Les étapes rapides de SharePoint Online

Sur Online, que de changements cette année concernant la gestion des documents :

• "Bye-bye, les alertes classiques !", remplacées par les règles SharePoint et les flux Power Automate ! (Cf. mon précédent billet)

  
  

• "Bye-bye, les fonctionnalités de rétention !", remplacées par les fonctionnalités Purview et encore un peu de Power Automate !

  
  

Dans la ligne droite qui nous amènera aux 25 ans de SharePoint le 2 mars prochain avec un série d'annonces, je vous propose 2 billets :

• Les étapes rapides de SharePoint

• Une comparaison entre 1 site SharePoint et 1 site Power Pages.

Qu'est-ce qu'une étape rapide ?

Une étape rapide est une nouvelle fonctionnalité présente sur les bibliothèques de documents (pas les bibliothèques de pages) et les listes SharePoint Online, pour tout utilisateur disposant de l'autorisation de modifier la liste.

Une étape rapide sert à créer ses propres boutons personnalisés pour lancer les types d’actions manuelles suivants :

• Exécuter un flux Power Automate

• Rédiger un e-mail

• Démarrer une conversation Teams

• Définir une valeur

• Déplacer un fichier ou un dossier

• Copier un fichier ou un dossier

Cette création s'effectue absolument sans développement (cela aurait pu être imaginé avec Json), uniquement au travers d’écrans de paramétrage simplifiés.

Par exemple, pour le(s) fichier(s) / dossier(s) sélectionné(s) :

• Envoyer un e-mail de demande de mise à jour

• Déplacer dans l'archives des réunions

• Initier une conversation Teams avec la personne qui a chargé ou modifié en dernier

Pour utiliser les étapes rapides, il suffira à l'utilisateur de :

• Sélectionner le fichier ou le dossier puis cliquer sur […]

• Cliquer sur Automatiser puis sur le nom de l’étape rapide affiché(seulement les étapes activées)

Créer des actions personnalisées que l'on reproduira par un simple clic !

Petit guide pour créer un bouton d'action personnalisée via une étape rapide

Pour créer une étape rapide (i.e. un bouton d’action rapide utilisable par tous ; il n'y a pas de notion de partage actuellement), il suffit de :

1. Dans le ruban, cliquer sur […]

2. Passer la souris sur Automatiser puis sur Étapes rapides

3. Cliquer sur Créer une étape rapide

Cliquer dans le ruban sur [...] puis sur Automatiser, étapes rapides puis sur Créer une étape rapide

Un pop-up apparait ; la création d’une étape passe par la configuration d’un traitement automatique au travers de la saisie d’une phrase type, structurée au travers d’un formulaire.

Ce formulaire permet de créer 6 types d’étapes rapides (pour les bibliothèques de documents, réduits à 4 pour les listes) concernant le ou les éléments sélectionnés :

• Rédiger un e-mail

• Démarrer une conversation Teams

• Définir une valeur

• Exécuter un flux

• Déplacer un fichier ou un dossier

• Copier un fichier ou un dossier (attention : il y a actuellement un bug dans le traduction du texte du bouton entouré en rouge : le picto reprend l'action Copier mais le texte indique Déplacer ; Cf. ci-dessous)

Attention au bug actuellement présent dans la page de création d'une étape rapide

À noter que la création d’étape « Exécuter un flux » peut concerner un bouton pour interagir avec :

• Non seulement avec un ou plusieurs fichiers

• Mais également avec tous les fichiers de la bibliothèque

1 formulaire de configuration par type d'étape

La configuration d’une étape s'effectue au travers de la saisie d’une phrase type, structurée au travers d’un formulaire.

Il faut forcément :

1. Définir le nom de l’étape rapide,
   

2. Choisir l'option d'affichage, c'est à dire le choix d’afficher cette étape rapide, soit "en permanence"(i.e., toujours afficher cette étape rapide »), soit "de façon conditionnelle" (i.e. afficher uniquement cette étape rapide si une condition sur les valeurs des colonnes « Modifié » (Date) et « Modifié par » (personne) est exacte ; à noter que la valeur Utilisateur actuelle ("Me" en anglais) reprend la capacité à produire des alertes "User-Centric".
   

Puis, ce formulaire évolue en fonction du type d'étape choisi :

• Les formulaires les plus courts concernent uniquement les bibliothèques de document (et pas les listes) : ce sont les types d'étape "Déplacer un fichier ou un dossier", "Copier un fichier ou un dossier" ; évidemment, vous allez devoir sélectionner la destination soit dans la même bibliothèque, soit dans une autre bibliothèque du site, soit dans un autre site SharePoint ou enfin dans votre OneDrive Online ;
  

• Le formulaire "Définissez une valeur" permet de créer une étape pour ajouter rapidement une métadonnée dans une ou plusieurs colonnes, dans une étape unique
  

  

  Le formulaire "Définissez une valeur" permet de créer une étape pour ajouter rapidement une métadonnée

• Le formulaire "Démarrer une conversation Teams" est lui aussi assez simple car il faut renseigner le nom ou l’adresse e-mail de l’utilisateur (interne ou invité si autorisé) avec lequel vous souhaitez engager une conversation 1:1 (pas de discussion de groupe ou d’équipe) puis laisser coché ou décocher la publication du lien vers l’élément(fichier, dossier) concerné ;
  

• Le formulaire "Rédiger un e-mail" ressemble à la conversation Teams mais nécessite, en plus, de renseigner le nom ou l’adresse e-mail des personnes destinataires (obligatoire), puis le champs des personne(s)en copie (facultatif) ainsi que le texte qui apparaitra par défaut dans l’objet de l’e-mail (facultatif) ;
  

• Enfin, le formulaire "Exécuter un flux" est le plus long et va vous demander de retrouver l'ID du flux Power Automate (obligatoire) appelé, le texte d’en-tête (facultatif) plus le texte du bouton de flux (facultatif).

Le type de colonne "Étapes rapides" améliore l'expérience Utilisateur

Il est possible d’afficher les étapes rapides directement en tant que colonne dans la bibliothèque ou la liste.

Le dernier type de colonne déployé à ce jour : "étapes rapides"

Cette colonne peut contenir 1 voire plusieurs actions rapides regroupées dans une seule colonne.

Le résultat obtenu permet de s'affranchir de la procédure traditionnelle de l'utilisation de l'étape rapide (à savoir sélectionner le fichier ou le dossier puis cliquer sur [...], puis sur Automatiser...)

L'utilisateur peut désormais cliquer simplement sur le bouton dans le cœur de la bibliothèque, comme ci-dessous.

En attendant Copilot...

Je ne sais pas vous mais, me concernant, l'idée m'a évidemment traversé que le paramétrage au travers d’une phrase type, structurée au travers d’un formulaire ouvrira prochainement la capacité à créer pareil bouton personnalisé via une conversation avec un agent Copilot pour SharePoint.