Je vous présente ma matrice d'adoption et de déploiement fonctionnel
Où en êtes-vous fonctionnellement avec votre SharePoint ? Comment produire une vue générale de l'existant et établir une feuille de route ?
Ce billet présente une nouvelle version de la Capability Maturity Model pour SharePoint (CMMSP).
Dans mon activité de conseil, j'ai utilisé jusqu'à la fin 2012 la Capability Maturity Model pour SharePoint (CMMSP). On peut remercier Guillaume Meyer qui, en 2011, avait fait connaitre, dans le monde francophone, l'existence de cette matrice, conçue et améliorée par Sadalit Van Buren de l'autre côté de l'Atlantique.
Cette matrice pour SharePoint, est inspirée du Capability Maturity Model Integration (CMMI), modèle de référence regroupant des bonnes pratiques, destiné à mesurer la qualité des services rendus par les fournisseurs de logiciels informatiques du département de la Défense américaine. CMMI, utilisé en mode continu, est même un des modèles de processus accepté par la norme ISO 15504.
Pour rappel, cette matrice permet d'offrir une vue synthétique de ce qui a été déployé en regroupant les famille de fonctionnalités :
Fonctionnalités classiques : Publication, Collaboration, Processus Métiers et Recherche
Fonctionnalités avancées : Réseaux sociaux d'organisation, Applications "composites", Intégration, Business intelligence
Fonctionnalités de support : Infrastructure, Formation, Personnalisation
En fonction des réponses aux questions, nous sommes en mesure de placer le curseur sur une échelle de 0 à 500 pour chaque famille de fonctionnalités, toujours par rapport aux capacités intrinsèques du produit SharePoint.
Cette mesure quantifiée du déploiement de fonctionnalités par rapport aux capacités du produit permet ensuite une représentation synthétique visuelle. Par le biais de la pratique, le besoin d'affiner cette matrice s'est fait ressentir. Cette nouvelle version était indispensable à mes yeux, non seulement parce que la version 2013 de SharePoint nécessitait une mise à jour (la matrice des fonctionnalités "utilisateur" d'une manière générale, les parties Recherche, Collaboration, Réseau Sociaux et Communauté en particulier…) mais également parce que la matrice que j'utilisais pouvait gagner en pertinence par davantage de finesse dans l'énoncé des critères. Cette matrice est constituée d'un formulaire de capture de besoins, de synthèses visuelles et du plan d'adoption, le tout interconnecté aux modules de formations.
Les incidences organisationnelles (l'ensemble des moyens à déployer) sont aussi prises en compte et constituent une voie d'amélioration intéressante car il est important d'identifier, le plus tôt possible, ces incidences dans la conception de la solution, en rapport avec la problématique de la gouvernance de votre projet SharePoint. Le temps nécessaire pour compléter les 200 questions du formulaire dépend de la maturité des interlocuteurs, i.e. de leurs connaissances SharePoint ; si certaines questions méritent un complément d'information (si vous ne connaissez pas les différents modes de gestion de version, je vais devoir vous les expliquer…), davantage de temps sera nécessaire. Au fur et à mesure que nous complétons ensemble le formulaire, le plan d'accompagnement (information, formation et documentation) est automatiquement quantifié.
Cette matrice, pragmatique et relativement simple, offre aux décideurs une vue fonctionnelle synthétique à différents moments de la vie du projet SharePoint : la matrice permet de dépasser une vision de l'existant pour permettre de faire des projections stratégiques sur les prochains objectifs fonctionnels à atteindre en termes d'efficacité : elle est donc fort utile au moment de l'écriture du cahier des charges d'une nouvelle version…
A partir de quel document communiquer avec les différentes parties au projet ? La matrice !
Que de temps gagné par la suite pour communiquer avec vos interlocuteurs Métier ou votre Direction stratégique, la matrice pouvant constituer un outil de communication tout au long de la vie du projet :
Pour recueillir le besoin d'un nouveau projet, au moment de la capture initiale des besoins
Pour réaliser un diagnostic et établir un plan de formation général
Pour réaliser une mission d'audit, ayant pour objectif de savoir où vous en êtes et où vous souhaitez aller demain au niveau fonctionnel et organisationnel
Pour synthétiser une mission de gouvernance, apportant une vision synthétique en complément de livrables documentaires parfois volumineux
Pour établir une feuille de route pour un pilotage stratégique de vos solutions SharePoint avec un phasage en plusieurs versions N’hésitez pas à me contacter pour savoir où vous en êtres avec votre SharePoint ; je mettrai en application cet outil que j'ai rebaptisé "matrice de déploiement et d'adoption SharePoint" .
