SharePoint 2016 - les nouveautés | la différence entre la fonctionnalité "ID unique de document

SharePoint arrive avec des nouveautés concernant l'expérience utilisateur : les "liens durables" constituent l'une d'elles mais je me suis immédiatement posé la question suivante : "qu'est-ce que cette fonctionnalité apporte par rapport à la fonctionnalité d'ID de document ?"

Rappel concernant la fonctionnalité d'ID de document

Comme tout bon système de gestion de contenu, SharePoint disposait depuis son édition 2010 de la fonctionnalité "ID de document", qui permettait de créer un hyperlien vers un document, sans devoir pointer sur le fichier via son chemin d'accès dans une bibliothèque de documents et son nom de fichier, qui pouvait changer de nom et être déplacé.

Une fois que SharePoint applique la fonctionnalité "Service d'ID de Document" activée au niveau de la collection de site par l'administrateur (une fois activée et paramétrée, un certain temps d'attente est nécessaire en raison d'un timer job - sur Online, la fonctionnalité est visible pour l'utilisateur le lendemain), l'utilisateur a la possibilité d'ajouter la colonne Document ID (ne pas se tromper avec la colonne ID qui concerne l'ID de l'élément dans l'APP uniquement) à sa bibliothèque et de constater qu'il est possible de faire un lien vers son document depuis la légende du document au travers de cet ID, précédé de DocIdRedir.aspx?ID=...

L'ID de document répond à une numérotation incrémentale structurée comme suit :

Racine de l'ID(*) - numéro de l'APP - numéro de l'élément

ZP5CSNWRUFK - 44 - 10, dans l'exemple ci-dessus

La racine du Document ID est le seul segment de l'ID personnalisable au niveau des paramètres de collection de sites "Paramètres d’ID de document", sauf sur SharePoint Online d'Office 365 où les collections de site sont mutualisées : sur un SharePoint Serveur, vous pouvez spécifier la racine l'utilisateur, i.e. "un jeu de 4 à 12 caractères" utile pour rappeler la collection de site source.

Le numéro de l'APP et le numéro de l'élément ne sont pas personnalisables ni par l'utilisateur ni par l'administrateur de collection de site ; ce numéro incrémental est géré par SharePoint.

Dès que vos utiIisateurs seront familiers de l'utilisation de ces hyperliens uniques, il pourront également trouver pratique d'utiliser le WebPart "Rechercher par ID de document", que vous pourrez insérer à votre guise dans vos pages (il est prédéployé dans le modèle de site Centre de documents).

1. La première limite de cette fonctionnalité est que l'on perd le chemin d'accès au document, sauf si vous connaissez par coeur le numéro ID de l'APP :D

2. La seconde limite de cette fonctionnalité peut surgir lorsque vos utilisateurs vous demandent non pas 1 mais plusieurs racines différentes, par exemple pour distinguer des ID par Métier, par Service dans un seul et même Département (bref en lien avec le plan de classement de l'Organisation) : ce n'était pas possible ou alors, il fallait envisager de créer plusieurs collections de sites, avec chacune leur racine d'ID différenciée.

3. Survient enfin la troisième limite de cette fonctionnalité : si le document venait à changer de collections de site, fonctionnalité hautement facilitée par l'édition SharePoint 2013, pour passer d'une collection de site collaborative interne pour sa préparation à une collection de site externe pour sa publication finale, le lien était alors cassé.

Voyons donc ce qu'apporte la nouvelle fonctionnalité de lien durable.

La nouvelle fonctionnalité de lien durable

La nouvelle fonctionnalité de lien durable apporte une réponse à la limite que constituait le fait que l'on cassait le lien dès lors qu'un document était déplacé d'une collection de site à une autre.

Avec la fonctionnalité de lien durable, l'URL se structure désormais avec le CHEMIN SharePoint traditionnel suivi de l'ID sous la forme d'un ?d=... après le nom du fichier.

C'est l'ID qui fait foi et non le chemin.

Par conséquent, cette nouvelle fonctionnalité :

1. gère partiellement la perte du chemin d'accès (1ère limite de la fonctionnalité ID de Document)

2. ne présente pas d'intérêt par rapport à un plan de classement, avec une URL à racine personnalisable (2nde limite)

3. pallie la troisième limite (lien valable entre plusieurs collections de sites si installée sur la même ferme)

Pour activer la fonctionnalité, je vous invite à lire ce billet de l'excellent blog technique de Benoit Jester ; vous y verrez également que le chemin d'accès est informatif mais n'est pas géré après déplacement.

(?! je vais creuser cela pour voir si le moteur de recherche en le réindexant - incremental puis full - ne vient pas corriger l'URL) .