En ce début 2017, www.adopteunsharepoint.com a déménagé, quittant la plateforme de site internet qu’a offert SharePoint Online jusque début mars de cette année. Autre nouveauté, mon blog s’est trouvé son enrichissant complément avec le site www.adApteunsharepoint.com. C’est quoi l’adoption, déjà ? J’ai toujours positionné mon rôle comme étant de vous permettre de faire des économies en appréhendant "SharePoint sans développer", au travers du partage de mes retours d’expérience. Les différents types de missions de consultance que j’effectue correspondent au trois rubriques de ce blog : la gouvernance ; la formation ; la conception fonctionnelle. Je réalise des missions de gouvernance via des phases d’audit, de conception et de mise en place de plans de gouvernance technique et fonctionnel pour s’assurer que l’organisation possède les dispositifs et les métriques qui vont lui permettre d’atteindre les objectifs de productivité du projet SharePoint. Je réalise des missions de formation ; je suis ainsi responsable pédagogique de mes contenus, qui dépassent largement les cours officiels de Microsoft, en travaillant sur la vision élargie de la construction d’un Digital WorkSpace avec SharePoint : - Maitriser SharePoint Online d’Office 365 - Maitriser SharePoint 2016 - Les nouveautés de SharePoint 2016 - Maitriser SharePoint 2013 - Les nouveautés de SharePoint 2013 - Maitriser SharePoint 2010 J’effectue ces missions orientés Décideurs, Concepteurs-Développeurs, utilisateurs finaux « power-users » : - Pour le compte d’instituts de formation en France, au Luxembourg et en Belgique en mode « Inter » ou « Intra » entreprise, lesquels ont compris qu’une formation était efficace lorsqu’elle était accompagnée de retour d’expérience terrain ; je pourrais en faire une activité temps plein ou arrêter complètement la formation mais je tiens à continuer à hauteur de 1 semaine par mois pour garder ainsi un niveau de vulgarisation suffisant pour des publics venus suivre une « formation-découverte » - Directement chez des clients finaux avec les mêmes objectifs que pour les instituts de formation, avec en plus, souvent des demandes de formation sur des solutions SharePoint déployées par eux au préalable ; je me retrouve alors à faire non pas des formations sur le produit SharePoint mais sur leur propre solution d’intranet ou de plateforme collaborative (souvenez-vous les billets traitant de la « formation à 2 temps ») ; ces formations ont généralement pour but d’améliorer l’adoption des utilisateurs (je ne découvre pas toujours des solutions « User-Friendly » ; je ne me prive pas de prodiguer quelques conseils d’amélioration dans ce cas) mais également de recueillir leur avis sur les évolutions souhaitées pour une nouvelle version de la solution Je réalise des missions de conception fonctionnelle uniquement basées sur des actions de paramétrage avancé de SharePoint. Dans toutes mes missions, l’adoption de SharePoint répond au souci de déployer une solution fonctionnelle basée sur les fonctionnalités existantes de SharePoint avant d'envisager tout développement informatique complémentaire. D’où le refrain que je chantonne depuis plusieurs années : First Adopt! La qualité de l’architecture de la solution fonctionnelle est primordiale pour obtenir le meilleur de SharePoint, progiciel qui regorge de fonctionnalités avancées encore trop souvent méconnues : mes formations « Les nouveautés de SharePoint » me permettent de mesurer auprès de publics censés connaitre une précédente édition de SharePoint que certaines fonctionnalités avancées qui étaient déjà déployées étaient néanmoins inconnues (dans le pire des cas, chez certains de mes clients, des développements additionnels avaient même été réalisés !). Commencez par adopter permet de proposer des scénarios fonctionnels simples et rapides, ce qui représente une chance pour faciliter le changement. Et puis seulement viendra le temps de recueillir les avis des utilisateurs sur des fonctionnalités différentes ou des fonctionnalités supplémentaires du produit SharePoint de base. Il sera alors temps de jeter un œil sur un possible changement de version/plan de SharePoint le cas échéant ou de consulter le magasin en ligne Office (https://store.office.com) pour vérifier si un Add-On ne ferait pas l’affaire. Une bonne adoption pour une bonne adaptation Si le développement de code informatique est jugé nécessaire, il faudra alors bien prendre soin de travailler avec une équipe dont la connaissance technique de SharePoint est suffisamment de qualité pour ne pas « tordre » SharePoint en lui ajoutant du développement additionnel « contre-nature ». Bref, les développeurs doivent aussi être parfaitement formés à « la conception par adoption » pour construire des solutions de développement aussi efficaces que respectueux du fonctionnement technique de SharePoint. Avant que vous ne cliquiez sur le lien www.adapteunsharepoint, je conclue ce billet en vous indiquant que la qualité de la conception fonctionnelle que je mesure chez un client sur une solution déjà déployée est rarement avancée, passant à côté des objectifs de productivité que l’on pourrait atteindre : généralement, les utilisateurs ne comprennent pas trop le sens de changer leur façon de travailler et le taux d’ "adoption enthousiaste" est relativement bas (je vais devoir mettre à jour ma matrice d’adoption). Comme je constate souvent ces mêmes états de fait, j’ai eu envie d’écrire le livre dont je fais la promotion depuis mai. https://www.amazon.fr/Adopter-Sharepoint-sans-developper-utilisations/ http://livre.fnac.com/a10581619/Frank-Poireau-Adopter-SharePoint-sans-developper

