Série "C'est quoi le Cortex Project ?" | Episode 2 : Le nouveau magasin de termes

Le Cortex Project arrive sur vos écrans en avril 2020, annonçais-je dans le premier billet de la série.

Le Cortex Project regroupe un ensemble de nouvelles fonctionnalités qui vise à augmenter la richesse de SharePoint utilisé comme outil de gestion de la donnée référentielle, concept connu des gestionnaires de l'information comme les Knowledge Managers et les Master Data Managers.

Il était donc temps pour Microsoft de mettre à jour le fameux magasin de termes dont la nouvelle version arrivera à partir d'avril sur (tous ?) les Tenants pour les utilisateurs concernés par la Targeted Release d'Office 365 (1).

Le magasin de termes fête ses 10 ans

Le magasin de termes de SharePoint a fait son apparition avec l'édition 2010 sur les versions payantes Standard et Enterprise et n'avait connu aucune modification jusqu'à cette modernisation entraînée par le Cortex Project.

Le magasin de termes permet d'appliquer à des documents ou des éléments de liste des mots-clés appelés "termes" (maxi. 200.000).

Ces termes sont stockés dans un référentiel multilingue centralisé au niveau du Tenant ou au niveau d'une collection de sites, sous la forme de listes de mots-clés hiérarchisables, que vous pourrez ensuite proposer à vos utilisateurs d'appliquer tout ou partie dans leurs différentes bibliothèques/listes des différents intranets, au travers des colonnes de type Métadonnées gérées (2).

Une gouvernance spéciale est applicable dans cette partie de votre SharePoint avec de nouveaux rôles dédiés à la gestion des termes (3) :

• Des administrateur(s) de magasin de termes

• Des responsable(s) et des collaborateurs d’un groupe d’ensembles de termes

• Des propriétaire(s) d’un ensemble de termes, contacts et participant(s) d’un ensemble de termes

Un recul de 10 ans sur l'usage effectif du magasin de termes

Dans le cadre d'une migration de fichiers vers une solution SharePoint efficace, le magasin de termes sert à respecter le classement en arborescence d'une GED ou d'une archive comme ci-dessous.

Avec ce magasin de termes, il ne faut pas y voir qu'un simple usage pour les applications "support" de l'organisation (bibliothèques de publications et d'archives) car les données de référentiel sont également très importantes dans le cadre des applications collaboratives "métiers" : apposer un mot-clé peut entraîner des traitements spécifiques, comme par exemple en utilisant la fonctionnalité d'organisateur de contenus de SharePoint (4)…

L'usage de ces métadonnées gérées se justifiait dès lors que vous souhaitiez produire des expériences de recherche efficaces ou des solutions possédant des règles de traitement Métiers : au lieu de laisser aux utilisateurs la possibilité de saisir des valeurs "libres", les concepteurs les obligent à puiser dans ces listes du magasin de termes un ou plusieurs mots-clés "contrôlés".

Fonctionnalité propre à SharePoint, ce magasin de termes est utilisable dans une autre section de Ms O365, pour "indexer" des vidéos hébergées sur Office 365 Vidéos car ces vidéos, avant de trouver meilleur accueil sur Stream, étaient bien stockées sur un type spécial de collection de sites SharePoint. En revanche en arrivant sur Stream, il devenait alors impossible d'utiliser le magasin de termes pour classer ses vidéos et offrir, par la même occasion, une expérience de recherche partageant la même cohérence de classification dans le centre de recherche de SharePoint. Microsoft ne pouvait plus cacher ces problèmes de recherche avec l'arrivée de Ms Teams, formidable agrégateur de contenus Ms O365 qui n'accède pas directement à ces données de référentiel.

Le second problème majeur concernant l'utilisation de ces fonctionnalités de mots-clés était déjà bien connu il y a 10 ans lorsque le magasin de termes a fait son apparition : même avec les fonctionnalités d'assistance permettant de naviguer ou de se voir suggérer le mot recherché, le travail d’indexation "manuel" est toujours considéré comme fastidieux, sans compter que, même avec le magasin de termes, le risque d’erreur s'élève si l’arbre de taxonomie est complexe et profond, et dépend de l'état de forme du moment de chacun des collaborateurs.

Il fallait donc faire quelque chose : offrir une modernisation du magasin de termes dans le cadre du Cortex Project.

La modernisation du magasin de termes dans le cadre du Cortex Project

La modernisation du magasin de termes passe par l'ajout d'une batterie de nouvelles fonctionnalités, qui dépassent l'apparente cosmétique de l'opération même s'il y a bien modernisation de l'interface utilisateur comme vous pouvez en juger sur l'image ci-dessous.

Ainsi, dans une section "Services de contenu" du centre d'administration "Modern" de SharePoint Online, va faire son apparitionnon seulement la version "Modern" du magasin de termes mais également celle du Hub de types de contenu, dont la version classique était cachée jusque-là à l'URL …/sites/contenttypehub !

Espérons que la modernisation de l'interface du Hub de type de contenu, l'ajout de la fonctionnalité de pouvoir cibler quelle collection de sites pour quel type de contenu et l'ajout d'Analytics d'utilisation ont été accompagnés d'une amélioration de la fonctionnalité de publication des types de contenu entre collections de site car j'ai fréquemment rencontré des problèmes de synchronisation lorsque l'on dépassait 30 types de contenu.

Revenons à notre magasin de termes : dès avril, la capacité limitée à 200.000 termes gérés maximum devrait être montée à 1 million de termes par langue, ce qui doit vous laisser un peu de marge !

Mais les nouveautés vont venir surtout de l'application de l'IA pour résoudre la problématique de devoir appliquer manuellement un mot-clé.

Nous attendons avec impatience que le Cortex Project utilise les fonctionnalités déployées dans le socle des services Azure Cognitive Search pour appliquer, automatiquement ou sous contrôle des Knowledge managers, un mot-clé pour identifier et faciliter la réutilisation des contenus qu'il décrit. Pour ces Knowledge managers, le Cortex Project apportera également 2 autres sites : le centre de connaissance pour gérer le nouveau concept des "Topics", ces fameuses cartes de thèmes/sujets ainsi que le centre des contenus.

Enfin, concernant le souhait de référencer, à l'aide du magasin de termes, d'autres actifs informationnels Ms O365 que SharePoint ou Office 365 Vidéos, Cortex Project offrira, via le cadre de connecteurs Microsoft Search, la possibilité d'indexer d'autres contenus Ms O365 voire des contenus externes.

Hâte de vous expliquer comment tout cela va s'imbriquer : du coup, vous en saurez un peu plus dans un prochain épisode qui sortira à partir du 20 mai, lorsque Microsoft aura communiqué officiellement.

(1) Cortex Project ne fonctionnera au début que sur les contenus anglophones, la gestion des contenus dans les autres versions linguistiques n'est pas encore programmée

(2) Cf. chapitre 4 page 212 et suivantes du tome 1 "Adopter SharePoint sans développer"

(3) Cf. chapitre "La gouvernance des contenus" page 119 et suivantes du tome 3 "SharePoint, Ms Teams : une gouvernance efficace"

(4) Cf. chapitre 4 page 250 du tome 1 "Adopter SharePoint sans développer"