Dans le premier billet consacré à l'arrivée de l'IA dans SharePoint "Série "IA et SharePoint" - EP1 : "Comment utiliser l'IA ChatGPT dans SharePoint, avant Copilot ?", j'expliquais comment faire usage de ChatGPT 4.0 pour publier de la connaissance ou des textes rédigés dans SharePoint Online ou Server. En fin de billet, je n'omettais pas d'indiquer la précaution de ne pas utiliser des données sensibles de votre organisation dans le nouveau Bing ou dans Edge, contrairement à ce que l'on pourra faire avec Copilot. Dans ce nouveau billet, je vais donc utiliser des extraits du dernier livre auquel j'ai collaboré, pour vous présenter l'IA Copilot, déclinaison "ChatGPT" dans Microsoft 365. Puis, je vous expliquerai ce que permettra de réaliser la version Copilot pour SharePoint Online, votre nouvel assistant. Pour comprendre la distinction entre ChatGPT 4.0 et Copilot, vous devez vous représenter la chose suivante : ChatGPT se base sur les pages de texte indexés depuis Internet et requiert par conséquent un ensemble de précautions d'usage, évoqué dans le livre. Comparons maintenant comment fonctionne ChatGPT et Copilot. Comment fonctionne ChatGPT ? Premier extrait du livre : "Un des préalables à la création de ChatPT, assistant personnel doté d'intelligence artificielle, est de considérer que le web avait suffisamment de contenu de qualité pour que les résultats proposés soient pertinents". Cela signifie que ChatGPT se basant sur les pages de texte indexés depuis Internet, son utilisation requiert par conséquent un ensemble de précautions d'usage, évoqué dans ce second extrait du livre : "Comme ChatGPT a besoin de site de contenu de qualité pour fournir des résultats que vous jugerez pertinents, les sites de contenu ne vont évidemment, pas disparaitre mais l'utilisateur doit pour l'instant rester vigilant de manière à être en capacité d'estimer la qualité des sources utilisées dans la réponse rédigée par ChatGPT". Je vais revenir sur le concept de pertinence évoqué ci-dessus ; pour que chaque utilisateur de ChatGPT ait l'impression de recevoir des réponses pertinentes, les concepteurs de ChatGPT ont tablé que la raison pouvait se reposer sur la statistique. Aussi ai-je écrit : "L'idée que l'IA donne un point de vue basé sur la statistique peut vous paraître étrange mais ce sont bien les mathématiques qui sont utilisées pour donner du sens aux résultats proposés ". Un autre passage extrait du livre en rapport avec la précaution d'emploi de la source des données, Internet, utilisée par ChatGPT : "Les possibilités qu'apportent l'IA semblent infinies mais l'IA ne remplacera pas le raisonnement humain… Il est donc essentiel de conserver l'approche responsable que vous utilisiez avec le traitement des réponses apportées par un moteur de recherche classique". Mais ce n'est pas tout : avec l'IA, vous avez l'impression de pouvoir entretenir une conversation (limitée à 20 puis à 30 prompts dans le nouveau Bing). OpenAI a ainsi créé pour ChatGPT un modèle de langage conçu pour générer des réponses textuelles semblables à celles d'un être humain, dans le cadre d'une conversation. Pour renforcer cette impression, OpenAI a développé une technologie de type machine apprenante qui complète son "Large Language Model"... Extraits : "L'IA intégrée à Microsoft 365 permet de dépasser cette expérience de moteur de recherche classique car son programme informatique est de type "Machine Learning" basé sur l’apprentissage par renforcement avec rétroaction humaine (RLHF) : il utilise des démonstrations apprises puis améliore son comportement au fur et à mesure des interactions avec ses utilisateurs, au gré des différentes situations. (...) Ce type de programme a pour but de traiter les demandes avec le plus de pertinence possible, i.e. de réduire les biais et les erreurs dans ses réponses en fonction du contexte de chaque utilisateur. C'est la raison pour laquelle Microsoft vous demande de vous identifier avec un compte utilisateur professionnel (Microsoft 365) et/ou personnel (utilisateur)." L'information clé introduite dans le passage précédent est que l'IA a besoin, au nom de la pertinence, de la meilleure information de contexte possible et que cette information ne dépend pas uniquement de votre savoir-faire à rédiger des prompts. La constitution d'un profil utilisateur a pour but de créer une information de contexte supplémentaire au service de la pertinence individuelle. Je ne rentrerai pas dans un débat plus métaphysique sur la relativité et la quête de la vérité, mais vous sentez que des questions sur la gouvernance de l'IA vont se poser (un tome 2 est en cours d'écriture sur ce sujet). Il est maintenant temps d'expliquer la différence entre ChatGPT et Copilot, Comment fonctionne Microsoft 365 Copilot ? Microsot 365 Copilot se base sur ChatGPT reprenant le mode de fonctionnement décrit plus avant (le "Large Language Model" résumé) mais ce qui le distingue, c'est qu' il accède surtout à deux autres sources de données que le Web : Vos données d'organisation stockées de façon sécurisée dans vos applications Microsoft 365, i.e. seules les données auxquelles vous avez le droit d'accéder ; Les données de votre Office Graph sur Microsoft 365, soit l'historique de votre utilisation des fichiers Office, des conversations Ms Teams, des e-mails, réunions et contacts Outlook. Microsof 365 Copilot ne produira pas de fuite de données. Une autre application avait déjà donné lieu à ce genre de clarification : Microsoft Delve ! En effet, Delve est la première application qui utilisait les données collectées dans Office Graph Ces informations sont utilisées pour publier des informations de mise en relation entre "vous et des documents" ou "vous et des collègues". Delve n'avait jamais vraiment rencontré le succès auprès des utilisateurs à qui personne n'avait expliqué sa fonction et les DSI ne l'aimaient pas trop car, comme la moteur de recherche, il pouvait démontrer que les accès aux documents n'étaient pas forcément trop bien gérés... Revenons