Présentation Office 365 Vidéos a été le premier modèle de site disponible sur SharePoint en 2014​, annonçant la nouvelle génération de sites nommée "Next Generation Portal". Puis, le nouveau modèle de blog et la nouvelle page de présentation de l'utilisateur ont suivi sur SharePoint. Il ne restait plus que la nouvelle version de la page Wiki appelée "InfoPedia Wiki" lors des conférences officielles. Ce jeudi 24 novembre, je découvre cette nouvelle page après avoir cliqué sur Ajouter une page depuis la page d'accueil de mon site d'équipe. Description En termes de contribution, cette page se rapproche très fort de la façon de publier un billet de blog dans le nouveau modèle de site Blog. On insère des WebParts uniquement en cliquant sur le bouton de fonction + ; le concept de WebPart disparait de l'interface (c'ést une zone d'édition) ainsi que sa faculté à être inséré à l'endroit du curseur. ​ Le "ruban d'édition" disparait pour se positionner comme menu contextuel au-dessus de la zone d'édition. La page s'enregistre automatiquement au fur et à mesure des modifications réalisées sur la page mais notez que, lorsque l'on a terminé, on vous invite à publier, même lorsque les paramètres de gestion de version ne sont pas ​forcément paramétr​és sur contrôle de versions principales et secondaires (brouillon) et le paramètre de mise en extraction sur "obligatoire". Parmi les objets non-textuels que l'on pouvait ajouté précédemment à la page, disparait​ la possibilité d'insérer un tableau, ce qui est dommage lorsque l'on cherchait à créer une mise en page complexe sans développement, ainsi que les composants webparts (sauf... le(s) plus récent(s) documents (?!) et Liens rapides) Conclusion Même si elle est enregistrée dans mon APP P​ages de site aux cotés des traditionnelles pages d'accueil et Utiliser cette bibliothèque, cette nouvelle page est bien destinée à éditer une page Wiki relativement simple en termes de mise en page. Le nom du type de contenu associé à ce nouveau modèle de page wiki étant "Page du site", personnellement, j'aurai inversé les noms avec le type de page Wiki de la page... d'accueil... J'espère que vous avez bien suivi mon raisonnement :s : à privilégier dans l'APP Bibliothèques de pages Wiki et à proscrire dans l'APP Pages de site ?!

