La "Modern Experience" arrive au dernier trimestre de cette année sur SharePoint 2019 Serv

Même si vous n'êtes qu'un utilisateur de SharePoint Server, vous avez déjà probablement dû aperçevoir des nouvelles interfaces de SharePoint Online. Elles ont même peut-être dû vous donner envie de délaisser votre SharePoint Server pour adopter la version Online de SharePoint car la nouvelle apparence visuelle que l'on appelera "Modern Experience" est effectivement plus proche des standards de site internet actuels.

Tandis que l'édition SharePoint 2016 Server ne possède qu'un premier aperçu de la "Modern Experience" (au travers d'une mise à jour en novembre 2016, laquelle ne concernait que la bibliothèque de documents OneDrive), la "Modern Experience" arrive réellement en force sur l'édition 2019 de SharePoint Server et, devant tant d'attente de la part de ses futurs utilisateurs, il est donc légitime de découvrir de quoi sera réellement fait la "Modern Experience" de SharePoint 2019 à sa sortie au dernier trimestre de 2018*.

*À ce titre, je prévoyais dans un billet de l'an passé, de faire coïncider la sortie de mon tome 2 de mon livre Adopter SharePoint sans developer avec la sortie de l'édition 2019 de SharePoint Server : Microsoft a décalé la date de sortie pour le dernier trimestre de 2019, ce qui m'arrange bien car je suis bien en retard sur l'écriture de ce deuxième ouvrage… mais je compte bien vous permettre de le glisser sous le sapin à Noël.

Revenons à des choses plus sérieuses et au nouveau monde de SharePoint au travers de la "Modern Experience". Ce que Microsoft définit comme "SharePoint Modern Experience", c'est un ensemble de nouveautés qui sont apparues progressivement depuis 2016 sur Office 365. Depuis maintenant 2 ans, la "Modern Experience" s'est progressivement enrichie au travers d'une lente évolution dans l'univers de SharePoint Online, rythmée par des mises à jour régulières de Microsoft, aux côtés de ce que j'assimile à une révolution au sens de l'apparition des Office Groupe puis de la nouvelle solution Microsoft Teams.

Définir la "Modern Experience" ne se limite pas uniquement à la fonctionnalité de "relooking" de ruban d'édition "classique" avec l'expérience Moderne. Il est ainsi tout aussi possible de paramétrer le choix de l'expérience moderne ou classique pour l'ensemble de ses listes et bibliothèques déployées dans vos collections de site SharePoint à partir de la page Paramètres de la console d'administration SharePoint Online que de définir ce paramètres APP par APP, dans les paramètres de bibliothèque et de certaines listes. Dès lors que l'on active la "Modern Experience" dans un site classique, des nouvelles versions de ruban d'édition habillent nos écrans, simplifient et enrichissent l'utilisabilité de nouvelles fonctionnalités comme la possibilité d'envoyer des documents vers d'autres sites depuis le ruban d'édition. Certaines fonctionnalités, comme la consultation des statistiques d'utilisation d'une bibliothèque) manquent à l'appel sur le ruban "modern experience" mais Microsoft a indiqué que l'expérience classique perdurerait aux cotés de l'expérience moderne et il n'est donc pas certain que ces fonctionnalités fassent un jour leur apparition sur le ruban "moderne".

Un nouveau ruban d'édition unanimement apprécié par les utilisateurs

Avec le recul de 2 ans de formation sur la Modern Experience , je dirai que ce "relooking" est franchement réussi dans le sens où il a amélioré l'expérience utilisateur, tant au niveau de la présentation des éléments de bibliothèque sous forme de vignette qu'au niveau des rubans d'édition plus épurés dans les bibliothèques et les listes. À noter que tous les modèles de liste et de bibliothèque ne sont pas tous (encore à l'heure où je vous écris ?) passés en mode "Modern experience", parmi lesquels j'énumère la bibliothèque d'enregistrement, la bibliothèque avec ensemble de documents, la bibliothèque de page wiki, la liste calendrier et je classe les listes de discussions, de liens, de liens promus et d'annonces dans la catégorie des listes qui ne possèderont probablement pas leur version "Moderne" compte tenu de l'apparition de nouvelles fonctionnalités dans les sites nativement créés en "Modern Experience".

Un nouveau type de page

Je vais présenter ces sites nativement "Modern Experience" dans le prochain billet mais je dirai à ce stade qu'ils possèdent la particularité de déployer un nouveau type de page de composant WebPart : vous trouverez actuellement moins de composants webpart que dans l'édition SharePoint 2013/1016 mais parmi ces webparts, on identifie nombre de nouveaux webparts qui vont servir à publier des nouveaux contenus (PowerBI, Forms, Stream en lieu et place d'Office 365, Kindle…). Tout cet écosystème SharePoint Online et Microsoft Teams continue de s'enrichir de nombreux nouveaux objets Office 365 qui pourront s'intégrer à votre environnement SharePoint 2019 Server : Flow, PowerAPPS, PowerBI, Forms apparaissent dans la "Modern Experience"…

