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A quel autre outil peut-on comparer SharePoint ?

30/01/2016

Ce petit billet en guise de clin d'oeil à un client devenu ami et trop vite disparu (@Claude)

 
Un jour, cet ami m'a, malgré lui, invité à une joute verbale pour expliquer et défendre le choix de SharePoint face à un futur utilisateur d'une solution SharePoint : l'utilisateur sceptique remettait en cause la décision de SharePoint 2013 comme plateforme de plus d'une centaine de sites extranets collaboratifs, parce que SharePoint n'était pas très "sexy".
 
A son crédit, l'utilisateur sceptique ne connaissait pas non plus la feuille de route SharePoint, le choix de cette Organisation, de déployer ensuite une plateforme intranet plutôt "classique", avec des espaces d'équipe basées sur l'organigramme.

 

Il ne connaissait pas non plus le projet à l'étude d'une application "métier", i.e., un portail de sites pour déployer une application "Core Business" visant à gérer les conférences organisées tout au long de l'année.
 
En applicant la règle de conception bien connue concernant SharePoint, "créer un site par groupe de travail", l'architecture fonctionnelle de la solution permettait d'offrir des espaces de collaboration pour les organisateurs de conférence, pour les intervenants et pour les inscrits de manière à gérer les échanges et la mise à disposition finale des contenus et des documents relatifs aux commandes et aux factures.
 
L'utilisateur sceptique proposait un outil de publication web, un CMS dont je ne remettais pas directement en cause la pertinence pour un plateforme de communication sur le Web ; mais qu'il est difficile, voir impossible de comparer ce CMS à SharePoint.
 
En premier, il m'est venu à l'esprit la citation qu'il vaut mieux comparer ce qui est comparable, on ne peut donc "comparer des pommes avec des poires". Je me suis gardé de résumer mon idée de cette manière car ce résumé ne portait pas suffisamment mon idée.
 
Alors je me suis lancé : "Comparer SharePoint à un autre outil équivaut à comparer une pomme ou une poire à... la panière de fruits, que représente SharePoint !"
 
"SharePoint, ce un logiciel plateforme présentant 7 familles de fonctionnalités à la portée de contributeurs à profil bureautique :
 
1. SharePoint, l'outil pour créer et gérer des portails de sites que l'on peut décliner en intranet, extranet et internet, en mettant de côté, la personnalisation du design, qui reste à démocratiser

 

2. SharePoint, l'outil de gestion de contenu collaboratif qui permet de gérer le cycle de vie entier du document, sans aucun développement :
     - depuis le OneDrive, l'espace personnel
     - transitant dans les espaces collaboratifs d'équipe permanents ou de projet, plus ponctuel
     - pouvant être mis en consultation protégée
     - pouvant être mise en archives avant la destruction finale
 
Microsoft ne pourrait-il pas dire simplement que SharePoint est la solution de productivité organisationnelle qui vient naturellement en complément de la suite Office, solution de productivité individuelle ?
 
3. SharePoint, l'outil de réseau social d'entreprise, le RSE qui vient "muscler les fonctionnalités collaboratives" de la plateforme, introduisant la possibilité de partager plus que des informations "tacites" ; lorsqu'il est compris de dirigeant parfois frileux à introduire un "Facebook d'entreprise", un SharePoint bien orienté permet de mettre en relation des expertises sur base de fil de discussions, d'espace de partage et d'entraide de manière à permettre d'inscrire son organisation dans un mode organisation apprenante capable d'agilité stratégique, en apportant à ceux qui en ont besoin la réponse de qualité plus rapidement que dans les organisations traditionnelles ; on peut parler ici du concept de "fracture numérique" dans les Organisations.
 
4. SharePoint, le puissant moteur de recherche ; j'ai vendu SharePoint à des clients qui l'envisageait initialement uniquement pour ses fonctionnalités de moteur de recherche unifié ; parmi les types de projet SharePoint que je préfère, "la personnalisation du moteur de recherche" qui se cache derrière chaque projet SharePoint, qui est possible suivant les 2 axes suivants :
     - la personnalisation des index de recherche, de manière à muscler la "pertinence" et la recherche floue
     - la personnalisation des interfaces utilisateurs, pour construire une expérience utilisateur "Search" qui soit en adéquation avec le reste de la solution déployée
 
5. SharePoint, outil de listes à personnaliser soi-même, disposant de fonctionnalités d'alertes conditionnelles, permettant aux collaborateurs de s'économiser des tâches de communication, de coordination et de synchronisation ; les nostalgiques de Microsoft Access y retrouveront la même logique, avec les inconvénients de gestion des accès et de publication d'informations de partage en moins.
 
6. SharePoint, l'outil de workflow et de formulaire Web, pour organiser le travail en processus structuré ; on attend encore beaucoup de Microsoft que SharePoint se démocratise de ce point de vue là, pour être à la hauteur du positionnement désiré, i.e. un outil à la portée de concepteur et non plus seulement contributeur "à profil bureautique" ; SharePoint Designer et Visio pour les worflows ; Access, Excel et... Word bientôt pour les formulaires SharePoint ?
 
7. SharePoint, plateforme de BI, pour présenter des tableaux de bord, soient comportant des données extraites du SQL de SharePoint, soient venant de sources externes via des connecteurs ; là, PowerBI est la vraie bonne surprise de 2015 
 
Tiens, si je préparais un billet "PowerBI, l'incomparable" ?
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