SharePoint APP par Microsoft Comme je le mentionnais dans un billet précédent, Microsoft avait pour projet d'éditer une version light de SharePoint à installer sur iOS, Android et Windows 10... Bonne nouvelle : cette APP, disponible en ce 21 juin, fonctionne non seulement avec SharePoint Online et SharePoint 2016... mais également avec SharePoint 2013 !! L'APP SharePoint sera disponible sur Windows et sur Android selon toute vraisemblance avant l'automne ; elle rejoindra ainsi l'APP Office 365 Administration que je commence à trouver graphiquement séduisante depuis la nouvelle version datant d'il y a quelques jours mais dont les fonctionnalités restent malheureusement encore très limitées. Flow APP par Microsoft Enfin, il y a 1 autres APP pour mobile qui a retenu mon attention puisqu'elle peut vous concerner en temps qu'utilisateur SharePoint Online, je parle de l'APP Microsoft Flow : sortie en avril 2016, cette APP sert à organiser des flux de traitement entre plateformes Online donc Office 365, OneDrive mais également Yammer, Dynamics, Azure, Instagram, Tweeter, Dropbox, Slack, Google Drive, Box, Wunderlist, MailChimp et même un serveur ftp ! Vous voulez tester ? Comme pour l'APP Microsoft Flow, ce sont les clients iOS qui ont été servis les premiers et les autres vont devoir patienter. PowerApps par Microsoft Dans la même logique, Microsoft caresse le doux projet de démocratiser la création d'APP mobiles à partir de ces multiples sources de données au travers du service PowerApps : sur le même modèle que Microsoft Flow, vous pouvez utiliser des modèles PowerApps et choisir, parmi les sources de données, les éléments d'une "liste" sur un SharePoint Online (oui "liste", j'avais dépassé le quota du nombre de mot "APP" utilisé dans un même billet :) ) PowerBI par Microsoft Enfin, dans la famille des APPS faite pour les Power Users, n'oublions pas PowerBi !! Du coup, combien de temps Flow résistera à la tentation de se faire rebaptiser PowerFlow ?! Rien sur Windows Phone Le plus difficile passage du billet est le constat que'il n'y a aucune de de ces APPs disponible sur Windows Phone

Un lien vers un cadeau, de la part de Franck Cornu, expert SharePoint "​L’étude de cas sur la réalisation d’un intranet en SharePoint 2013 enfin disponible en un seul ouvrage !" ​ Cliquez sur la page de couverture

Je vous invite à découvrir la présentation "Le Futur de SharePoint" par le Top Management de Microsoft Corporation.

