Début 2023 : le grand retour de la "GED SharePoint" !
Début 2023, je n'ai jamais eu autant de demandes d'accompagnement sur SharePoint pour des projets de type GED ! Et vous, client ou consultant, sentez-vous le besoin d'un grand retour de la "GED SharePoint" ? Mais que se passe-t-il ? A travers ce billet, je vous propose, de revoir rapidement ce qu'on appelle communément une GED et de tenter de trouver une explication au phénomène que je crois observer.
Qu'est-ce qu'une GED ? Réponse orientée "outil"
Partant de l'acronyme GED, ma définition d'une GED n'est pas ni originale ni précise : une GED est un outil de gestion électronique de document. SharePoint est un outil de ce type car une GED est un serveur de fichiers amélioré, dans le sens où le logiciel de stockage propose des fonctionnalités supplémentaires par rapport à un serveur de fichiers. Comme un serveur de fichiers ne possédait pas ce type de fonctionnalités, les utilisateurs utilisaient les noms de dossier pour classer et gérer le cycle de vie des documents. Par conséquent, on y retrouvait tous les usages tirés du déploiement de la bureautique : espaces de stockage personnel, espaces collaboratif, archives… mais moins des référentiels de publication. La raison est qu'un référentiel de publication a besoin non seulement de partager des documents mais aussi de communiquer aux utilisateurs des informations de contexte, liées à l'utilisation de ces documents. Dans un outil de gestion électronique, on trouvera des fonctionnalités de gestion électronique de document et, à titre d'exemple, j'en citerai deux des plus connues : l'historique des versions, l'utilisation de métadonnées descriptives. Je n'ai pas choisi par hasard ces deux-là parmi d'autres car je classe les fonctionnalités de ces outils suivant deux catégories : les fonctionnalités servant à gérer le cycle de vie des documents (l'historique des versions) et celles au service du classement des documents (les métadonnées descriptives, vous l'aurez déduit). Les outils de gestion de documents les plus évolués permettent de mettre en place des règles de gestion, plus ou moins automatisées pour assister leurs utilisateurs. Même si SharePoint est aujourd'hui massivement utilisé pour collaborer dans les équipes Teams et dans les communautés Yammer, même si SharePoint est également utilisé comme outil d'intranet avec de nombreux modèles de site de communication, même si la liste SharePoint est utilisée comme source de donnée d'application, avec ou sans Power Apps, SharePoint propose ces fonctionnalités de GED depuis ses débuts. Et le grand retour annoncé des vidéos sur SharePoint et OneDrive le confirme (cf. mon récent billet sur Stream). Cerise sur le gâteau, quelques outils de GED possèdent des fonctionnalités complémentaires pour gérer les risques autour de la fuite et de la perte de données. Évidemment SharePoint Online propose l'ensemble de ces fonctionnalités sans licence supplémentaire. Cette définition de GED orientée outil n'est cependant pas suffisante pour répondre à la question que je me pose depuis le début de cet article.
Qu'est-ce qu'une GED ? Réponse orientée "usage"
Gérer des documents, avec des règles de classement et de cycle de vie… Pourquoi faire ?
Je vois deux types de GED au niveau "usage" : la "GED métier" et la "GED de l'organisation". Ce que je qualifie comme une GED "métier", c'est une solution collaborative permettant de gérer des documents selon des règles métiers : GED pour gérer des contrats, GED pour gérer des candidatures...
Une fois que ces documents ont été traités, ils sont généralement archivés selon un plan généralement établi suivant des dispositions réglementaires stricts.
Mais ce n'est pas la GED de type métier que j'ai à concevoir depuis le début de l'année : c'est la GED de type organisation. Même si j'emploie le terme "organisation" pour la qualifier, le champ d'application des documents cette GED peut concerner l'organisation dans toute sa dimension, ou une direction ou un service en particulier. SharePoint est un outil de gestion de contenu multi facette et ses fonctionnalités en font aussi bien un outil de gestion de fichiers bureautiques qu'un espace intranet. Et que trouve-t-on dans un intranet ? Comme je le décrivais dans mon premier livre "SharePoint, Mon Digital WorkPlace", on trouve traditionnellement deux types d'informations publiées, sur un intranet :
Les actualités et les événements dont les durées de publication sont plutôt courtes ;
Les documents de référence, dont les durées de publication sont généralement longues, ce qui est plutôt rassurant en termes de stabilité organisationnelle.
