Série "C'est quoi le Cortex Project ?" | Episode 3 : "Le centre de la connaissanc

Je vous avoue que j’ai eu énormément de plaisir à écrire le billet qui suit car j'ai touché, de nouveau, des concepts de gestion des organisations et de science de l’information sur lesquels je m'étais largement étendu dans un livre sorti, il y a tout juste un an ("De SharePoint à Teams" (1)).

J’y expliquais pourquoi SharePoint, mêlant les technologies du moteur de recherche FAST et les fonctionnalités de réseau social, constituait selon moi l’outil numéro 1 de gestion de la connaissance moderne, au service de l’agilité et de l’innovation, de l’organisation apprenante.

SharePoint, le méconnu des DSI et des Métiers

SharePoint, méconnu des DSI et des Métiers qui le limitent à des scénarios de collaboration dans le meilleur des cas, au remplacement du serveur de fichiers dans la plupart des cas, apporte, de par ses fonctionnalités, des réponses à des enjeux modernes pour les organisations, surfant sur les concepts de l’école de management de Chicago.

Dans dans les pages de ce livre, j'en profitais aussi pour relever quelques inquiétudes quant à :

- la trop longue et imparfaite cohabitation entre les fonctionnalités de réseau social de SharePoint et de Yammer,

- le manque d’adoption manifeste de Delve,

- la disparition des aspects conversationnels de SharePoint au profit de MS Teams, formidable remplaçant de Skype.

À la fin des 75 pages du chapitre de ce livre dans lequel je prends la peine d'expliquer aux décideurs le pourquoi de cet ensemble de fonctionnalités, j’ai pu aussi exprimé les espoirs qu'il fallait placer sur MS Teams et l’IA plutôt que seulement s'inquiéter pour les fonctionnalités conversationnelles de SharePoint qui se désagrègent devant nous depuis 2018 (2).

A travers cet épisode 3, vous allez en savoir un peu plus sur le Cortex Project, par la présentation de ce nouveau modèle de collections de sites SharePoint appelé Centre de la connaissance (« Knowledge Center »), voué à devenir le temple de la connaissance Microsoft 365.

Dans le centre de la connaissance, nous utiliserons un nouveau modèle de page Modern dans lequel des éléments de texte, des images et des hyperliens pourront être insérés, à l’instar de ce que permettait la page wiki classique depuis 2010 (3). La nouveauté est que cette page sera aussi composée de WebParts, présentant des documents et des personnes en lien avec le sujet traité par la fiche. « SharePoint-ement parlant », c’est certainement le WebPart Contenu mis en évidence, dont le paramétrage devrait faire l’objet d’une assistance de type IA pour proposer des connections entre sujets pertinents, qui est utilisé.

Sur base de l’indexation permanente par Microsoft Search de Microsoft 365 (mais au-delà grâce à son cadre de connecteurs, prochain billet sur le sujet, je le promets), l’IA s’invite en effet en proposant des connexions établies sur des proximités de termes, des données d’Office Graphe mais probablement aussi en rapport avec des arbres de taxonomie. Il est même prévu de se représenter les liens entre les sujets au travers de schémas heuristiques.

Cortex Project, c’est un peu Delve qui « passe la seconde ».

Cortex Project, c’est un peu Delve qui « passe la seconde ».

Delve, la partie émergée de l’iceberg, présente, à chaque utilisateur, depuis plus de 5 ans, un mur de mises en relation entre lui et ses collègues, lui et les documents susceptibles de l'intéresser par rapport à sa récente activité.

Cette fois, le temple de la connaissance est sous la puissance de l’IA mais également sous le contrôle d’une équipe de 3 types de profils utilisateurs, qui viendront apporter leur énergie et leur savoir dans la gestion de ce centre de pages.

Un nouveau dispositif de gouvernance

La pertinence de l’édifice de la capitalisation du savoir fait l’objet d’un nouveau type de gouvernance fonctionnelle(4).

