Série "Power Apps et les sources de données SharePoint" | Episode 2 - Empêcher l'affichage de la liste dans le site SharePoint

Ce second billet de la série consacrée à la gouvernance des données SharePoint sur fonds de projets de gouvernance Power Platform. permet de passer en revue ou de revoir des paramètres qui existent depuis for longtemps dans SharePoint, en vous laissant juge d'estimer s'ils sont pertinents dans le cadre de vos enjeux de fiabilisation et de sécurisation de vos applications Power Apps .

Dans l'épisode 1, il s'agissait d'empêcher l'export ou la copie en mode grille des données sensibles d'une liste SharePoint. Si cela vous a paru un tantinet régressif et complexe, peut-être que cet épisode va davantage vous convaincre car cette fois, je vais vous apprendre comme empêcher l'affichage de la liste dans un site SharePoint.

Cette opération va s'effectuer en 2 temps indispensables autant l'un que l'autre :

1. Retirer l'autorisation d'afficher les pages d'applications dans le site

2. Retirer l'autorisation de créer et de modifier les actualités et pages de sites

Temps n°1 : retirer l'autorisation d'afficher les pages d'applications dans le site

Le résultat que nous cherchons à obtenir dans cet épisode n°2 est plus radical que celui obtenu dans l'épisode n°1 car cette fois, il n'est question de retirer, du ruban d'édition, ni le bouton de fonctionnalité d'export Excel ou CSV ni le bouton d'édition en mode grille (modification rapide).

Nous allons obtenir que les utilisateurs de l'application Power Apps accèderont à la source de données SharePoint mais ne pourront pas afficher la liste dans le site.

Pour ce faire, comme pour l'épisode 1, il va s'agir de créer et appliquer un niveau d'autorisations personnalisé au niveau du site dans lequel nous allons désactiver une autorisation individuelle puis nous aurons le choix d'appliquer ce niveau d'autorisations à tout le monde ou à un groupe d'utilisateurs particulier.

L'autorisation individuelle à décocher dans votre niveau d'autorisations personnalisé s'appelle Afficher les pages d'application (View application pages). Elle permet de retirer le pouvoir accéder à l'interface de lecture et d'utilisation de la liste, mais la page de paramètres restera évidemment accessible.

Retirer cette autorisation va avoir pour effet de ne pas pouvoir accéder à l'interface de lecture et d'utilisation de la liste.

Reste ensuite à appliquer ce niveau d'autorisations au bon groupe d'utilisateurs sur la liste en question ou sur le site en entier sir vous souhaitez cacher toutes les listes de ce site.

Mais voilà : il ne faut pas oublier le second temps que voici.

Temps n°2 : retirer l'autorisation de créer et de modifier les actualités et pages de sites

Le temps n°2 consiste à retirer l'autorisation de créer et de modifier les actualités et pages de sites...

Pourquoi retirer l'autorisation de créer et de modifier les actualités et pages de sites ?

La raison est qu'il est possible d'éditer une page ou une actualité et d'y insérer un WebPart appelé "Liste" pour contourner très simplement le fait de ne pas posséder l'autorisation d'afficher les pages d'applications dans le site ! Est-ce un bug ? Pour moi , la réponse est non car, lorsque je soigne la présentation de mes solutions sur SharePoint, je privilégie la création de pages SharePoint plutôt que de laisser les utilisateurs accéder aux pages d'applications. Dans ce WebPart Liste, on trouve quelques options d'affichage qui allège l'interface utilisateur et surtout on peut fournir un écran avec plusieurs WebParts

Quoiqu'il en soit, dans notre cas, on va procéder à l'opération de masquage de cette liste SharePoint dans le site pour pourquoi pas insérer le WebPart Power Apps en pleine page.

Par conséquent vous devez ensuite penser à retirer l'autorisation de créer et de modifier les actualités et pages de sites à votre groupes d'utilisateurs, au niveau de la bibliothèque de pages.

Vous retirez à votre groupe utilisateur de l'application Power Apps le droit de modifier ou d'éditer les pages de sites pour les passer en lecture si leur partager des informations sur le site :

1. Vous accédez aux paramètres de la bibliothèque de pages de site

2. Sur la page des autorisations, vous stoppez l'héritage d'autorisations

3. Vous modifiez les autorisations du groupe de manière à les passer en lecture

Si votre groupe utilisateur de l'application Power Apps n'a rien à faire sur le site tout en accédant à la liste, alors vous pouvez leur retirer le droit de visualiser les pages : ils auront alors le message suivant mais attention.

Si vous retirez le droit d'accès à la bibliothèque de pages, vous donnez l'impression que vous ne donnez pas accès au contenu du site.

TRES IMPORTANT : ne pas sauter le temps n°1 pour passer directement au temps n°2

Il est très important de ne pas sauter le temps n°1 pour passer directement au temps n°2 car, si vous faites cela, un utilisateur qui connait comment sont constituées les URL SharePoint serait en capacité de retrouver la page d'application présentant le contenu de site....

Enfin, ce n'est pas parce que les utilisateurs de la liste dans Power Apps ne la voient dans le site qu'ils en voient pas ces éléments dans les résultats de recherche

Dans l'image ci-dessous, l'utilisateur retrouve dans la recherche un élément de liste depuis une page de recherche alors que nous avons suivi les 2 temps de ce billet.

Voyons donc, dans l'épisode 3, comment masquer la source de données de la recherche SharePoint et de Copilot Microsoft 365.

PS : j'en profite pour passer un salut amical à Valérie, Eric et Leo qui m'ont inspiré ce billet et qui se reconnaitront.