SharePoint arrive avec des nouveautés concernant l'expérience utilisateur : les "liens durables" constituent l'une d'elles mais je me suis immédiatement posé la question suivante : "qu'est-ce que cette fonctionnalité apporte par rapport à la fonctionnalité d'ID de document ?" Rappel concernant la fonctionnalité d'ID de document Comme tout bon système de gestion de contenu, SharePoint disposait depuis son édition 2010 de la fonctionnalité "ID de document", qui permettait de créer un hyperlien vers un document, sans devoir pointer sur le fichier via son chemin d'accès dans une bibliothèque de documents et son nom de fichier, qui pouvait changer de nom et être déplacé. Une fois que SharePoint applique la fonctionnalité "Service d'ID de Document" activée au niveau de la collection de site par l'administrateur (une fois activée et paramétrée, un certain temps d'attente est nécessaire en raison d'un timer job - sur Online, la fonctionnalité est visible pour l'utilisateur le lendemain), l'utilisateur a la possibilité d'ajouter la colonne Document ID (ne pas se tromper avec la colonne ID qui concerne l'ID de l'élément dans l'APP uniquement) à sa bibliothèque et de constater qu'il est possible de faire un lien vers son document depuis la légende du document au travers de cet ID, précédé de DocIdRedir.aspx?ID=... L'ID de document répond à une numérotation incrémentale structurée comme suit : Racine de l'ID(*) - numéro de l'APP - numéro de l'élément ZP5CSNWRUFK - 44 - 10, dans l'exemple ci-dessus La racine du Document ID est le seul segment de l'ID personnalisable au niveau des paramètres de collection de sites "Paramètres d’ID de document", sauf sur SharePoint Online d'Office 365 où les collections de site sont mutualisées : sur un SharePoint Serveur, vous pouvez spécifier la racine l'utilisateur, i.e. "un jeu de 4 à 12 caractères" utile pour rappeler la collection de site source. Le numéro de l'APP et le numéro de l'élément ne sont pas personnalisables ni par l'utilisateur ni par l'administrateur de collection de site ; ce numéro incrémental est géré par SharePoint. Dès que vos utiIisateurs seront familiers de l'utilisation de ces hyperliens uniques, il pourront également trouver pratique d'utiliser le WebPart "Rechercher par ID de document", que vous pourrez insérer à votre guise dans vos pages (il est prédéployé dans le modèle de site Centre de documents). 1. La première limite de cette fonctionnalité est que l'on perd le chemin d'accès au document, sauf si vous connaissez par coeur le numéro ID de l'APP :D 2. La seconde limite de cette fonctionnalité peut surgir lorsque vos utilisateurs vous demandent non pas 1 mais plusieurs racines différentes, par exemple pour distinguer des ID par Métier, par Service dans un seul et même Département (bref en lien avec le plan de classement de l'Organisation) : ce n'était pas possible ou alors, il fallait envisager de créer plusieurs collections de sites, avec chacune leur racine d'ID différenciée. 3. Survient enfin la troisième limite de cette fonctionnalité : si le document venait à changer de collections de site, fonctionnalité hautement facilitée par l'édition SharePoint 2013, pour passer d'une collection de site collaborative interne pour sa préparation à une collection de site externe pour sa publication finale, le lien était alors cassé. Voyons donc ce qu'apporte la nouvelle fonctionnalité de lien durable. La nouvelle fonctionnalité de lien durable La nouvelle fonctionnalité de lien durable apporte une réponse à la limite que constituait le fait que l'on cassait le lien dès lors qu'un document était déplacé d'une collection de site à une autre. Avec la fonctionnalité de lien durable, l'URL se structure désormais avec le CHEMIN SharePoint traditionnel suivi de l'ID sous la forme d'un ?d=... après le nom du fichier. C'est l'ID qui fait foi et non le chemin. Par conséquent, cette nouvelle fonctionnalité : 1. gère partiellement la perte du chemin d'accès (1ère limite de la fonctionnalité ID de Document) 2. ne présente pas d'intérêt par rapport à un plan de classement, avec une URL à racine personnalisable (2nde limite) 3. pallie la troisième limite (lien valable entre plusieurs collections de sites si installée sur la même ferme) Pour activer la fonctionnalité, je vous invite à lire ce billet de l'excellent blog technique de Benoit Jester ; vous y verrez également que le chemin d'accès est informatif mais n'est pas géré après déplacement. (?! je vais creuser cela pour voir si le moteur de recherche en le réindexant - incremental puis full - ne vient pas corriger l'URL) .

Je vous invite à lire ce billet ci, qui publie les nouveautés dans les bibliothèques de document sur SharePoint Online http://blog.cognit.se/sharepoint-online-gets-a-new-document-library-experience/

Depuis hier, PowerBI est prêt à entamer une pleine coopération avec SharePoint. Après SQL Server il y a 10 ans, après Excel il y a 6 ans, c'est au tour de PowerBI de prendre le relais en endossant le rôle, chez Microsoft, d' "outil de démocratisation de la B.I.". Produit apparu sur les radars commerciaux en 2015, le plus bluffant était selon moi, la possibilité d'écrire ses requêtes en quasi "texte libre" : - avec de simples verbes selon la langue d'installation (compare...) - à partir du moment où vous appelez les bons noms de colonnes (...[pomme] avec [poire]) PowerBI compose alors "à la volée" des tableaux ou des graphiques correspondants. Impressionnant outil, capable de se connecter à de très nombreuses sources de données : SharePoint Online, Microsoft et autres PowerBI Desktop (logiciel à installer) est gratuit ; Pour SharePoint Online, il faut étendre son abonnement à E5. Il y avait néanmoins un hic : en effet, il n'était pas possible de publier son travail PowerBI sur SharePoint, qui n'a que cette vocation dans le monde de la BI de Microsoft. Depuis hier, cette limite n'est plus !