à Microsoft 365 Copilot : il possède des fonctionnalités différentes de celles de ChatGPT car il poursuit des objectifs différents. L'idée de Microsoft 365 Copilot est littéralement de "transformer vos mots en outil de productivité" : cela signifie que les prompts auront non seulement pour fonction de répondre à vos questions (l'apprentissage des logiciels M365 inclus !) ou d'améliorer vos textes (dans Outlook, Ms Teams, Word...) mais surtout de vous assister dans la conception de vos présentations PowerPoint, ou de vos applications Excel ou Power Platform. Cela signifie que chaque logiciel de la suite M365 possèdera sa propre déclinaison de Microsoft Copilot. Dans le livre, ont été passées en revue les grandes fonctionnalités que vous retrouverez dans chacun d'entre eux, la suite Viva pour Ms Teams incluse. Cela signifie que Copilot pour SharePoint et Copilot pour Teams sont des assistants de productivité différents ; nous verrons dans le prochain billet ce que permettra de faire Copilot pour SharePoint. Pour finir, j'ai demandé à ChatGPT de me fournir une liste de liens de référence sur le sujet de ce billet La voici : ChatGPT et Microsoft 365 Copilot : Quelle est la différence. https://support.microsoft.com/fr-fr/topic/chatgpt-et-microsoft-365-copilot-quelle-est-la-diff%C3%A9rence-8fdec864-72b1-46e1-afcb-8c12280d712f . Copilot vs ChatGPT - Comparaison approfondie des fonctionnalités. https://textcortex.com/fr/post/copilot-vs-chatgpt. ChatGPT vs Height Copilot - comparez les différences entre ChatGPT vs .... https://www.toolify.ai/fr/compare/chatgpt-vs-height-copilot. ChatGPT vs Copilot for Beauty Service Provides - comparez les .... https://www.toolify.ai/fr/compare/chatgpt-vs-copilot-for-beauty-service-provides. ChatGPT for Google Colab vs Hiring Copilot - comparez les différences .... https://www.toolify.ai/fr/compare/chatgpt-for-google-colab-vs-hiring-copilot. Github Copilot vs ChatGPT : avantages et limites. https://www.itefficience.com/article/github-copilot-vs-chatgpt-avantages-et-limites.

Ce premier billet de la série consacrée à "l'arrivée de l'IA dans la vie de SharePoint", s'inscrit dans la continuité de celui dans lequel je vous annonçais que mon long silence sur le blog et mon absence de participation à des conférences des communautés Microsoft s'expliquaient par ma participation à un ouvrage collectif, qui porte à 5, les livres de ma bibliothèque en ligne sur ce site. Ce billet contient des extraits du livre et vous donnera, je l'espère, envie de le parcourir entièrement(1,99 EUR au format électronique). Parmi tout ce que vous y apprendrez, je traite évidemment du sujet de ce que Copilot va apporter à SharePoint ! En ce début d'été 2023, dans nos Tenant M365 hébergés en Europe, nous ne disposons pas encore de Copilot. Or, concernant SharePoint, vous pouvez déjà vous faire aider par l'IA, en attendant de disposer de Copilot. En effet, au travers de la mise à jour de Edge et de Bing, appelée "le nouveau Bing", vous êtes en capacité de faire appel aux IA d'OpenAI, ChatGPT et Dall-e (dans le livre, vous découvrirez la façon de communiquer avec l'IA pour écrire des prompts efficaces). En attendant, j'ai l'extrait du livre le passage ci-dessous. "Voici donc comment le plug-in Bing sur Edge embarque une fenêtre d'utilisation du nouveau Bing. Ce plug-in Bing de Edge permet non seulement d'utiliser le nouveau Bing sans devoir se rendre sur l'URL https://www.bing.com/, par conséquent de naviguer et de travailler sur un autre site web mais permet également d'utiliser 2 onglets applicatifs supplémentaires  : L'onglet Compose, L'onglet Insights. Comme vous pouvez le découvrir ci-dessus, l'onglet Compose permet de demander à l'IA du nouveau Bing d'écrire ou de résumer un texte, action définie à partir d'une requête de maximum de 2000 caractères : 5 tons stylistiques sont proposés par défaut : professionnel, décontracté, enthousiaste, informatif et drôle, 4 formats de texte sont disponibles : paragraphe, e-mail, billet de blog, liste d'idées, Enfin la longueur du texte est également paramétrable. Sur le bouton de validation figure le texte "Générer un brouillon", ce qui rappelle le caractère "production d'un texte dont vous seul pouvez juger de la pertinence du travail de composition de l'IA". La composition est proposée dans une fenêtre d'aperçu, sous le bouton Générer un brouillon. Comme vous pouvez le voir, la fenêtre d'aperçu propose des fonctionnalités d'édition, d'actualisation de navigation entre les brouillons successifs et de copie du texte (les raccourcis Office fonctionnent également). Sous la fenêtre d'aperçu figurent des bulles de suggestion pour affiner votre requête en ajoutant un exemple, précisant les sources utilisées, voire réduire le texte. Ce qui diffère de Bing arrive avec le bouton Ajouter au site qui permet d'insérer le texte dans ma page Web en cours d'édition." Et donc, nous y voilà : ce bouton permet d'insérer directement le texte produit à l'emplacement où se trouve le curseur dans la page Web ; par conséquent, cet appel à l'IA va fonctionner : Dans un billet en cours de publication dans Ms Teams ou un e-mail en cours d'écriture dans Outlook dans le web mais également aussi dans le WebPart Texte d'une page en cours d'édition dans SharePoint Online, et enfin, dans SharePoint Server, à condition que votre poste de travail accède aussi bien à votre SharePoint qu'à Intemet ! Dans tous les cas : avant d'envisager d'utiliser Bing dans Edge, prenez toujours la précaution de vérifier que vous n'interagissez pas avec de la donnée sensible (ce qui reviendrait à prendre le risque d'une fuite de données...) car, contrairement à ce que proposera Microsoft Copilot, ces données sont traitées en dehors de votre Tenant 365. Nous reviendrons sur ce dernier point dans le prochain billet de blog de la série, consacrée à l'examen des différences qui existent entre ChatGPT d'OpenAI et Microsoft Copilot : Série "IA et SharePoint" - EP 2 : "Quelles différences entre ChatGPT et Microsoft Copilot ?"

