AMOA SharePoint et moteur de recherche : « bienvenue dans le monde des non-dits »

Certains de mes clients ne sachant pas par quel type d'application d'entreprise commencer par déployer sur leur intranet, je leur réponds généralement que le premier et le plus simple projet à mettre en place est le projet du moteur de recherche d’entreprise

En effet, étant obsédé par l'inscription de votre SharePoint dans la vie réelle de votre organisation, le moteur de recherche d'entreprise peut permettre de créer rapidement de la valeur pour nombre de leurs collaborateurs généralement confrontés au problème essentiel de retrouver de l’information.

Les bénéfices d'un moteur de recherche d'entreprise :

- donnent immédiatement un sens positif au changement et consolide son ancrage dans la « vie réelle » au travail de l’utilisateur

- de créer l’impulsion, de faire adhérer et de faire agir les utilisateurs, peu importe la maturité de chacun vis-à-vis de la technologie ; il améliore l’expérience utilisateur et évite de créer une nouvelle "fracture numérique"

SharePoint a pour particularité qu’il est préférable de choisir une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) qui connaisse parfaitement SharePoint, de manière à bâtir des solutions sur-mesure fondées d’abord sur les fonctionnalités du produit : les développements informatiques complémentaires sont ainsi minimisés, l'expérience utilisateur simplifiée.

La mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour un projet moteur de recherche n’échappe pas à cette règle bien, au contraire ; les fonctionnalités liées au moteur de recherche mentionnées au cahier des charges sont généralement "permettre de retrouver de façon rapide et pertinente l'information" : peu de fonctionnalités exprimées au travers de cas d’utilisation en dehors de " la personnalisation du formulaire de recherche avancée et des filtres de recherche…"

Or, obtenir la pertinence requiert de partir à la rencontre de tout un univers de besoins latents basés sur les usages propres à chaque organisation.

La conséquence est que le projet du déploiement d'un moteur de recherche nécessite une analyse détaillée comme un projet documentaire à part entière, qui viserait à se représenter la "carte mentale et sémantique de l'organisation" de manière à déployer le moteur de recherche pertinent que les utilisateurs attendent ; il est donc recommandé qu’une AMOA puisse couvrir l’entièreté du cycle de vie d’un projet de moteur de recherche d’entreprise :

Étape 1. Recueil du besoin Utilisateur (parfois rédaction de cahier de charges fonctionnelles en connaissance de cause permettant d’économiser une phase d’analyse détaillée complémentaire que le prestataire retenu souvent exige au démarrage de projet)

- Recueil et analyse du besoin au niveau de l'architecture de l'information et le traitement des données associé (étudier les cycles de vie de l'information et les processus liés, identifier l'information ciblées par Métier et par type d'utilisateur, classer l'information en utilisant les techniques de carte heuristique ou la méthode du « card sorting » et en travaillant sur la proximité ; donner des libellés aux groupes d'information et observer la hiérarchisation pour une taxonomie multi-facettes ; sélectionner les colonnes à exclure de la recherche et/ou ajout de métadonnées ou de poids de métadonnées (dictionnaires acronymes, synonymes, non propagation, auto-complétion…)

- Recueil et analyse du besoin au niveau de la personnalisation des interfaces (recherche simple, recherche avancée, fenêtres de résultats de recherche avec étendue(s) de recherche, filtres, bandeau de propriétés, déploiement de WebParts de recherche)

Étape 2. Elaboration technico-fonctionnelle et mise en place organisationnelle de la solution

- accompagnement de l’équipe de développement dans la phase de conception jusqu’à l’exploitation

- accompagnement et conduite du changement auprès de tous les types d'acteur Clients impliqués dans le projet (conception-rédaction d'un plan de communication et de formation ; conception-rédaction d'un plan de gouvernance listant les rôles et les documentations de référence associées, pour aider les différents acteurs à intégrer durablement les principes de la bonne gouvernance de leur moteur de recherche)

Étape 3. Tests (conception-rédaction et exécution de plans de tests ; des plans de tests à part entière, destinés à mesurer la valeur perçue par les collaborateurs)

Étape 4. Communication et formation

Étape 5. Évaluation et maintenance technico-fonctionnelle de la solution dès qu’une adaptation est nécessaire car le moteur de recherche est une "machine apprenante" reposant sur une taxonomie d'entreprise évolutive, à considérer comme une langue qui évoluera avec le temps.

La mise en place de votre moteur de recherche d’entreprise est un projet à part entière, reposant sur la même logique de séquence d’analyse et de déploiement que n'importe quel projet de déploiement informatique mais basée sur des méthodologies davantage orientées "utilisateur" et projet "documentaire" : Scrum, méthodologie itérative (Agile), cas d’usage , techniques de carte heuristique (Mind Map) ou la méthode du « card sorting »...