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Créer un centre de services SharePoint

03/09/2013

 

 

Oh la belle idée que voilà : créer un centre de services SharePoint !

Idée à la mode que d'offrir des services "à la carte" à vos utilisateurs

Je ne vous le cache pas : je suis également très friand de cette idée car elle est synonyme d'adoption, d'assistance à maitrise d'ouvrage, de formation et gouvernance simplifiée.

 

Certainement que dès l'idée vous a été présentée, elle vous a intrigué, voir rapidement intéressé pour la voir mise en place : créer un centre de services informatiques à la demande consiste à appliquer le principe "Logiciel à la demande" (Software As A Service) en interne, comme règle de traitement des demandes utilisateurs, dans la continuité de la logique d'achat de services informatiques des organisations ces dernières années.

 

Il s'agira de mettre un catalogue de services à disposition des Métiers.

 

Les bénéfices pour les responsables de l'informatique sont connus : simplifier le travail et rationaliser les coûts en "standardisant" l'activité de conception et de déploiement informatique mais pas uniquement.

 

Il se trouve que la version 2013 de SharePoint a été conçue pour une plus grande modularité et se prête logiquement à cette nouvelle vision du service informatique, au travers de sa logique d'architecture. Mais cette nouveauté ne concerne pas uniquement les changements-clés pour les services applications que l'on peut désormais déployer "partout": cette nouveauté porte en elle une approche qui simplifie la gouvernance car les rôles, responsabilités, la gestion des droits d'accès et de la confidentialité vont s'en trouver simplifiés :

 

  • un centre de services SharePoint aide à rationaliser l'exploitation de l'infrastructure ; un contrat de niveau de service (Service Level Agreement) peut alors être associé au "service SharePoint consommé" par les Métiers concernés.

 

  • les avantages de cette démarche "industrialisante" se retrouvent ensuite dans la gestion du cycle de vie des applications : elle permet de mettre en place une gouvernance orientée "Services" au sens ITIL, avec une facilité accrue d'adoption par les équipes techniques et Métiers concernées : l'accompagnement au changement s'appuie ainsi sur une standardisation de la documentation et de la formation.

 

  • SharePoint 2013 se prête également plus facilement à cette philosophie en termes de fonctionnalités : la console d'administration de site contient désormais une fonctionnalité permettant de sauvegarder un modèle de site avec son contenu et ses paramètres.

 

 

 

Avec l'approche de création de modèles, on standardise les paramètres d'architecture de l'information, évidemment, charte graphique et navigation mais également des paramétrages plus subtiles comme, par exemple, la personnalisation des vues de liste ou de bibliothèque. On se simplifie également la gestion des métadonnées pour l'optimisation de la pertinence du moteur de recherche ; j'en profite d'ailleurs pour vous signaler le prochain billet sur la gouvernance spécifique au moteur de recherche.

 

Cette standardisation est opportune dès lors que vous êtes capable d'identifier les 20% de services qui recoupent les 80% des besoins clients (si la loi de Pareto était d'application dans votre cas) : vous possédez alors la structure de services SharePoint qui figurera dans votre catalogue de services.

 

Vous serez alors en mesure de réinvestir du temps dans les projets de développement plus spécifique, par exemple, des APPS, les applications métiers "sur-mesure" basées sur SharePoint et Office, puisque Microsoft pense que vous n'y couperez pas (billet sur la gouvernance numéro 5 à venir).

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