J'ai l'honneur d'avoir été sollicité pour participer à la rédaction d'un ouvrage collectif traitant de l'impact du rapprochement Microsoft et OpenAI. Mes co rédacteurs et relecteurs sont Nabil BABACI, Kevin TRELOHAN, Nils HAMEL et Etienne LEGENDRE, sous la supervision de P. Erol GIRAUDY. Cet ouvrage est disponible depuis le site de l'éditeur et sera distribué sur les sites de livre en ligne, aux formats papier et ebook. Site web de l'éditeur La partie que j'ai rédigée concerne l'IA dans Microsoft Bing et dans la suite Microsoft 365. Dans ces pages, j'explique ce que ChatGPT et Dall-e apportent aux produits Microsoft Bing, ce que Copilot va apporter à la suite Office traditionnelle (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote...) mais également aux progiciels collaboratifs SharePoint, ms Teams et sa suite collaborative Viva, sans oublier les 5 composants de la Power Plateform et aux outils de développeur. Vous y apprendrez non seulement les différentes types de tâches d'assistance que les nouveaux agents d'IA vous proposeront mais également la façon la plus concrète et opérationnelle de rédiger les instructions à leur intention, appelées prompts. Le plan détaillé du livre de plus de 200 pages, à destination des décideurs, managers et utilisateurs se trouvent sur le site de la communauté Users Group Artificial Intelligence d'Andorra (U.G.A.I.A.), patronnée par P. Erol Giraudy : https://www.ugaia.eu/ Le prochain billet de présentation : l'IA et SharePoint, extrait exclusif du livre. A très bientôt

Début 2023, je n'ai jamais eu autant de demandes d'accompagnement sur SharePoint pour des projets de type GED ! Et vous, client ou consultant, sentez-vous le besoin d'un grand retour de la "GED SharePoint" ? Mais que se passe-t-il ? A travers ce billet, je vous propose, de revoir rapidement ce qu'on appelle communément une GED et de tenter de trouver une explication au phénomène que je crois observer. Qu'est-ce qu'une GED ? Réponse orientée "outil" Partant de l'acronyme GED, ma définition d'une GED n'est pas ni originale ni précise : une GED est un outil de gestion électronique de document. SharePoint est un outil de ce type car une GED est un serveur de fichiers amélioré, dans le sens où le logiciel de stockage propose des fonctionnalités supplémentaires par rapport à un serveur de fichiers. Comme un serveur de fichiers ne possédait pas ce type de fonctionnalités, les utilisateurs utilisaient les noms de dossier pour classer et gérer le cycle de vie des documents. Par conséquent, on y retrouvait tous les usages tirés du déploiement de la bureautique : espaces de stockage personnel, espaces collaboratif, archives… mais moins des référentiels de publication. La raison est qu'un référentiel de publication a besoin non seulement de partager des documents mais aussi de communiquer aux utilisateurs des informations de contexte, liées à l'utilisation de ces documents. Dans un outil de gestion électronique, on trouvera des fonctionnalités de gestion électronique de document et, à titre d'exemple, j'en citerai deux des plus connues : l'historique des versions, l'utilisation de métadonnées descriptives. Je n'ai pas choisi par hasard ces deux-là parmi d'autres car je classe les fonctionnalités de ces outils suivant deux catégories : les fonctionnalités servant à gérer le cycle de vie des documents (l'historique des versions) et celles au service du classement des documents (les métadonnées descriptives, vous l'aurez déduit). Les outils de gestion de documents les plus évolués permettent de mettre en place des règles de gestion, plus ou moins automatisées pour assister leurs utilisateurs. Même si SharePoint est aujourd'hui massivement utilisé pour collaborer dans les équipes Teams et dans les communautés Yammer, même si SharePoint est également utilisé comme outil d'intranet avec de nombreux modèles de site de communication, même si la liste SharePoint est utilisée comme source de donnée d'application, avec ou sans Power Apps, SharePoint propose ces fonctionnalités de GED depuis ses débuts. Et le grand retour annoncé des vidéos sur SharePoint et OneDrive le confirme (cf. mon récent billet sur Stream). Cerise sur le gâteau, quelques outils de GED possèdent des fonctionnalités complémentaires pour gérer les risques autour de la fuite et de la perte de données. Évidemment SharePoint Online propose l'ensemble de ces fonctionnalités sans licence supplémentaire. Cette définition de GED orientée outil n'est cependant pas suffisante pour répondre à la question que je me pose depuis le début de cet article. Qu'est-ce qu'une GED ? Réponse orientée "usage" Gérer des documents, avec des règles de classement et de cycle de vie… Pourquoi faire ? Je vois deux types de GED au niveau "usage" : la "GED métier" et la "GED de l'organisation". Ce que je qualifie comme une GED "métier", c'est une solution collaborative permettant de gérer des documents selon des règles métiers : GED pour gérer des contrats, GED pour gérer des candidatures... Une fois que ces documents ont été traités, ils sont généralement archivés selon un plan généralement établi suivant des dispositions réglementaires stricts. Mais ce n'est pas la GED de type métier que j'ai à concevoir depuis le début de l'année : c'est la GED de type organisation. Même si j'emploie le terme "organisation" pour la qualifier, le