Le retour du multilinguisme sur SharePoint Online

Depuis 2016, soit le début de la période de déploiement de la version Modern des sites SharePoint, on se sentait quelque peu abandonné concernant les contenus de pages multilingues. Cette fonctionnalité appartenait inexorablement au monde de l'internet classique de SharePoint, qui pouvait être multilingue aussi bien au niveau des libellés de site qu'au niveau des contenus gérés dans les bibliothèques. (1)

Et puis, il y a eu la mise à jour du 17 mars 2020 qui est passée un peu inaperçue en raison de la mise en confinement des travailleurs français et c'est l'adoption de Ms Teams qui a occupé légitimement le devant de la scène.

Je vais donc vous proposer dans ce billet de découvrir comment activer et comment utiliser la gestion des pages Modern, après avoir rappelé comment fonctionnait la gestion des pages multilingues classique.

Je conclurai ce billet en évoquant les incidences sur le Cortex Project.

Une trop longue période d’incompatibilité entre SharePoint Modern Experience et la gestion de contenu multilingue s’achève enfin !

Si vous concevez des sites intranet SharePoint depuis plusieurs années, je ne vais pas vous apprendre que le problème, techniquement parlant, provenait de l’incompatibilité de l’expérience « modern » et de la fonctionnalité de collection de sites appelée « infrastructure de publication de SharePoint serveur ». En tant qu’administrateur de collection de sites, activer cette fonctionnalité revenait à « transformer votre SharePoint de collaboration » en « intranet de publication ». Au-delà de la gestion des contenus multilingue, cette incompatibilité rendait compliquée l’utilisation du site de communication pour construire un intranet « Modern » dès lors que vous comptiez utiliser les fonctionnalités liées comme :

• La navigation par métadonnées gérées ou avec audiences ciblées ;

• D’autres fonctionnalités avancées de publication qui auraient pu vous rendre service dans la construction de votre Digital WorkSpace, comme la fonctionnalité de publication entre collections de sites ou la possibilité d’insérer des WebParts personnels.

Après avoir activé cette fonctionnalité « infrastructure de publication de SharePoint serveur », il fallait encore que l’administrateur de collection de sites paramètre les variantes linguistiques en signalant quelles langues-cibles il souhaitait déployer depuis son site parent existant. Une fois que la ou les nouvelles langues étaient définies, SharePoint déployait un sous-site par langue : les Url s’habillaient alors de …site/fr-fr/… ou de site/en-us/, comme sur les sites web de Microsoft !

Dès qu’un nouvel élément contenu dans une bibliothèque apparaissait ou était ensuite modifié, les traducteurs pouvaient être avertis par email.

Même si avertir les traducteurs représentait une fonctionnalité intéressante, ce qu’il se passait lorsque l’on activait cette fonctionnalité était un peu « lourd » si vous me permettez l’expression et la gestion multilingue des pages « Modern » ne passe heureusement plus par cette fonctionnalité.

Fini la dépendance à la fonctionnalité « infrastructure de publication de SharePoint serveur » !

Fini la dépendance à la fonctionnalité « infrastructure de publication de SharePoint serveur », la gestion des pages multilingues en SharePoint Modern fonctionne différemment !

En ce printemps 2020, pour tester comment fonctionne la gestion multilingue de vos pages Modern, 2 conditions doivent être rencontrées :

• Vous devez actuellement bénéficier du mode « Publication ciblée » sur le centre d’administration Ms O365 (« targeted release »)

• Vous ne pourrez l’utiliser que sur le seul modèle de site de « communication »

Sur votre site de communication, il faut se rendre sur la page Paramètres de site.

Dans la section Administration du site, le propriétaire d’un site trouvera la page Paramètres linguistiques qui permet désormais d’activer la fonctionnalité de traduction de pages.

[if gte vml 1]><v:shape id="Image_x0020_1" o:spid="_x0000_i1031" type="#_x0000_t75" style='width:322.9pt; height:317.25pt;visibility:visible;mso-wrap-style:square'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/F4BE4~1.POI/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image003.png" o:title=""></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

Sur la page Paramètres linguistiques, en plus des langues disponibles sur ce site (comme vu plus haut, au niveau des libellés de site), la première nouveauté est que cette page d’application modernisée reçoit deux boutons à bascule 😉, dont le premier permet d’activer la traduction des pages et des actualités dans plusieurs langues !