Des nouveaux WebParts

Vous trouverez dans le lien ci-dessous la liste des composants WebParts "Modern Experience" mais sachez que j'ai entendu dire au Microsoft Tech Summit de Paris en Mars 2018 que cette liste allait être complétée dans les prochains mois avec "2 fois plus de composants Web Parts". [https://support.office.com/en-us/article/using-web-parts-on-sharepoint-online-pages-336e8e92-3e2d-4298-ae01-d404bbe751e0]

De cette liste, je ressortirai 4 nouveaux webParts qui caractérisent l'effort de simplification qui a été recherché par Microsoft :

• Visionneuse de fichier ("File Viewer" en anglais)

• Incorporation ("Embed" en anglais)

• Bannière principale ("Hero" en anglais)

• Contenu mis en evidence ("Highlighted Content" en anglais)

Le WebPart "Visionneuse de fichiers"

Le webpart "Visionneuse de fichiers" (File Viewer en anglais) permet de publier du contenu de fichier de type Word, PowerPoint, PDF, Excel ou Visio en pleine page SharePoint ; la consequence est double :

1. Il n'y a plus de code iframe à copier depuis l'aperçu Office WebApp d'un fichier Word ou PowerPoint pour le coller dans un WebPart Classique Code Incorporé (fonctionnalité existant en SharePoint 2013)

2. Les composants WebParts Excel Web Acces et Visio Web Access (classés dans la catégorie Données Métiers de l'expérience classique d'une version Enterprise) disparaissent au benefice de ce nouveau WebPart

Le webPart "Incorporation"

Le webPart Incorporation ("Embed" en EN) permet de publier du contenu Web publié par ailleurs. Rien de fondamentalement neuf sauf que ce nouveau composant va vous rendre des services à partir d'une simple URL ou d'un code embarqué

Il va être relativement simple de pointer sur un fil de News autre que Twitter (Twitter possède son proper WebPart par ailleurs), par exemple sur facebook (toujours à condition d'autoriser ce site dans la liste des ) ou des informations météorologiques en attendant, le WebPart Météo SharePoint annoncé depuis quelques semaines dans la roadmap Office 365 ; non, ce n'est pas une blaque [https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap?filters=%26freeformsearch=weather#abc]

Le webPart "Bannière principale"

Le webPart "Bannière principale" ("Hero" en anglais) présente des tuiles de navigation à contenu statique, dans la lignée du composant webpart Liens promus depuis l'édition SharePoint 2013.

Visuellement très attractif pour vos utilisateurs, ce webpart permet d'habiller en quelques clicks des pages de site, de type page d'accueil ou de "page-passerelle" (ie. une page de liens)

Paramétrer ce webpart revient à :

- choisir entre 1 et 5 tuiles

- choisir une image pour chaque tuile avec une nouvelle option de rechercher sur Internet dans la banque de données Creative Commons (gratuite)

- choisir le lien qui figure dans chaque tuile puis d'associer la présentation d'un texte explicatif, qui s'assemble par rapport aux images selon 2 modes : calque ou vignette.

[https://support.office.com/en-us/article/use-the-hero-web-part-d57f449b-19a0-4b0d-8ce3-be5866430645]

Le WebPart "Contenu mis en evidence"

La plus notable amélioration de l'expérience pour le concepteur de pages est l'apparition du webpart "Contenu mis en evidence" ("Highlighted Content" en EN) sous forme de vignettes de publication publiées de façon dynamique en fonction de règles d'affichage à paramétrer). Ce composant est un descendant du WebPart Recherche de contenu qui avait vu le jour dans SharePoint 2013. ce composant démontrait toute la puissance d'un SharePoint repensé autour de son moteur de recherche ; concrètement, ce composant nécessitait de SharePoint de passer par un générateur de requête KQL/FQL, ce qui ne se trouvait pas à la portée de tout le monde sans une petite formation. Ce n'est plus le cas même s'il faut tout de même gérer le concept de propriétés gérées dans le schéma de recherche, pour aller au-delà des filtres proposés par défaut qui cachent désormais les règles de requête… [https://support.office.com/en-us/article/use-the-highlighted-content-web-part-e34199b0-ff1a-47fb-8f4d-dbcaed329efd]

Ce qu'il n'y aura pas dans la Moderne Experience de votre SharePoint 2019 Server en fin d'année

Malheureusement, je vais maintenant doucher un peu l'enthousiasme en précisant que SharePoint 2019 Server ne possèdera pas toutes les fonctionnalités de "Modern Experience" mais comportera les nouveautés de la version SharePoint Online arrêtée en date de février 2018.

Toutes les modifications apparues sur Online depuis février 2018 ne devraient donc pas figurer sur les éditions 2019 Server : je pense particulièrement, au tant attendu, type de site "Hub" qui n'a fait son apparition sur SharePoint Online qu'au printemps de cette année.

Je consacrerai mon billet la semaine prochaine au type de site Hub car je l'expérimente "dans la vraie vie" depuis quelques semaine : j'intitulerai ce billet "comment qualifierez le nouveau monde SharePoint ?"

Ce billet me permettra de revisiter les concepts d'architecture fonctionnelle de solution SharePoint que j'utilise depuis des débuts au travers de cette nouvelle fonctionnalité de Hub mais également au travers des fonctionnalités de serveur de publication qui manque actuellement aux sites "Modern Experience"...