champ d'application des documents cette GED peut concerner l'organisation dans toute sa dimension, ou une direction ou un service en particulier. SharePoint est un outil de gestion de contenu multi facette et ses fonctionnalités en font aussi bien un outil de gestion de fichiers bureautiques qu'un espace intranet. Et que trouve-t-on dans un intranet ? Comme je le décrivais dans mon premier livre "SharePoint, Mon Digital WorkPlace", on trouve traditionnellement deux types d'informations publiées, sur un intranet : Les actualités et les événements dont les durées de publication sont plutôt courtes ; Les documents de référence, dont les durées de publication sont généralement longues, ce qui est plutôt rassurant en termes de stabilité organisationnelle. Les documents de référence ne font pas forcément l'objet d'obligation de conservation : ils représentent une documentation opérationnelle, statutaire… mais également des documents appartenant à la stratégie et à la culture d'entreprise. En général, ces types de documents disparaissent rarement directement après leur publication et peuvent se voir aussi trouver une place dans une archive de publications, pour la dimension patrimoniale ou plus simple en guise de "mémoire opérationnelle". Ce sont ces types de projet qui fleurissent dans mon agenda depuis le début de l'année ! Pourquoi maintenant ? Pourquoi maintenant ? Parce qu'il y a Ms Teams ! J'observe donc en ce début d'année 2023 un retour des projets de GED type "référentiels". À 3 jours près du triste 3e anniversaire de la mise en confinement du tiers de l'humanité, je perçois un lien direct entre cette typologie de projet SharePoint et la façon de travailler observée depuis la pandémie. En le disant autrement, le besoin de référentiel est, selon moi, un effet de l'adoption massive de Ms Teams dans certaines organisations, en lieu et place des serveurs de fichiers. Avec Ms Teams qui fonctionne de base en mode libre-service au niveau de la création des équipes (la très grande majorité des locataires/ Tenants Microsoft 365 continuent de fonctionner sur ce mode), il n'est pas rare d'inventorier, pour 500 utilisateurs, 400 équipes Teams créées depuis le début du COVID. Comment ne pas reproduire dans Ms Teams le phénomène d'infobésité qui a nui à l'approche de serveurs de fichiers ? Je ressors là l'image que Patrick Guimonet avait utilisée le premier pour évoquer le risque de multiplication incontrôlée des équipes Teams. L'administrateur Ms Teams possède-t-il un quelconque rôle dans la gouvernance de l'information ? Portait-il une quelconque responsabilité dans l'anarchie qui régnait déjà dans la gestion de fichiers ? Même si un administrateur Ms Teams sait qu'une équipe Ms Teams peut être supprimée, il ne le fait évidemment pas dès lors qu'il repère la présence de fichiers dans le site SharePoint sous-jacent. La fonctionnalité d'archivage d'équipe Ms Teams est moins connue (mise en lecture seule) mais elle ne réduit pas le volume d'équipe Ms Teams ou de site SharePoint. Le retour d'ascenseur de Ms Teams vers SharePoint L'administrateur Teams doit être en mesure de proposer une solution alternative aux propriétaires : Supprimer les fichiers ? Stocker les fichiers dans un emplacement dédié à l'archivage ? Un site SharePoint d'archivage pourrait servir à y conserver des documents, suivant des règles que votre organisation aura définies. Une autre question va se poser avec l'utilisation de Ms Teams et qui caractérise un besoin de référentiel géré : où publier les documents de référence ? Comme Ms Teams est habité par un esprit collaboratif, par conséquent, propriétaire, membre et invité (ce dernier s'il accède au site SharePoint) possèdent, par défaut, des droits d'édition sur les documents. Etant donné qu'il est possible de modifier les droits sur les dossiers et les fichiers, de manière à les mettre en lecture, cela reviendrait alors à mettre en place une équipe de contributeurs et la majorité des autres accédant à l'équipe accéderaient aux fichiers uniquement en lecture seule. Utiliser une équipe à l'échelle de l'organisation ou un canal partagé entre équipes basées sur l'organisation pourrait alors convenir… Cependant… plutôt que de proposer aux utilisateurs de votre référentiel documentaire l'onglet Fichiers d'une équipe Teams et l'expérience de recherche Ms Teams, je préférais concevoir une expérience utilisateur SharePoint beaucoup plus riche. Outil de gestion de documents de Microsoft 365, SharePoint possède par conséquent des fonctionnalités de publication et de recherche supplémentaires par rapport à Ms Teams. C'est la raison pour laquelle les projets de GED, publication et/ou archivage, trouvent leur place dans SharePoint. Avec ou sans Viva Topics (licence Microsoft supplémentaire qui est la solution ultime proposée pour mettre en place une GED de référence), on peut optimiser son usage de SharePoint et y déployer une GED, au service des organisations. Comme je l'écrivais dans un précédent billet : SharePoint peut dire "merci !" à Ms Teams car on n'a jamais autant utilisé de sites SharePoint collaboratifs depuis que l'on crée des équipes Teams. A contrario, Ms Teams peut désormais "renvoyer l'ascenseur" à SharePoint pour voir le déploiement de GED d'organisation et/ou d'archives et ainsi voir clarifier sa propre gouvernance de l'information.