Ce petit billet en guise de clin d'oeil à un client devenu ami et trop vite disparu (@Claude) Un jour, cet ami m'a, malgré lui, invité à une joute verbale pour expliquer et défendre le choix de SharePoint face à un futur utilisateur d'une solution SharePoint : l'utilisateur sceptique remettait en cause la décision de SharePoint 2013 comme plateforme de plus d'une centaine de sites extranets collaboratifs, parce que SharePoint n'était pas très "sexy". A son crédit, l'utilisateur sceptique ne connaissait pas non plus la feuille de route SharePoint, le choix de cette Organisation, de déployer ensuite une plateforme intranet plutôt "classique", avec des espaces d'équipe basées sur l'organigramme. Il ne connaissait pas non plus le projet à l'étude d'une application "métier", i.e., un portail de sites pour déployer une application "Core Business" visant à gérer les conférences organisées tout au long de l'année. En applicant la règle de conception bien connue concernant SharePoint, "créer un site par groupe de travail", l'architecture fonctionnelle de la solution permettait d'offrir des espaces de collaboration pour les organisateurs de conférence, pour les intervenants et pour les inscrits de manière à gérer les échanges et la mise à disposition finale des contenus et des documents relatifs aux commandes et aux factures. L'utilisateur sceptique proposait un outil de publication web, un CMS dont je ne remettais pas directement en cause la pertinence pour un plateforme de communication sur le Web ; mais qu'il est difficile, voir impossible de comparer ce CMS à SharePoint. En premier, il m'est venu à l'esprit la citation qu'il vaut mieux comparer ce qui est comparable, on ne peut donc "comparer des pommes avec des poires". Je me suis gardé de résumer mon idée de cette manière car ce résumé ne portait pas suffisamment mon idée. Alors je me suis lancé : "Comparer SharePoint à un autre outil équivaut à comparer une pomme ou une poire à... la panière de fruits, que représente SharePoint !" "SharePoint, ce un logiciel plateforme présentant 7 familles de fonctionnalités à la portée de contributeurs à profil bureautique : 1. SharePoint, l'outil pour créer et gérer des portails de sites que l'on peut décliner en intranet, extranet et internet, en mettant de côté, la personnalisation du design, qui reste à démocratiser 2. SharePoint, l'outil de gestion de contenu collaboratif qui permet de gérer le cycle de vie entier du document, sans aucun développement : - depuis le OneDrive, l'espace personnel - transitant dans les espaces collaboratifs d'équipe permanents ou de projet, plus ponctuel - pouvant être mis en consultation protégée - pouvant être mise en archives avant la destruction finale Microsoft ne pourrait-il pas dire simplement que SharePoint est la solution de productivité organisationnelle qui vient naturellement en complément de la suite Office, solution de productivité individuelle ? 3. SharePoint, l'outil de réseau social d'entreprise, le RSE qui vient "muscler les fonctionnalités collaboratives" de la plateforme, introduisant la possibilité de partager plus que des informations "tacites" ; lorsqu'il est compris de dirigeant parfois frileux à introduire un "Facebook d'entreprise", un SharePoint bien orienté permet de mettre en relation des expertises sur base de fil de discussions, d'espace de partage et d'entraide de manière à permettre d'inscrire son organisation dans un mode organisation apprenante capable d'agilité stratégique, en apportant à ceux qui en ont besoin la réponse de qualité plus rapidement que dans les organisations traditionnelles ; on peut parler ici du concept de "fracture numérique" dans les Organisations. 4. SharePoint, le puissant moteur de recherche ; j'ai vendu SharePoint à des clients qui l'envisageait initialement uniquement pour ses fonctionnalités de moteur de recherche unifié ; parmi les types de projet SharePoint que je préfère, "la personnalisation du moteur de recherche" qui se cache derrière chaque projet SharePoint, qui est possible suivant les 2 axes suivants : - la personnalisation des index de recherche, de manière à muscler la "pertinence" et la recherche floue - la personnalisation des interfaces utilisateurs, pour construire une expérience utilisateur "Search" qui soit en adéquation avec le reste de la solution déployée 5. SharePoint, outil de listes à personnaliser soi-même, disposant de fonctionnalités d'alertes conditionnelles, permettant aux collaborateurs de s'économiser des tâches de communication, de coordination et de synchronisation ; les nostalgiques de Microsoft Access y retrouveront la même logique, avec les inconvénients de gestion des accès et de publication d'informations de partage en moins. 6. SharePoint, l'outil de workflow et de formulaire Web, pour organiser le travail en processus structuré ; on attend encore beaucoup de Microsoft que SharePoint se démocratise de ce point de vue là, pour être à la hauteur du positionnement désiré, i.e. un outil à la portée de concepteur et non plus seulement contributeur "à profil bureautique" ; SharePoint Designer et Visio pour les worflows ; Access, Excel et... Word bientôt pour les formulaires SharePoint ? 7. SharePoint, plateforme de BI, pour présenter des tableaux de bord, soient comportant des données extraites du SQL de SharePoint, soient venant de sources externes via des connecteurs ; là, PowerBI est la vraie bonne surprise de 2015 Tiens, si je préparais un billet "PowerBI, l'incomparable" ?

