Série "C'est quoi le Cortex Project ?" | Episode 4 : Microsoft Viva

En ce mois de février 2021, Microsoft communique sur Microsoft Viva, une application M365 qui va tout naturellement trouver sa place dans le hub collaboratif, Microsoft Teams.


Quelques mots pour présenter Microsoft Viva ? Comme l'intitule le titre du billet, une partie de ce qu'apporte Microsoft Viva est, en quelque sorte, une partie émergée de l'iceberg "Syntex", qui comportait déjà la région appelée "Cortex Project". C'est la raison pour laquelle j'ai affilié la présentation de Microsoft Viva avec Cortex Project.


Mais résumer Microsoft Viva à cela serait erroné car, comme vous allez pouvoir le constater, Microsoft Viva compte 4 tuiles logicielles nommées comme suit.

Ces 4 tuiles sont comme autant de facettes ou de temps pour étendre les usages de Ms Teams à d'autres choses que de la communication et de la collaboration :

  • Connections

  • Insights

  • Learning

  • et enfin, Topics, en droite ligne avec Project Cortex !

Enfin, j'insère à la fin de ce billet une dernière section consacrée aux questions "quand est-ce que ces fonctionnalités vont être déployées" et "Combien cela va coûter" ? En effet, vous y lirez l'aspect prix du dispositif Microsoft Viva permettant de répondre à ces questions : " Est-ce 100% gratuit ? Existe-t-il des services Microsoft Viva qui nécessiteront des licences complémentaires ?".


Que va apporter Microsoft Viva Connections à mes utilisateurs ?

Commençons par Microsoft Connections. Microsoft fournit dans M365 un cadre de connecteurs, dont Microsoft Search et toutes ces capacités offertes ne semblent pas être en rapport, du moins direct, avec ce qui va suivre.

Nous en reparlerons.


Voyons donc ce qu'est Microsoft Viva Connections : fonctionnellement parlant, Microsoft Viva Connections est destinée à connecter les utilisateurs de Ms Teams aux flux de communication plus traditionnels de votre Organisation, à savoir les flux d'information descendante que l'on trouve au pire dans les e-mails envoyés sur des listes de diffusion, au mieux sur des sites de communication SharePoint.


Ms Viva Connections va également permettre de faire converger l'intranet SharePoint Online avec l'outil de réseau social Yammer. Ms Viva Connections va donc servir à promouvoir l' "intranet social" dans Ms Teams, comme on peut l'apercevoir dans l'insertion ci-dessous. Il était déjà possible de publier son Intranet SharePoint mais un peu compliqué à réaliser à l'aide de l'application Teams App Studio.


Que va apporter Microsoft Viva Insights à mes utilisateurs ?

Vous serez peut-être surpris d'apprendre que vous pouvez déjà tester une préversion de Microsoft Viva Insights. A la mi février 2021, il vous suffit de vous rendre dans le magasin d'application Ms Teams et de retrouver l'application baptisée Insights.


Dans la présentation de cette application, le texte de présentation en français est très clair : "Améliorez votre bien-être et votre productivité grâce à Microsoft Viva Insights".


Le suivi d'activité de Microsoft fait régulièrement couler beaucoup d'encre en raison du risque de surveillance des utilisateurs.


Comme toute application informatique, toutes les actions sont tracées dans des journaux d'événements. Ce qui change fondamentalement, c'est que Microsoft permet à chacun de suivre ses propres données, reçoit des recommandations personnalisées pour aider à optimiser ses temps de travail, à protéger son temps de travail de concentration individuel des interruptions. J'avais abordé cette thématique de productivité individuelle dans "Adopter SharePoint sans développer (tome 2) - De SharePoint à Ms Teams [Chapitre 6]".


Ces données sont visibles pour l'intéressé évidemment mais également pour les managers, de façon anonymisées ; à moins de détourner ces usages dérivés d'Office Graph en développant des tableaux de bord personnalisés (ce qui peut effectivement être assimilé à des éléments condamnables au regard de la protection du salarié), ce n'est pas par Microsoft Viva que se produira ce type d'excès.


L'application Microsoft Viva Insights va plus loin que ce que faisait déjà en partie Delve Analytics puisque au-delà de la "productivité", des données afficheront également des indicateurs sur le "bien-être", qui prennent en compte des usages de Microsoft Viva Learning, présentées maintenant.


Que va apporter Microsoft Viva Learning à mes utilisateurs ?