  • Il y aura l’expert « Métier », en charge de la production mais également de la curation et de la validation du contenu des pages de connaissance ;

  • Le gestionnaire de la connaissance sera responsable non seulement de la qualité globale de l’information en termes de sources et de structuration mais aussi de l’animation autour de la connaissance produite et à produire ; ce rôle dépasse désormais celui de Master Data Manager, en charge du magasin de termes, de l’acronymie et de la synonymie ; les personnes avec lesquelles j’ai travaillé dans la réalisation de plans de gouvernance savent que j’appelais ce rôle « administrateur fonctionnel de la recherche et de la pertinence » ;

  • Enfin, il y aura l’administrateur des services de contenu, en charge de la gouvernance opérationnelle et aux paramètres techniques des services d’indexation de contenu ; les personnes avec lesquelles j’ai travaillé dans la réalisation de plans de gouvernance savent que j’appelais ce rôle « administrateur technique de la recherche ».

La personne la plus importante sera néanmoins le « simple » utilisateur de Microsoft 365. Alors qu’il n’est pas prévu que Yammer soit de la partie, les pages du nouveau centre de connaissance SharePoint pourront se retrouver partout dans Office, Outlook et Ms Teams sous formes de cartes de connaissance.

Dans ce projet de gestion de la connaissance, Microsoft réinvestit enfin dans l’information tacite et non structurée en se basant sur les échanges par emails...

… et les conversations de Teams. Une fois publiée, les pages du centre de la connaissance s’afficheront dans les conversations Ms Teams, grâce aux fiches de connaissance tirées des pages de notre centre de connaissance comme ci-dessous.

L’utilisateur pourra décider de suivre un sujet comme on pouvait suivre des documents et des balises dans le flux de suivi de news de SharePoint 2013.

On veut la suite !

On peut aisément imaginer capitaliser prochainement sur les propos retranscrits des vidéos Stream ou d’un enregistrement d’une réunion Teams.

Toute cette capitalisation de l’information est, bien entendu, déjà adossée à la gouvernance de la donnée, mise en place dans vos centres de sécurité et de conformité de Microsoft 365.

Les utilisateurs pourront ainsi interpeller via un Chatbot l’assistant de la connaissance, lorsqu’ils auront l’idée de la réalisation d’une page de connaissance. On peut aussi imaginer que, dans un futur proche, c’est le Chatbot qui interpellera l’utilisateur sur l’opportunité de créer une page sur un sujet jugé pertinent par l’IA.

C’est très prometteur. Le centre de la connaissance avec l’arrivée de MS Teams, c’est beaucoup de choses que j’attendais, lorsque j’expliquais les enjeux et impératifs de « l’organisation apprenante ». Est-ce que le modèle de collections de site « centre des documents » va survivre à ce réalignement de la gestion de la connaissance dans Microsoft 365 ? Et bien, figurez-vous que lui-aussi va trouver sa place dans le dispositif (prochain épisode à suivre également).

J’ai hâte que le Cortex Project se déploie dans les prochains mois ; pour un déploiement hors États-Unis, il faudra que Microsoft règle les problèmes de gestion multilingue de contenu (Cortex Project, c’est uniquement en anglais pour l’instant pour les privilégiés qui l’expérimentent actuellement).

Il faudra donc encore patienter un peu de temps avant de faire accélérer votre organisation.

  1. Cf. Adopter SharePoint sans développer, « tome 2 : De SharePoint à Teams », Mai 2019

  2. Le 30 juin 2018 disparaissait le flux de News de SharePoint Online, au profit du concept de Teams à l’échelle de l’organisation mais lequel n’en reprenait malheureusement pas beaucoup de fonctionnalités

  3. Si ce n’est pas déjà fait, prenez connaissance du billet introductif de cette série dans lequel je me suis permis de remettre le Cortex Project dans le contexte des évolutions de SharePoint depuis 2007.

  4. Cf. Adopter SharePoint sans développer, « tome 3 : Une gouvernance efficace », Octobre 2019

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