisateurs de concentrer dans un espace numérique tous les actifs informationnels dont ils ont besoin pour leur permettre d'accomplir leur travail : un site de collaboration peut ainsi être calqué sur l'organisation (espace d'équipe correspondant à un service ou un espace de travail inter-équipes) ou être plus matriciel et surtout plus éphémère, dont la politique de création peut alors davantage correspondre à un scénario "site à la demande". Je retrouve complètement l'esprit de nos trois nouvelles solutions dans la définition du site en "self-service". Si le complément a bien été activé (ci-dessous, sur la console d'administration Office 365, dans la section Paramètres, dans Services et complément), tout utilisateur peut utiliser mais également créer un Office Group ou un Planner, ce qui revient à la même chose désormais. En effet, par défaut, tout collaborateur qui a besoin d'un espace de collaboration Group ou Teams peut ainsi créer un espace de travail. Office Group et Planner possèdent actuellement 2 appellations mais c'est Planner qui sera conservé ; Office Groupes a muté en nouveau site d'équipe SharePoint que l'on peut d'ailleurs déjà créer au moyen d'une nouvelle collection de site d'équipes lorsque l'on possède les droits d'administrateur SharePoint Online. C'est la même chose avec Microsoft Teams à la limite près que les utilisateurs disposant de licences Microsoft Teams actives voient la vignette d’application Microsoft Teams, même si vous désactivez Microsoft Teams sur cette page (cette limitation est temporaire et sera corrigée à l’avenir). Tout utilisateur peut ainsi depuis Outlook Web App ou son OneDrive créer un Planner ou Office Group et, comme je l'ai mentionné plus haut, la gestion des accès est devenu un jeu d'enfants pour n'importe quel utilisateur sans que l'on ait préalablement besoin de le former : le site est public (tout le monde peut alors lire tous les éléments) ou privé (visible uniquement par les membres du groupe) L'utilisateur peut inviter des membres et attribuer le niveau d'autorisations "propriétaire" à n'importe quel membre (notez bien que j'ai volontairement mis entre guillemets le mot propriétaire ; je vais m'en expliquer plus bas) La gestion des droits a été rendue simple par le fait que, derrière chaque création d'un espace Office Group, Planner et Teams, une collection de site est créée et est connectée à une boîte e-mail de site : ces solutions sont ainsi construites à cheval entre SharePoint et Exchange pour Office Group et Planner, SharePoint et Skype pour Ms Teams. Il revient néanmoins à l'administrateur Office 365 d'autoriser ou non les membres extérieurs à accéder aux groupes. Pour bloquer les accès externes, l'administrateur Office 365 peut désactiver l'accès aux membres de groupes extérieurs sur la page paramètres - Services et compléments tant pour les Groupes Office 365… … que pour les Microsoft Teams. Les « propriétaires » (entre guillements) de ces 3 solutions sont donc en réalité des administrateurs de collections de site ; ils accèdent donc le plus souvent sans formation à la seconde corbeille et aux paramètres des collections de site. Par contre, l'administrateur Office 365 qui n'est pas invité n’est pas, par défaut, administrateur de ces 3 solutions et aucune des 3 solutions n’apparaît (encore...) sur la console d’administration SharePoint Online ! Microsoft a pour cela prévu une nouvelle version du centre d'administration SharePoint Online, qui présentera des fonctionnalités d'administration comme l'affichage des colonnes de site, depuis la liste des collections de site. En attendant, l'administrateur Office 365 peut mesurer le nombre des solutions créées sur la page d'administration des groupes dans l'Admin Center Office 365 et constater le fort taux d'adoption de ces solutions… Vous vous souvenez, la multiplication des mignons petits lapins ! Que peut faire l'administrateur Office 365 pour encadrer la création de ces solutions autrement qu'en donnant les droits à tous les utilisateurs de la solution ? Sans passer par PowerShell, ne peut-il pas limiter le droit de créer un Office Groupe à certains utilisateurs ? La réponse est oui mais pour cela, l'administrateur doit posséder les droits Administrateur Exchange Online car c'est sur le centre d’administration Exchange que réside la solution : il est possible de créer un rôle spécifique et d'associer ce rôle à certains utilisateurs lors de la création des utilisateurs. Il restera alors à appliquer le nouveau rôle de l'utilisateur au niveau des fonctionnalités de boîte aux lettres… comme ci-dessous. Toujours dans Exchange, l'administrateur peut gérer a posteriori les accès et les rôles dans les 3 solutions Groupes, Planner et Teams sans oublier les groupes Yammer ! Dans le centre d'administration Azure Active Directory ci-dessous, vous pouvez désactiver la gestion des groupes en libre-service et même sélectionner les utilisateurs pouvant gérer les groupes Offices 365. Alors oui, pour cette solution, il faudra souscrire à Azure Active Directory. Une fois que vous aurez réalisé toutes ces actions de paramétrage, vous constaterez que désactiver la création de groupes ne repose que sur une politique de boîte aux lettres Outlook et que cette technique ne désactive seulement la création de ces solutions que depuis OneDrive, Outlook client et Web Access. Or Microsoft permet la création des groupes par d’autres canaux, en particulier de manière indirecte via la création des groupes Yammer et des Microsoft Teams… Comme facteur de multiplication des sites, il existe le risque de ne pas avoir facile à identifier le sujet couvert par tel ou tel site ; du coup, vous voudrez peut-être prévenir la création de groupes en doublon ou redondants… en appliquant des conventions de nommage sur les groupes (vous ne pourrez le faire que par PowerShell pour l'instant)… ou aller jusqu'à la mise en place d'une liste de demande de création de site sur SharePoint ou via une boîte e-mail. Il y avait des petits problèmes de synchronisation lorsque l'on modifiait le nom d'un de ces sites ; sur la page de démarrage de SharePoint, on n'obtenait pas la modification de ce nom mais mes derniers tests sont concluants. Nous verrons verrons dans le billet de demain la gouvernance spécifique des contenus et des sites, après avoir examiné la gouvernance des utilisateurs des Offices, Groupe, Planner et Teams.