Office DELVE intégrable avec votre SharePoint 2013 fin 2015 source : https://www.pinterest.com/pin/442619469606411067/

Voici quelques informations sur le calendrier de sortie de SharePoint 2016 : Sortie de la version PreRelease pour la seconde partie de 2015 Présentation officielle de la version finale du 4 au 8 mai 2016 à Chicago Les nouveautés pressenties sont les suivantes : Amélioration de l'authentification multiple Amélioration de la gestion des périphériques mobiles Amélioration de la gestion des droits Amélioration de la gestion des métadonnées (recherche et organisateur de contenu, rétention et cycle de vie, eDiscovery) Intégration plus avancée avec SharePoint Online apportera son lot de nouvelles fonctionnalités à la version SharePoint Server ; les fonctionnalités arrivées sur la version Online : Yammer, PowerBI, Office Delve, Site Folder Intégration plus avancée avec Office 2016, dont on peut déjà tester une version PreRelease à partir d'un compte Office 365 depuis 2 jours ; ce que l'on sait déjà par rapport à SharePoint 2016, c'est que l'intégration avec Outlook 2016 sera plus spectaculaire : par exemple, Outlook s'occupera de réduire l'envoi et le traitement de pièces jointes reçues (ceux qui connaissent harmon.ie peuvent imaginer) En attendant de découvrir la PreRelease, continuez de scrupter les nouveautés de SharePoint Online ;) et suivez le blog officiel à cette adresse : http://blogs.office.com/2015/04/16/sharepoint-server-2016-update/

Ce court billet de blog pour vous faire partager l'enthousiasme qu'a provoqué en moi la lecture de "Manuel SharePoint Composite", document gratuit téléchargeable en français sur la plateforme de téléchargement officiel de Microsoft. Ce document publié fin 2012, remis sous les feux de l'actualité au travers de la page Facebook de l'UGSF, est intéressant pour aller plus loin dans la compréhension du rôle de SharePoint 2013 dans le Système d'information de votre organisation. SharePoint, appellation qui disparaitra peut-être en intégrant totalement le marketing Office, est un produit plateforme, support à la bureautique qui peut "encore plus" depuis sa version 2013. Malheureusement, SharePoint 2013 n'échappe pas à la réalité : comme souvent avec les logiciels, seuls 20 à 30 % des fonctionnalités sont finalement utilisées, le potentiel "gain de productivité" de SharePoint se heurte à la conception de solution fonctionnelle trop éloignée des attentes et de l'usabilité attendue des utilisateurs finaux, depuis trop longtemps mal accompagnés dans la prise en main de leur univers bureautique quotidien. Comme ce blog, le document présenté ci-dessous permet de traiter de cette dimension et donne des exemples d'applications standard de SharePoint tout au long de ses 122 pages. Quand Microsoft ne communique pas que le coté technique des choses... Sinon, je prépare un billet de blog (ou une série de billets) qui traitera de "Pourquoi Microsoft veut obliger mon Organisation à adopter un Réseau social (alors que les collaborateurs ont d'autres choses à faire tout la journée...) ?"