Après l’avoir activé, il vous reste à choisir la(es) nouvelle(s) langue(s) cible(s), de saisir le nom du collaborateur que l’on doit avertir de la tâche de traduction puis d’enregistrer.

[if gte vml 1]><v:shape id="Image_x0020_10" o:spid="_x0000_i1030" type="#_x0000_t75" style='width:467.65pt; height:303.75pt;visibility:visible;mso-wrap-style:square'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/F4BE4~1.POI/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image005.png" o:title=""></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

La nouvelle expérience pour les contributeurs

La nouvelle expérience pour les contributeurs passe d’abord par un nouveau bouton de fonctionnalité sur le ruban d’édition de la page : le bouton Traduction.

[if gte vml 1]><v:shape id="Image_x0020_7" o:spid="_x0000_i1029" type="#_x0000_t75" style='width:467.65pt; height:266.65pt;visibility:visible;mso-wrap-style:square'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/F4BE4~1.POI/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image007.png" o:title=""></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

Comme indiqué dans l’image ci-dessous, cliquer sur le(s) liens « créer… » revient à générer des copies de pages, fonctionnalité ô combien heureuse que nous permet la Modern Experience !

[if gte vml 1]><v:shape id="Image_x0020_8" o:spid="_x0000_i1028" type="#_x0000_t75" style='width:468pt; height:234.4pt;visibility:visible;mso-wrap-style:square'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/F4BE4~1.POI/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image009.png" o:title=""></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

Une fois que vous avez cliqué, SharePoint copie et classe soigneusement cette page copiée dans un répertoire de la bibliothèque de pages, tout simplement. Lorsque l’utilisateur cliquera sur le lien de la page ou de l’actualité, SharePoint continuera de le router vers la version linguistique de la page en fonction de la préférence de langue de l’utilisateur.

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?!

[if gte vml 1]><v:shape id="Image_x0020_9" o:spid="_x0000_i1027" type="#_x0000_t75" style='width:468pt; height:260.25pt;visibility:visible;mso-wrap-style:square'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/F4BE4~1.POI/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image011.png" o:title=""></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

Notez qu’il n’y a aucune gestion d’autorisations particulières sur ce répertoire de pages copiées dans la nouvelle langue-cible et que le nom du traducteur mentionné plus haut ne sert simplement à ce que SharePoint lui envoie un email de notifications lorsqu’une page est ajoutée ou modifiée (3).

Il ne reste donc plus qu’à traduire cette page… manuellement. Notez que si vous ne souhaitez pas réaliser la traduction manuellement, il est possible d’ajouter des add-in pour obtenir une traduction automatique. On peut imaginer que Microsoft fournisse directement le bouton de fonctionnalités Microsoft Translator à un horizon relativement proche puisque ce service est déjà déployé dans votre Digital WorkSpace Office 365 (ci-dessous dans Ms Word et dans Outlook Online).

[if gte vml 1]><v:shape id="Image_x0020_12" o:spid="_x0000_i1025" type="#_x0000_t75" style='width:333.4pt; height:91.9pt;visibility:visible;mso-wrap-style:square'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/F4BE4~1.POI/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image015.png" o:title=""></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

Quel lien avec le Cortex Project ?

Pour finir, quel lien avec le Cortex Project ? Ce billet n’est-il pas publié après l’épisode 2 d’une série appelée « C'est quoi le Cortex Project ?" sans que je l'y insère ?

La raison est que, pour l’heure, je ne vois, à l’horizon, aucun lien entre cette tant attendue fonctionnalité de publication multilingue et le Cortex Project.

D’ailleurs, c’est assumé par Microsoft : les pages multilingues « Modern » ne concernent que les sites de communication et le Cortex Project se déploie au travers d’un nouveau modèle de site portant le nom expérimental de « Knowledge Center ». Je vous présenterai le "Knowledge Center" dans un prochain billet.

Dans les sessions d’information Cortex Project, il est bien précisé que Cortex Project ne concerne actuellement que les contenus en version anglaise. Au regard de l’ambition et de la complexité de ce projet , on peut imaginer que cela va prendre un certain temps.

[if !supportLists](1) Cf. Tome 2, chapitre 9, pages 346 à 347

[if !supportLists](2) Cf. Tome 2, chapitre 9, pages 258 à 260

[endif](3) Cf. la page de documentation officielle [if !supportLists]