Et voilà la Modern Workplace Conference Paris est de retour à Paris, les 27 et 28 mars prochains. Tandis que le 27 mars est la journée "technique", le 28 mars est consacrée à la journée "Métier". La session que j'anime à 9h00 "REX - Etre Power User dans Microsoft 365, ça marche !" est dédiée au rôle de Power User et j'aurai l'honneur d'être accompagné par Pascal Roulleaux, Directeur technique dans le groupe Les Mousquetaires. La thématique que nous adressons est la suivante : Microsoft aime les Power Users. Les DSI pas toujours... et ne savent pas trop comment gérer le déploiement de SharePoint et de la PowerPlatform auprès de ce public de concepteur de solutions. Dans cette session à 2 voix, Pascal, "le Power User", et moi, "le Coach", vous proposons un retour d'expérience sur la trajectoire d'un Power User dans la transformation de son Digital WorkSpace 365 (point de départ, chemin emprunté et point d'arrivée). J'ai la chance d'y animer une autre session à 13h55 pour parler de l'adoption de Ms Teams dans la "vraie vie" également. Il est grand temps de réserver ces 2 jours dans votre agenda : Accueil - MWCP 2023 (modern-workplace.pro) Hâte de vous retrouver à l'espace Saint Martin, Paris 3e !!

Avec la migration des contenus de Stream (classique) vers Stream (SharePoint), Stream (classique) va disparaitre et SharePoint va triompher. Ceux qui avaient cru que l'arrivée de Ms Teams déclencherait le déclin de SharePoint se sont quelque peu trompés : SharePoint n'a eu de cesse de profiter de l'arrivée de Ms Teams, avec la transformation de Yammer en 2020 et maintenant de Stream, dans son rôle d'outil de gestion de fichiers. SharePoint peut dire merci à Ms Teams SharePoint peut dire merci à Ms Teams. Avant l'arrivée de Teams, l'usage n°1 de SharePoint était le serveur de fichiers amélioré et, sans développement additionnel ou sans faire appel à des compléments d'éditeur tiers, il était peu courant de voir SharePoint être utilisé comme solution d'intranet ou comme plateforme collaborative à l'échelle d'une organisation. Et puis les choses ont changé. Tout d'abord, il y a eu la Modern Experience qui a permis à SharePoint de se mettre dans la position d'outil n°1 pour créer un intranet d'organisation mais c'est surtout avec l'arrivée de Ms Teams en 2018 que SharePoint a vu sa condition changer. Certes, avec l'arrivée de Ms Teams, SharePoint ne figure plus comme le point de convergence entre les différents composants de la galaxie Microsoft Office. Avec le remplacement de l'expérience classique par l'expérience Modern de liste SharePoint, c'est l'intégration avec Outlook et Ms Project depuis le ruban des listes calendrier, contact, listes de discussions et tâches qui disparait. Maintenant, c'est désormais autour de Ms Teams que tourne la constellation des outils Microsoft 365 et SharePoint a été choisi pour être son indissociable outil de gestion de fichiers (SharePoint pour les fichiers partagés au sein des groupes, OneDrive pour les fichiers personnels pouvant être partagés occasionnellement). Mais, comme indiqué plus haut, ce n'est donc pas tout : SharePoint a également été confirmé comme le seul outil de gestion de fichiers de M365 et, avant Stream, c'est Yammer nouvelle expérience qui peut en attester. Avant Stream, SharePoint a fait subir le même sort à Yammer La version Moderne de Yammer ne le cache absolument pas : dans une communauté Yammer, les utilisateurs retrouvent les fonctionnalités collaboratives de SharePoint car c'est bien un site SharePoint qui est créé à chaque fois qu'un utilisateur de Yammer crée une communauté. Vous ne serez ainsi ni étonné de retrouver le site SharePoint créé depuis Yammer sur la page de démarrage SharePoint, ni étonné de le retrouver dans la recherche SharePoint. Pour rapprocher Yammer de Teams, Microsoft a depuis ajouté Viva Engage, ce qui vient porter le nombre d'applications Viva à 6 avec Viva Insight (gratuit), Viva Connexion (gratuit), Viva Learning (en partie gratuit, en partie payant), Viva Topics (payant) et Viva Sales (payant). Yammer va ainsi à son tour devenir un satellite de Ms Teams. Temps 1 : De SharePoint (Office 365 Vidéos) à Stream Désormais c'est au tour de Stream. Cela fait maintenant plusieurs années qu'il est annoncé que la nouvelle version de Stream passera par SharePoint : SharePoint redevient ainsi l'espace de stockage des vidéos de M365. Redevient et non devient car, avant Stream, jusqu'en 2017, SharePoint était déjà l'outil qui se cachait derrière l'outil de stockage qui s'appelait très simplement Office 365 Vidéos. La page d'accueil de cette solution était basique mais était déjà d'inspiration Modern Expérience. La collection de sites qui se cachait derrière était la plus "massive" en termes de stockage et derrière l'interface de catégories de vidéo personnalisables se dissimulait un système de classement en dossier. L'idée de Stream "classique" était de proposer un portail de vidéos au niveau de l'organisation à travers une expérience utilisateur à la "YouTube". En 4 années, Stream a évolué en termes de design (look) et de fonctionnalités de portail (autres avec l'ajout de métadonnées descriptives, de fonctionnalités de traitement des vidéos et surtout la création de chaînes). Que ce soit sur les sites officiels de Microsoft ou sur des blogs non officiels, il ne faut pas confondre les chaînes de Stream avec les canaux de Ms Teams, même si les équipes Ms Teams et les chaînes Stream se basent sur les Office Groupes pour faciliter le partage collaboratif et la publication. Cependant, les évolutions apportées avec le temps visaient de plus à transformer ce portail d'un outil de Gestion de document alors que SharePoint possède déjà la plupart de ces fonctionnalités. Certes, Stream propose le "crop" de vidéos mais SharePoint propose les fonctionnalités de partage externe demandées depuis longtemps, des fonctionnalités de sécurité et de conformité qui dépassent le simple rapport d'audit… Pour uniformiser la gestion des actifs informationnels stockés M365, Stream perd son ancrage sur Azure. Stream version SharePoint est donc disponible dans tous les Datacenters Microsoft 365 depuis le 12 octobre 2022 et ce lien officiel permet de prendre connaissance des fonctionnalités Stream dans sa nouvelle version SharePoint. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-stream-blog/stream-on-sharepoint-is-now-generally-available-do-more-with/ba-p/3622303 Comme Stream classique est programmé pour être définitivement arrêté le 15 septembre 2023, pour éviter de se faire surprendre à la rentrée, comment réaliser cette petite migration ? Explications. Temps 2 : j'ai emprunté le "passage", de Stream (classique) vers Stream (SharePoint) Il ne faut plus utiliser Stream ancienne version et, en tant qu'administrateur Microsoft 365, vous pouvez la désactiver et basculer Stream sur SharePoint et… OneDrive ! Et oui : les vidéos sur Stream classique (sa dotation de stockage de base est de 500 Go. + 0.5 Go. par utilisateur) vont devoir être migrées sur SharePoint Online (sa dotation de stockage de base est de 1 To. par Tenant + 10 Go. par utilisateur) ou sur OneDrive (la dotation de stockage de base est de 2 To. et peut monter gratuitement à 5 To. par utilisateur lorsque l'administrateur Microsoft ou l'administrateur SharePoint le permettent). Dans les deux cas, les vidéos rejoindront, sur SharePoint et OneDrive, les fichiers images et sons, que l'on ne pouvait pas stocker sur Stream. Alors évidemment, au regard de l'aspect coût de stockage, la question se pose de savoir si on peut choisir où migrer les vidéos Stream ? La réponse est oui et vous n'aurez pas à les télécharger depuis Stream (download, en anglais) et les charger sur SharePoint ou OneDrive (upload, en anglais). En effet, depuis le centre d'administration de SharePoint, Microsoft fournit le service de migration depuis Stream vers SharePoint et OneDrive. Pour y accéder, il suffit de cliquer dans le menu gauche sur Migration puis cliquer sur Commencer sous le logo Stream. Microsoft fournit une console pour organiser et superviser cette migration se présentant sous l'aspect d'une page à 2 onglets correspondant à 2 temps : Analyses et Migrations. Le temps d'analyses consiste en 3 étapes, documentées de façon détaillée depuis le bouton Suivre la visite guidée. Je vous livre une explication courte car vous n'aurez pas grand-chose à faire, sauf à attendre que le processus d'analyse vous délivre un statut par "conteneur". Un conteneur apparait être une url de publication de Stream. Vous pouvez laisser le programme de migration rechercher les conteneurs (id unique|groupe office ou id unique|utilisateur), spécifier un conteneur en particulier ou lister dans un fichier CSV dans des conteneurs sélectionnés. Lien vers la documentation officielle : Chargement en bloc des chemins d’accès source Stream dans le Gestionnaire de migration - Migrate to Microsoft 365 | Microsoft Learn Or, vous n'êtes pas sans savoir que l'on peut être : Un contributeur direct, à partir du moment où l'administrateur Microsoft 365 attribue la licence Stream et que cet utilisateur vient y déposer une vidéo, dans Mon contenu - Vidéos (ci-dessous Contenu Utilisateur), Groupes ou Chaînes (ci-dessous Groupe Microsoft 365); Un contributeur indirect, à partir du moment où on enregistre une réunion dans Ms Teams, dans Mon contenu - Réunions. Après cette étape d'attente et que vous obtenez un statut positif pour continuer, il est tentant de continuer sur cette lancée et "techniquement parlant", la suite fonctionne avec tout autant d'efficacité. "Techniquement parlant" ? Que se cache-t-il derrière l'expression que j'ai choisie ? Avant de cliquer sur le bouton + Ajouter aux migrations puis de cliquer sur l'onglet Migrations, il y a, *fonctionnellement parlant", une étape très importante dans le processus de migration sur laquelle je me dois maintenant d'insister. Même si le contributeur avait déjà créé une chaîne Stream et partagé du contenu à travers un groupe Microsoft 365, il faut néanmoins être certain d'avoir préalablement créé 1 site SharePoint par chaîne. C'est écrit aux étapes 4 et 5 du didacticiel. "Les chemins de destination de certains conteneurs, tels que les groupes Microsoft 365 et les utilisateurs, sont automatiquement affectés. Vous pouvez les modifier. (…) Passez en revue les chemins de destination de votre conteneur avant de continuer. Ils ne peuvent pas être modifiés une fois la migration démarrée. " La raison est que, par défaut, l'outil de migration de Ms "Stream vers SharePoint et OneDrive" ne crée pas les sites SharePoint correspondant au chaînes Stream. Il faut donc par conséquent cibler l'URL de destination du site SharePoint, qui peut être celui qui a été associé au moment de la création du groupe Microsoft 365 au moment de la création d'une équipe Ms Teams ou d'un site SharePoint d'équipe avec groupe Microsoft 365. Il est possible de modifier cette URL et d'indiquer un autre site SharePoint, mais il vous faudra alors gérer les droits d'accès. Si le site SharePoint n'est pas listé avant le lancement de la migration, alors l'outil de migration déplace les fichiers sur le OneDrive de la personne qui a chargé le fichier. Il est par conséquent vivement recommandé de remonter la capacité de stockage des OneDrive, comme je l'ai mentionné plus haut. Si vous ne voulez pas devoir demander à vos utilisateur de déplacer les vidéos qui se trouvent sur leur OneDrive (cela est toujours plus simple que de devoir se rendre dans les OneDrive des utilisateurs pour retrouver vous-même les vidéos des chaînes et les déplacer dans les bons sites…), il va falloir s'assurer qu'il existe bien un site SharePoint par chaîne. Reste enfin à cliquer sur le bouton Migrer et attendre quelques minutes. Cela donne peut-être l'occasion de repenser l'organisation des contenus. Et s'occuper de la page d'accueil du nouveau site car il n'y a pas de modèle de conception… En attendant le nouveau WebPart Stream pour SharePoint qui succédera au WebPart Stream (classique), l'affichage Vignette suffira.

