Alerte sur les alertes SharePoint : comment gérer l'arrêt des alertes classiques sur SharePoint Online ?

Ce dernier petit billet de blog pour bien finir 2025 ou pour commencer 2026 avec une inquiétude de moins à gérer (petit clin d'œil à Emilie qui m'a inspiré l'écriture de ce billet ;) ).

En effet, Microsoft a décidé de stopper les alertes classiques sur SharePoint Online et cette information s'affiche depuis juillet dernier dans l'écran lorsque l'utilisateur clique sur M'avertir dans le ruban de fonctionnalités SharePoint.

Les boutons de fonctionnalité M'avertir et Gérer mes alertes seront complétement caduques en juillet 2026.

Alors que la possibilité de créer de nouvelles alertes est désormais bridée, ce sont les alertes existantes qui vont être mises hors service en juillet 2026.

Un message en rouge publie l'avertissement de la mise hors service complète des alertes sur le pop-up de création d'alerte

La fonctionnalité d'alerte, que nous allons appeler "alerte classique" désormais, va donc devoir être remplacée et une alternative se posera à vous avec des niveaux de difficulté d'adoption différents :

• Adopter les règles SharePoint relativement basiques, qui ont fait leur apparition ces deux dernières années
  

• Adopter Power Automate, ses modèles de flux et la puissance de la personnalisation, toujours trop méconnu du grand public d'utilisateurs
  

Avant de savoir vers quelle solution se tourner, je vous propose un petit retour sur la fonctionnalité d'alerte classique et ses capacités parfois méconnues.

Retour sur la fonctionnalité d'alerte classique et ses capacités parfois méconnues

Si vous connaissez bien cette fonctionnalité d'alerte, vous savez qu'elle a connu une bonne adoption auprès des utilisateurs : elle leur permettait de créer une alerte pour soi, dès qu'une création, une modification ou une suppression avait lieu dans la bibliothèque OU une modification sur un fichier OU une modification dans un dossier.

Un e-mail était alors envoyé par SharePoint (et oui, SharePoint pouvait envoyer des e-mails) immédiatement ou périodiquement (une fois par jour à une certaine heure ou une fois par semaine à un certain jour choisi).

Ce que l'on connait généralement moins, ce sont deux capacités supplémentaires de la fonctionnalité d'alerte classique :

• En tant que propriétaire du site, l'utilisateur disposait avec le niveau d'autorisations Contrôle total de la capacité de créer des alertes pour d'autres utilisateurs (des adresses e-mails de groupe également) ;
  

• Il était possible d'être encore plus précis quant aux règles de déclenchement de l'alerte, en précisant que l'alerte pouvait ne s'appliquer que sur les éléments apparaissant dans un affichage filtrant, de manière à ne recevor des alertes que sur certains éléments selon des critères établis (colonne de numéro de version ou colonnes de métadonnées que vous aurez ajouté à votre bibliothèque ou votre liste).

Après ce petit retour sur la fonctionnalité d'alerte classique, nous allons mieux comprendre dans quel cas se tourner vers quelle solution de substitution.

Commençons par les règles SharePoint relativement basiques qui ont fait leur apparition ces deux dernières années.

Les règles SharePoint

Les règles SharePoint ont fait discrètement leur apparition il y a maintenant un peu plus de 2 ans.

Elles permettent d'exécuter des alertes par e-mail relativement basiques, conçues dans la logique de l'utilisateur SharePoint qui souhaitait se créer une alerte pour lui-même.

Pour créer une règle, dans le ruban d’édition de la bibliothèque ou de la liste, il suffit de cliquer sur Automatiser puis Règles et Créer une règle.

Cliquer sur Automatiser puis Règles et Créer une règle.

Les règles disponibles actuellement déclenchent automatiquement un e-mail immédiat uniquementlorsque les données changent :

• Un fichier est ajouté

• Un fichier ou des métadonnées sont modifiés

• Un fichier est supprimé

Les règles disponibles actuellement

Pour comparer aux alertes classiques SharePoint, voici le tableau récapitulatif de ce que permettent les règles SharePoint.

Pour conclure sur la présentation des règles SharePoint, notons qu'il n'est actuellement pas possible d'envoyer la notification à un autre utilisateur que soi et que cette notification s'effectue nécessairement au travers d'un e-mail.

Quel dommage ; à quand la généralisation des notifications Teams moins impactante pour les ressources de la planète ?

Les flux Power Automate

Depuis son lancement en 2016, un certain nombre de flux Power Automate ont remplacé et dépassé les flux SharePoint Server, lesquels ont fini par être déprécié en 2021. Désormais, dans le ruban SharePoint, pour ajouter un flux, il suffit de cliquer sur Intégrer puis sur Power Automate puis sur Création d’un flux.

La bibliothèque SharePoint propose ainsi :

• Des flux d’approbation

• Des flux d’action en rapport avec des documents ou des dossiers

Avec la puissance de Power Automate, j'ai envie de vous partager que tout est possible : une notification à autrui et via Teams.

Microsoft n'a de cesse d'imaginer des solutions pour abaisser le niveau de difficulté pour ses utilisateurs : il y a évidemment Copilot pour Power Automate aujourd'hui mais le studio Power Automate avait avant cela miser sur une galerie de modèles de flux, à l'origine communautaire, pour simplifier la mise en place des flux, avec des exemples qui faisaient la part belle aux connecteurs disponibles..

Revenons maintenant au sujet de notre article de blog : il existes des modèles de flux Power Automate préexistants utiles pour remplacer les alertes classiques SharePoint :

• “Recevoir un e-mail lorsqu’un fichier est modifié dans une bibliothèque SharePoint”

• “Recevoir une notification lorsqu’un élément est ajouté à une liste SharePoint”

• “Envoyer un e-mail à un groupe lorsqu’un document est supprimé”

Pour comparer aux alertes classiques SharePoint, voici le tableau récapitulatif de ce que permettent les flux Power Automate, en cette fin d'année 2025 (d'autres flux pourraient faire leur apparition d'ici juillet 2026).

Pour terminer sur les promesses de Power Automate pour ce qui concerne le remplacement des alertes classiques SharePoint, notez qu'il est possible de reproduire les conditions d'une alerte classique basé sur un affichage filtrant.

Cela vous demandera également de partir de zéro et peut-être de vous faire accompagner dans la mise en place de votre flux.

Voilà : j'espère vous avoir éclairé.

Je vous souhaite de belles fêtes de fin d'années avec ce billet.