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EP1 Gouvernance et Office Groupe, Planner et Microsoft Teams : "le temps de la maturité" ?

14/11/2017

Le nouveau centre Sécurité et Conformité d'Office 365 (prévisualisation  novembre 2017 - date de finalisation Q1-2018) facilite-t-il la gouvernance des solutions Office Groupe, Planner et Microsoft Teams ?

 

Que les choses soient claires ; ceux qui m'ont croisé depuis 18 mois savent que j'ai eu du mal à conseiller mes clients d'adopter les 3 nouvelles solutions collaboratives (Office Group, Planner et Microsoft Teams) sans qu'ils y réfléchissent bien à 2 fois.

 

La raison ne tient pas à la qualité de l'expérience utilisateur proposée :  j'ai moi aussi tout de suite été séduit par la qualité de l'expérience utilisateur offerte, qui explique la forte adoption de ces solutions.

 

 

 

Patrick Guimonet à aOS Mauritius et aOS Réunion ne comparait-il pas avec malice ces solutions à des mignons petits lapins nains ?

 

 

Qui trouverait à y redire sur la qualité de l'expérience utilisateur des nouveaux modèles de site collaboratif ?

 

Ce fort succès auprès des utilisateurs a représenté une réelle opportunité pour les organisations d'introduire de nouvelles façons de travailler, plébiscitées par des utilisateurs, attirés par des solutions comme Trello, Slack, Hipchat, Mattermost…

 

Alors pourquoi mes réticences à donner un GO franc et massif ?

 

À cause de la gouvernance de ces solutions !

 

La gouvernance est un sujet généralement sera plus facile à aborder avec les grandes organisations qu'avec les TPE et les PME.

 

Et je m'amuse à cultiver la comparaison avec nos mignons petits lapins : sans une bonne gouvernance, vos nouvelles solutions collaboratives vont avoir tendance à se multiplier dans votre solution Office 365 à la même vitesse qu'à laquelle les lapins se reproduisent !! Si vous ne faites rien, il y a le risque pareil aux lapins qui ont envahi l'Australie que vos Office Group and Co. nuisent à la gouvernance de votre solution : ai-je vraiment la maîtrise de l'information de mon organisation en termes de confidentialité et de gestion du cycle de vie ?

 

 Après avoir dévoré l'Australie, ces lapins ne vont-ils pas dévorer la gouvernance de ma plateforme collaborative !?

 

Il y a encore peu, "gouverner" ces solutions requérait de la part d'un administrateur une expertise en PowerShell.

 

Parmi les plus fameuses contributions d'experts pour former ces administrateurs, j'ai noté cet excellent tutoriel coréalisé par Etienne Bailly et Benoit Jester.

 

https://collab365.community/french-ameliorer-la-gouvernance-de-votre-ged-grace-a-powershell-o365-groups-onedrive-sponline/

 

Est-ce que Microsoft vous a définitivement condamné à apprendre PowerShell ? Et bien non bien sûr ! Je vais vous présenter des nouvelles fonctionnalités du centre d'administration d'Office 365 et du nouveau centre Sécurité et Conformité d'Office 365 (nouveau centre en prévisualisation ce mois-ci).

 

La gouvernance d'un site SharePoint dépend de l'usage attendu du site.

 

Pour rappel, je résume la gouvernance comme étant l'ensemble du dispositif mis en place (personnes et rôles) pour atteindre les objectifs que l'on vise en déployant ladite solution.

 

Alors, quel niveau de gouvernance ai-je besoin d'appliquer à mes nouvelles solutions collaboratives ? Ces trois solutions ont pour tronc commun la solution Office Groupe et n'ont clairement pas la vocation de compléter les sites classés dans les catégories publication ou entreprise (centre des documents, centre des enregistrement, centres de recherche et centre de B.I.) : les sites de publication sont utilisés comme des espaces intranet et les sites d'entreprise sont utilisés comme des espaces de partage de référentiels (présent, passé, recherche), support à l'activité ; ces sites requièrent généralement tous une gouvernance FORTE, de par le nombre de visiteurs et l'importance des contenus publiés.

 

Pour autant, est-ce que les sites de collaboration ont également besoin d'une gouvernance aussi forte au regard des traditionnelles dimensions de la gouvernance ?

  • La gouvernance des utilisateurs… quand on voit comment certaines organisations ont peur de leur gestion  des accès en désactivant tout simplement Delve…?

  • La gouvernance des sites et des contenus… certains de mes clients me demandent de supprimer le droit de supprimer, pour ne perdre aucune information…?

 

Je vais donc publier 3 prochains billets et vous livrerez ma conclusion dans les 4 prochains jours !!

 

 

 

 

 

 

 

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