Ce petit billet pour revenir sur une fonctionnalité qui a fait son apparition en Europe durant l'été 2022 : la Newsletter. Jusque-là, les concepteurs d'actualités de SharePoint ne pouvaient malheureusement pas produire de Newsletter et devaient se contenter du bouton de fonctionnalité Envoyer à (par e-mail ou Yammer). Cette fonctionnalité est disponible à partir du WebPart Actualités de l'édition de SharePoint Online et permet de générer une page de Newsletter et de l'envoyer par e-mail. Pour ce faire, le contributeur de la bibliothèque de pages peut produire cette page qui permet de sélectionner les actualités publiées que SharePoint listera et enverra par e-mail. Accessible depuis le WebPart Actualités en cliquant sur le lien Afficher tout, cette page possède le bouton de fonctionnalité Envoyer une sélection d’actualités par courrier. Sur cette page, vous pouvez sélectionner les publications à incorporer dans la future Newsletter : les billets d'actualités mais également les si pratiques "lien d'actualités", qui servent à produire du contenu rapidement à partir de liens Web externes. Après avoir fait votre sélection, vous pouvez cliquer sur Suivant pour accéder à la page de préparation sur laquelle : Vous devez saisir le nom de la page ; Vous devez choisir les destinataires (adresses e-mails individuelles ou de groupe) ; Vous pouvez ajouter le message envoyé dans le corps de l’e-mail (facultatif) ; Vous pouvez encore modifier l'ordre des actualités via l'option de déplacement et même supprimer une actualité sélectionnée à l'étape précédente ; Vous devez cliquer sur le bouton Publier une sélection d'actualités pour un envoi par e-mail. Les fonctionnalités de conception de page sont ainsi actuellement assez limitées. Cette page de Newsletter vient également s'enregistrer dans la bibliothèque de pages de sites. Techniquement parlant, 2 précisions : Cette fonctionnalité de Newsletter rappelle que SharePoint envoie des e-mails sans faire appel à Power Automate ; Cette fonctionnalité de Newsletter est possible grâce à 2 adaptions du WebPart Mis en évidence (sélection d'actualités à partir de cases à cocher puis déplacement ou suppression d'actualités). Voilà comment la Newsletter a (enfin !) fait son apparition dans l'univers SharePoint, avec une très grande simplicité pour son concepteur.

Ce replay aMS Online n°20 date de 2020 mais il est toujours d'actualité : SharePoint et la Power Platform Lien direct : https://www.youtube.com/channel/UCyq5Ayro8UZue4Wn7RR330w/

Je vous partage le replay de 2 interventions sur le même thème : "Réussir l'adoption des Power Users" - à l'événement Power 365 2021 Le lien direct : Réussir l'adoption des power users - YouTube - à l'évènement Power Platform French Summit 2021 Le lien direct : #PPFS2021 - Business - Place Royal - YouTube

J'avais publié un billet de blog il y a quelques semaines sur le thème de l'adoption de M365 et des différents rôles qui s'intitulait "Ambassadeur", "Champion", "Power Users", "M. Mme M365" : faisons le point ! Retrouvez-moi mardi prochain en très bonne compagnie pour parler de ce sujet en duo avec Sylvie Roche, spécialiste Conduite du changement de chez Talan. Notre conférence fait partie d'une journée entière dédié à Microsoft 365 et Azure et, pour apprécier l'agenda complet de cet événement #aMSLausanne hybride présentiel + distanciel, sachez qu'on échangera sur les sujets suivants #Microsoft365 #Office365 #PowerPlatform #Azure #MicrosoftViva #Dynamics365 #VivaConections #MicrosoftTeams #SharePoint #Dataverse #Microsoft365Defender #PowerApps #LogicApps #OneDrive #ServiceNow #PowerAutomate #Adoption #AI #GitHub #SPFx Voici l'imposante liste des conférenciers : Yves Habersaat, Yoann GUILLO, Yannick FROUIN, Chris Hoard, Théophile CHIN-NIN, Nicki Borell, Laurent Carlier, Patrick Guimonet, Xuan Ahehehinnou, Nicolas Bonnet, Hakim Taoussi, Guillaume Renard, Clément SERAFIN, Franck Catinot, Baptiste Mulot, Eudes Olivier ROBERT, Kevin TRELOHAN,Chloé Moreau,Sandro Pereira,Nicolas Georgeault, Félix Billon ,Benjamin Broch Qui animera quel sujet ? La réponse est : o sur cette page : https://lnkd.in/e4WYsJHP o sur l'application mobile : https://lnkd.in/eFmJqJce La participation physique ou en ligne à l'événement est GRATUITE mais vous devez vous INSCRIRE ici : https://lnkd.in/ezeM73qR

Je vais vous partager une nouvelle fonctionnalité de site sur SharePoint Online et qui n'a donc jamais existé sur aucune version Server de SharePoint. C'est une fonctionnalité de site qui : fait partie du suivi d'activité est activable par un propriétaire de site uniquement (propriétaire d'une équipe Teams) fonctionne sur n'importe quel type de site, classique ou Modern (communication ou d'équipe) Une nouvelle fonctionnalité de suivi d'activité dans un site Cette fonctionnalité a été baptisée en français Visionneuses SharePoint. Dans la version anglophone, la fonctionnalité de site se retrouve sur la ligne SharePoint Viewers. Comme indiqué sur la page de documentation officielle de Microsoft, cette fonctionnalité sert aux utilisateurs à afficher "qui a regardé quoi" et ne fonctionnent uniquement dans