Série "SharePoint et la GED" ; Episode 3 : "Utiliser les types de documents et personnaliser l'expérience de recherche"
Le 19 mars après-midi, j'ai l'honneur d'animer une session à la Modern Workplace Conference Paris 2024.
L'an passé, j'avais eu le plaisir d'animer 2 REX Clients sur l'adoption de SharePoint avec un Citizen Developper et de Ms Teams avec un directeur général.
Cette année, j'ai voulu partager des retours d'expérience sur la conception de solution de GED dans SharePoint avec une matrice de maturité en ligne de fond qui augmente à chaque épisode.
Pour vous inscrire à cet événement en présentiel et en distanciel, suivez le lien ci-dessous et j'espère que j'aurai le plaisir de vous y saluer !!
Le premier épisode décrivait les avantages et les inconvénients de l'approche Serveur de fichiers, qui se décline par l'utilisation naturelle qu'en font les membres d'une équipe Ms Teams (ajouter un canal standard génère la création d'un dossier et les utilisateurs peuvent y créer des sous-dossier) mais qui peut également constituer une tentation pour une approche de migration managée par la DSI ou un prestataire.
Le second épisode m'a permis d'augmenter l'indice de maturité, en introduisant le concept de colonnes de métadonnées, parce que SharePoint est un serveur de fichiers amélioré, possédant des fonctionnalités de classement et d'affichage personnalisables, par les membres d'un site ; j'ai rappelé qu'il n'y avait pas nécessairement d'opposition entre l'approche Serveur de fichiers et l'approche colonnes de métadonnées grâce à une fonctionnalité méconnue.
Le niveau 3 ? Une GED qui se "professionnalise"
Dans ce troisième épisode, autant vous le dire tout de suite : nous passons à une solution dite professionnelle.
Cela signifie deux choses :
Elle requiert un savoir-faire professionnel, basée sur une formation avancée sur les fonctionnalités de GED de SharePoint ;
Cela entraine par conséquent que, lorsque je découvre une solution chez un client réalisée par un prestataire de service, je m'attends à retrouver ce niveau de maturité, ce qui n'est malheureusement pas toujours le cas.
A ce niveau de maturité de l'adoption de SharePoint, je vais introduire des fonctionnalités supplémentaires tout en revisitant certaines autres en repartant des besoins utilisateur.
Par exemple, dans l'épisode deux, j'évoquais l'option de rendre obligatoire des colonnes de métadonnées de manière à garantir qu'elles soient utilisées. Dans l'utilisation quotidienne, le problème est qu'un utilisateur peut ne pas posséder l'information au moment du chargement du document initial ou, plus simplement, que tous les documents de la bibliothèque n'ont pas forcément besoin de cette colonne de métadonnée. Sans connaissance des fonctionnalités de SharePoint, l'erreur qui est alors commise est de laisser la colonne en saisie facultative... mais le risque encouru sera alors de moins en moins utiliser cette colonne facultative jusqu'à ne pas l'utiliser du tout ! Retour à l'épisode 1 dans la matrice de l'adoption !
Le type de contenu est une fonctionnalité SharePoint pour construire une GED professionnelle
Par défaut, SharePoint fonctionne sur le principe des types de contenu et ce principe est connu des architectes et des développeurs SharePoint :
Dans la bibliothèque de pages de site, il existe un type de contenu "page de site" ;
Dans le calendrier d'évènements, il existe un type de contenu "événement" ;
Dans la bibliothèque de documents, il existe un type de contenu "document". et un type de contenu "dossier".
Mais évidemment, pour construire une GED professionnelle, nous n'allons pas nous arrêter là. En effet, il va être possible de répondre à la problématique vue précédemment, à savoir déployer des colonnes de métadonnées différentiées au niveau des documents et non au niveau de la bibliothèque.
En créant des types de contenu, vous allez pouvoir créer une architecture de colonnes de métadonnées propres au type de document, associer un modèle et nous verrons également dans l'épisode 4, associer des règles de gestion du cycle de vie.
Vous pourrez même créer des arborescences de types de contenu personnalisés, publier un type de contenu depuis un point central vers plusieurs bibliothèques de document, ce qui permet le déplacement de fichier entre bibliothèque sans perte de métadonnées.
Dans une GED professionnelle de type gestion de dossiers, vous devez utiliser le type de contenu Ensemble de documents :
Le type Ensemble de documents permet d'ajouter des colonnes à un dossier et, tout comme le dossier traditionnel et la fonctionnalité de valeur de colonnes par défaut (vu à l'épisode 2), d'appliquer des valeurs de métadonnées aux fichiers chargés à l'intérieur ;
Le type Ensemble de documents permet également de gérer quels types de documents sont autorisés à y être chargé;
Comme pour les types de document, un type Ensemble de document pourra se voir associer des règles de gestion du cycle de vie.
Toute solution de GED professionnelle doit avoir son expérience de recherche personnalisée
Si vous voulez offrir à vos utilisateurs une solution de GED qui va leur faire oublier le serveur de fichiers, il faut démontrer la valeur de la nouvelle solution en proposant une expérience de recherche personnalisée.
Un utilisateur est nécessairement intéressé par une solution qui va lui faire gagner du temps.
Retrouver l'information, avec des filtres sur toutes les dimensions de votre solution, à savoir naviguer entre les site, les types de contenu et les colonnes de métadonnées gérées vont FORCEMENT intéresser vos utilisateurs et les inciter à accepter le changement.
Cette faculté qu'a SharePoint à proposer la personnalisation de l'expérience de recherche ne date pas d'aujourd'hui puisque l'édition SharePoint Server 2010 le permettait déjà mais c'est l'édition SharePoint Server 2013 qui en a été le véritable tournant : SharePoint Online de Microsoft 365 fonctionne toujours sur cette édition et la modernisation de l'expérience utilisateur s'est malheureusement longtemps fait attendre !!
Beaucoup de mes clients m'ont entendu dire que Microsoft allait "un jour" offrir des pages modernes de recherche et c'est le cas depuis 3 ans en France : on peut ainsi créer une expérience de recherche personnalisée avec des verticaux de recherche et des filtres d’affinement au niveau de son site, mais à condition d'être "administrateur de collection de sites", ce qui est un peu paraitre incohérent lorsque l'on sait que des droits de propriétaire ou de concepteur suffisent pour créer des types de contenu.
Ce n'est pas courant mais je me dois d'évoquer une solution tierce, principalement développée par Mickael Svensson et Franck Cornu que je salue : PNP Search. PnP Search, gratuite, à télécharger sur GitHub et à installer par son administrateur SharePoint va permettre de créer une expérience de recherche Moderne qui ressemble à l'expérience classique : on peut la déléguer à un utilisateur, avec des simples droits d'édition sur la page. Cependant, l'indispensable personnalisation du schéma de recherche, pour choisir les colonnes de métadonnées qui serviront de filtre d'affinement, est réservée à l'administrateur de collection de sites, quand on travaille au niveau d'un site ou administrateur SharePoint au niveau du centre d'administration SharePoint (à venir administrateur de la recherche M365).
Nous voilà arrivés au termes de l'épisode 3, au travers duquel notre GED SharePoint "3 étoiles" est devenue professionnelle et nos utilisateurs bénéficiant d'une expérience de recherche personnalisée comprennent mieux l'intérêt de changer, en acceptant les nouvelles façons de gérer des fichiers, pour en tirer le bénéfice dans la recherche.
Voyons ce que l'épisode 4 va encore pouvoir apporter à notre GED, devenue déjà beaucoup plus mature.