Les documents de référence ne font pas forcément l'objet d'obligation de conservation : ils représentent une documentation opérationnelle, statutaire… mais également des documents appartenant à la stratégie et à la culture d'entreprise. En général, ces types de documents disparaissent rarement directement après leur publication et peuvent se voir aussi trouver une place dans une archive de publications, pour la dimension patrimoniale ou plus simple en guise de "mémoire opérationnelle". Ce sont ces types de projet qui fleurissent dans mon agenda depuis le début de l'année ! Pourquoi maintenant ?
Pourquoi maintenant ? Parce qu'il y a Ms Teams !
J'observe donc en ce début d'année 2023 un retour des projets de GED type "référentiels". À 3 jours près du triste 3e anniversaire de la mise en confinement du tiers de l'humanité, je perçois un lien direct entre cette typologie de projet SharePoint et la façon de travailler observée depuis la pandémie. En le disant autrement, le besoin de référentiel est, selon moi, un effet de l'adoption massive de Ms Teams dans certaines organisations, en lieu et place des serveurs de fichiers. Avec Ms Teams qui fonctionne de base en mode libre-service au niveau de la création des équipes (la très grande majorité des locataires/ Tenants Microsoft 365 continuent de fonctionner sur ce mode), il n'est pas rare d'inventorier, pour 500 utilisateurs, 400 équipes Teams créées depuis le début du COVID. Comment ne pas reproduire dans Ms Teams le phénomène d'infobésité qui a nui à l'approche de serveurs de fichiers ?
Je ressors là l'image que Patrick Guimonet avait utilisée le premier pour évoquer le risque de multiplication incontrôlée des équipes Teams.
L'administrateur Ms Teams possède-t-il un quelconque rôle dans la gouvernance de l'information ? Portait-il une quelconque responsabilité dans l'anarchie qui régnait déjà dans la gestion de fichiers ?
Même si un administrateur Ms Teams sait qu'une équipe Ms Teams peut être supprimée, il ne le fait évidemment pas dès lors qu'il repère la présence de fichiers dans le site SharePoint sous-jacent. La fonctionnalité d'archivage d'équipe Ms Teams est moins connue (mise en lecture seule) mais elle ne réduit pas le volume d'équipe Ms Teams ou de site SharePoint.
Le retour d'ascenseur de Ms Teams vers SharePoint
L'administrateur Teams doit être en mesure de proposer une solution alternative aux propriétaires :
Supprimer les fichiers ?
Stocker les fichiers dans un emplacement dédié à l'archivage ? Un site SharePoint d'archivage pourrait servir à y conserver des documents, suivant des règles que votre organisation aura définies.
Une autre question va se poser avec l'utilisation de Ms Teams et qui caractérise un besoin de référentiel géré : où publier les documents de référence ? Comme Ms Teams est habité par un esprit collaboratif, par conséquent, propriétaire, membre et invité (ce dernier s'il accède au site SharePoint) possèdent, par défaut, des droits d'édition sur les documents. Etant donné qu'il est possible de modifier les droits sur les dossiers et les fichiers, de manière à les mettre en lecture, cela reviendrait alors à mettre en place une équipe de contributeurs et la majorité des autres accédant à l'équipe accéderaient aux fichiers uniquement en lecture seule. Utiliser une équipe à l'échelle de l'organisation ou un canal partagé entre équipes basées sur l'organisation pourrait alors convenir… Cependant… plutôt que de proposer aux utilisateurs de votre référentiel documentaire l'onglet Fichiers d'une équipe Teams et l'expérience de recherche Ms Teams, je préférais concevoir une expérience utilisateur SharePoint beaucoup plus riche. Outil de gestion de documents de Microsoft 365, SharePoint possède par conséquent des fonctionnalités de publication et de recherche supplémentaires par rapport à Ms Teams.
C'est la raison pour laquelle les projets de GED, publication et/ou archivage, trouvent leur place dans SharePoint. Avec ou sans Viva Topics (licence Microsoft supplémentaire qui est la solution ultime proposée pour mettre en place une GED de référence), on peut optimiser son usage de SharePoint et y déployer une GED, au service des organisations.
Comme je l'écrivais dans un précédent billet : SharePoint peut dire "merci !" à Ms Teams car on n'a jamais autant utilisé de sites SharePoint collaboratifs depuis que l'on crée des équipes Teams. A contrario, Ms Teams peut désormais "renvoyer l'ascenseur" à SharePoint pour voir le déploiement de GED d'organisation et/ou d'archives et ainsi voir clarifier sa propre gouvernance de l'information.