les bibliothèques de documents ou de ou pages, et en expérience moderne. Une fois que la fonctionnalité est activée, voilà que les noms des personnes qui ont consulté la page ou le document apparaissent. Pourquoi déployer cette fonctionnalité avec précaution ? Comme je l'ai écrit dans mon livre "Adopter SharePoint sans développer : SharePoint, MS Teams, une gouvernance efficace", il est très important de suivre les rapports d'utilisation du site SharePoint. On trouve d'ailleurs le même type de statistiques d'utilisation dans chaque équipe Ms Teams. Le point commun des rapports d'utilisation SharePoint ou Teams est qu'ils présentent des données anonymisées. Au contraire de ces rapports, cette nouvelle fonctionnalité dévoile qui a consulté quoi aux yeux de tous et il faut donc la déployer avec précaution. Il faut savoir que SharePoint a toujours été en capacité de présenter des informations non anonymisées mais ces rapports n'ont toujours été accessibles que pour un certain type d'administrateurs SharePoint : Sur les versions Server, l'administrateur de collection de site Sur la version Online, les administrateurs O365 ou les rôles délégué à la gestion de la conformité La raison est que des organismes tels que la CNIL en France ou en Belgique, la CNPD au Luxembourg se montrent particulièrement vigilants quant à l'utilisation des données collectées, au nom du respect des dispositions protégeant les libertés individuelles car ces informations sont issues de logs (des journaux de connexion). Sur une page du centre de conformité, Microsoft a d'ailleurs pris la précaution de préciser que la fonction eDiscovery qui permet l'obtention de données nominatives doit être encadrée par une procédure judiciaire (demande "juridique" ci-dessous). Par conséquent, je vous partage la recommandation de bien vérifier avec les syndicats et représentants du personnel s'ils sont d'accord pour collecter ces données sur un site SharePoint d'intranet ou de collaboration car ce sont des points sensibles sur fond du contexte réglementaire sus mentionné. Si la fonctionnalité existe sur SharePoint, c'est certainement parce que les américains ne se posent pas tant de questions avec ce type de données à caractère personnel, affichées aux yeux de tous.

Dans ce dernier billet, je continue de vous partager des extraits de mon dernier livre, à savoir la première page de la conclusion. Extrait de la page 370 À travers ces lignes, je vous partage mon enthousiasme pour la Power Platform mais également le défi posé par la gouvernance de cette Power Platform en quelques lignes. J'ai d'ailleurs 100 pages de notes que je pourrai bien convertir en livre dans quelques mois. Ensuite, il est difficile de faire une conclusion définitive compte tenu de la jeunesse de la Power Platform. Quelles évolutions futures pour la Power Platform ? Cette Power Platform va évoluer : on attend beaucoup de Power Fx (Cf. la présentation officielle de Power Fx https://powerapps.microsoft.com/fr-fr/blog/introducing-microsoft-power-fx-the-low-code-programming-language-for-everyone/) Plein d'autres surprises vont ponctuer les 2 prochaines années avec des outils intelligents viendront faciliter l'adoption des Power Users quant à la conception d'application : je ne peux vous en dire plus à ce stade mais un certain nombre d'annonces Microsoft est en préparation. Power Apps n'est peut-être pas l'outil le plus abouti sur le marché des logiciels de création de formulaire : j'ai vu des solutions d'éditeur tiers plus avancées mais Power Apps est adossé à la Power Platform et à SharePoint, OneDrive, Dataverse... Power Automate représente selon moi la pièce maitresse du dispositif puisqu'il complète Power Apps et Power Virtual Agents, tout comme il complète Microsoft 365 depuis des années Power Virtual Agents est un outil moderne, simple et don très réussi pour son approche No Code mais les cas d'usages sont actuellement assez éloignés des préoccupations bureautiques des Power Users ; je pense que sa destinée peut évoluer avec l'adoption des fonctionnalités collaboratives de Ms Teams De par sa maturité et la spécificité des solutions que l'on crée avec un outil, Power BI reste un outil spécialisé dans l'analyse de données, pour un Power User et pour un spécialiste de la donnée La Power Platform a-t-elle besoin de SharePoint ? Les 4 outils de la Power Platform ont besoin des Power Users mais est-ce que la Power Platform a besoin de SharePoint ? Pour achever cette série de billets qui traitaient autant de la Power Platform que de SharePoint, je vous partage que, selon moi, Microsoft doit encore réussir un sacré défi au travers de SharePoint : celui de faire prendre conscience que SharePoint ne sert pas qu'à collaborer autour des fichiers ou à construire un intranet. Dans le dispositif de Microsoft, SharePoint constitue un des clés pour amener les Power Users à préférer y créer leurs sources de données plutôt que dans Excel. C'est un gros défi et j'espère vous avoir convaincu à travers les lignes de ces billets ou des pages de mon livre que SharePoint constitue un bon tremplin pour se lancer dans la Power Platform.