Série "Les nouveautés SharePoint de la rentrée 2026" | Episode 3 : Une nouvelle façon de régler le libre-service dans la création des sites SharePoint
Voici une nouvelle fonctionnalité qui a fait son apparition dans le Centre d’administration SharePoint ; par conséquent, les administrateurs SharePoint vont peut-être considérer devoir de changer de posture : quelle posture ?
Revoyons ce qui était possible et ce qui était généralement mis en place, avant de comprendre ce qu'apporte cette nouveauté.
Etre ou ne pas être (en mode "libre-service"), telle est la question !
La question existentielle n°1 concernant la création de sites SharePoint peut se résumer à "être ou ne pas être (en mode "libre-service"), telle est la question !"
La vision Microsoft (américaine) a longtemps été de privilégier l'esprit libre-service "total" sur la plateforme collaborative, ce qui correspond tout naturellement au paramètre par défaut dans Microsoft 365.
La vision souvent rencontrée en France n'est pas celle-là : en France, les directions informatiques ont majoritairement cherché à mettre en place une gouvernance des espaces collaboratifs plutôt encadrées, et par conséquent, de masquer le bouton de création de site ; seul l'administrateur de site SharePoint pouvait alors créer un site.
Le plus souvent dans des conférences à l'étranger, on m'a déjà posé la question "Mais pourquoi ce besoin de couper court au self-service en France ?". A mon sens, la raison est à moitié culturelle (organisation du travail basée sur un organigramme quasi militaire), à moitié guidée par la peur de "perdre le contrôle" dans un centre de services avec peu de moyens (paradoxal, car cela crée du travail à l'administrateur SharePoint de créer des sites...).
Bloquer tout en passant par un ticket au support ? On retrouve cet esprit dans la création des équipes Teams également, à son déploiement à partir de 2018. Sans outil tiers, on pouvait mettre en place un flux Power Automate de demande de création d'équipe Teams en réservant cette faculté à des administrateurs Teams ou des utilisateurs autorisés à créer des groupes Microsoft 365. Justement, cette possibilité demandait d'utiliser PowerShell. Et on pouvait aussi utiliser PowerShell pour affiner la gouvernance de la création des sites SharePoint.
Des commandes PowerShell souvent sous-exploitées pour encadrer la création des sites SharePoint
Jusqu'à présent, en tant qu'administrateur SharePoint, vous pouviez encadrer la création des sites SharePoint en utilisant des scripts de provisionnement PowerShell, sans solution tierce.
Premier exemple, il était possible de masquer certains modèles de conception de site SharePoint que l'on ne souhaitait pas proposer aux utilisateurs, à la condition de connaitre les ID de modèle de site (dans la commande ci-dessous : Identity "00000..." vaut tous les modèles, "905bb0b4-01e8-4f55-b73c-f07f08aee3a4" est la valeur de modèle de site de communication de type "Gestion de crise" ; (source officielle : Microsoft Learn : https://learn.microsoft.com/fr-fr/powershell/module/microsoft.online.sharepoint.powershell/set-spobuiltinsitetemplatesettings?view=sharepoint-ps).
Set-SPOBuiltInSiteTemplateSettings -Identity "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -IsHidden true
Second exemple, aussi très intéressante à connaître : il est possible de limiter la disponibilité d’un modèle de site à certains utilisateurs ou à un groupe de sécurité donné, grâce à la commande PowerShell Grant-SPOSiteDesignRights. Dès que des droits leur sont attribués, seuls les utilisateurs ou groupes de sécurité Entra explicitement autorisés se verront proposer l'utilisation du modèle en question ; par exemple, il est possible de proposer les modèles de site de communication uniquement au service Communication (source officielle : Microsoft Learn : https://learn.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-scoping).
Arrive donc maintenant la nouveauté : un système intégré, à activer sur le centre d'administration SharePoint.
La nouveauté de cette rentrée : le système intégré de demande d'approbation de création de site
Avec cette nouvelle option qui compte parmi les nouveautés de cette rentrée 2026, Microsoft propose, par un simple clic, d'activer une solution entre le libre-service total et le blocage complet, donc sans devoir faire appel à une solution d'un tiers-éditeur.
Sur le centre d'administration SharePoint, le changement se trouvent sur la page Création de site (cliquer dans le volet de gauche sur le bouton Paramètres pour y accéder).
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Dorénavant, l'administrateur va bénéficier de la fonctionnalité de redirection des utilisateurs vers cette page de demande d'approbation de création de site et son processus de provisionnement, que vous devez vous-même... mettre en place.
Donc, ce n'est pas fini : à vous de mettre en place votre page de demande d'approbation de site et son processus de provisionnement
Comment créer votre propre page et... le processus d'approbation
Pour recueillir cette demande, vous pouvez imaginer utiliser un lien URL qui pointerait sur un formulaire Microsoft Lists (en mode Forms) ou sur l'écran d'une application Power Apps qui lanceront, à la création d'une demande, un flux Power Automate pour le circuit d'approbation
Vous pourrez demander la saisie des informations nécessaires ; par exemple:
Nom du site
Description
Type de site (Communication / Team Site) avec ses variantes
Propriétaires (2 au minimum)
Options de partage externe et d'étiquetage de sensibilité (reprenant la classification des étiquettes de sensibilité Purview... mais sans l'application directe au fichier)
Justification métierAutre "surprise" (si vous aimez les surprises...), le flux Power Automate "standard" n'est pas fourni par Microsoft pour approuver la création d'un site SharePoint.
Vous allez comprendre ci-dessous pourquoi il vous faudra créer vous-mêmes le flux :
Le déclencheur sera une création d'élément sur la source de données choisie : SharePoint, Dataverse...
L'étape de flux suivante consiste à déterminer si l'approbation sera recueillie de manière simple (Administrateur SharePoint / Responsable Digital Workplace / Responsable hiérarchique du demandeur) ou de manière plus élaborée avec des règles d'approbation des sites en fonction du modèle de conception de site ou de l'activation du partage externe.
Type | Approbateur |
Site de département ou de service | COO |
Site Projet | Project Management Officer |
Site Communication | Service Communication |
Site externe | IT + Responsable Sécurité |
L'étape de flux suivante consistera à démarrer et attendre l'approbation, à recueillir par e-mail ou par approbation Teams
Enfin, il faudra gérer les options d'acceptation (circuit de création de site, modèle, configuration des droits de propriétaire, notification demandeur et approbateur) ou de refus (simple notification aux demandeurs et l'approbateur) avant de terminer ce flux.
Le nec-plus-ultra ne serait-il pas de pointer directement sur un agent Copilot Studio, qui alimenterait lui-même la source de données ?! Dans ce cas, cette page SharePoint pourrait se contenter de ne présenter que :
Le composant embarqué de l'agent Copilot Studio (nouveau WebPart SharePoint attendu)
Une explication du processus
Eventuellement un lien vers les demandes existantes
En conclusion, cette nouvelle option dans le centre d'administration SharePoint n'est pas complétement intégrée, dans le sens où cette option reste à finir vous-même, tout bonnement parce que chaque organisation aura la liberté de mettre en place le ou les circuits d'approbation dont elle aura besoin.
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