Microsoft Learning est l'application centrale d'e-learning au service des collaborateurs de votre organisation.


Microsoft Learning va permettre de présenter une interface unifiée permettant d'agréger des contenus de formation, pouvant être fournis par des éditeurs spécialisés comme Pluralsight, edX, Skillsoft, Coursera...


Je ne l'ai pas lu ; je n'ai pas pu le tester mais je peux imaginer que l'on pourra, sur cette application, publier des contenus internes gérés sur SharePoint ou Stream...


Que va apporter Microsoft Viva Topics à mes utilisateurs ?

Avec Microsoft Viva Topics, nous revenons directement au Project Cortex. Rappelons l'objectif de Cortex : Recourir à l’IA et à Microsoft Graph pour organiser le classement et le taggage automatique/assisté des contenus Office ou produits par d'autres applications Cloud.


Microsoft Viva fournit grâce à Topics une interface d'utilisation du centre de la connaissance. Pour rappel, dans la série "C'est quoi le Cortex Project ?" |", l'épisode 3 m'avait permis de présenter un nouveau modèle de collections de sites SharePoint appelé centre de la connaissance (« Knowledge Center »). Cette collection est vouée à devenir le temple de la connaissance Microsoft 365 dans lequel l'IA sera utilisée comme facilitateur de connexion entre les "topics", les concepts de connaissance comme autant de pierres du savoir dans l'organisation.


J'écrivais aussi que le temple de la connaissance arborait une gouvernance fonctionnelle "gestion de la connaissance" sous le contrôle d’une équipe de 3 types de profils utilisateurs : l'expert métier, le gestionnaire de la connaissance et enfin l'administrateur des services de contenu (celui-là est le plus "technique" des trois profils).


Surfant sur les fonctionnalités d'Office Graph (et pour ceux qui l'ont connu du moteur de recherche "Fast for SharePoint"), Ms Viva Connections offrira une expérience personnalisée en fonction du profil de chaque utilisateur, de son historique relationnel et du travail produit.


L'idée est de proposer, sur base de sujets ("topics" en anglais...), des mises en relation entre les contenus et les contributeurs-clés identifiés au sein de votre organisation (portés au rang d'expert).


Ce que l'on sait maintenant avec Ms Viva déployée comme application dans Ms Teams, c'est que Microsoft Viva Connections devrait permettre aux utilisateurs d'éviter de devoir se rendre dans la collection de sites SharePoint "Centre de connaissances" pour devoir créer de nouveaux sujets qui ne seraient pas encore identifiés par l'IA de Project Cortex.


Vous mesurez mieux la portée de l'ambition de Microsoft lorsque vous réalisez que l'IA (techniquement parlant, le service Azure Cognitive Services) aura pour mission de générer également la page du sujet contenant des informations comme son résumé, les contributeurs-clés et les contenus liés.


Microsoft Viva est-il gratuit ?


Microsoft Viva n'est pas 100% gratuit.


Concernant Microsoft Viva Learning, la solution est gratuite mais sera évidemment payante en ce qui concerne l'accès aux plateformes de contenu auxquelles vous vous abonnerez.


Microsoft Viva Connections sera gratuite et disponible graduellement en fonction de la version Teams installée sur vos appareils, sachant qu'une version 2 est déjà annoncée pour 2022 :

  • Second trimestre 2021 pour votre application Ms Teams de bureau

  • Troisième trimestre 2021 pour votre application Ms Teams sur mobile

Les fonctionnalités de Microsoft Vivia Insights sont actuellement gratuites et devrait le rester. Je peux me tromper mais comme Delve Analytics a longtemps été réservée aux utilisateurs de licence A5/E5 avant d'être mis à disposition de tous, je peux imaginer que Microsoft Viva présentera bien, de base, ces fonctionnalités. Par contre, le déploiement va lui aussi s'étaler sur cette première partie de l'année 2021 :

  • Février 2021 pour la préversion

  • De février à juin 2021, les fonctionnalités de productivité personnelles pour chacun et également, la version pour les managers

  • D'avril à juin 2021, les fonctionnalités de suivi du bien-être personnelles

Enfin les fonctionnalités de Microsoft Viva Topics ne sont pas gratuites puisque Project Cortex a toujours été annoncé comme un service payant, basé sur l'IA d'Azure Cognitives Services, à savoir un abonnement de 5 $ par utilisateur par mois, soit actuellement, environ 4,20 EUR par mois.

Vous souhaitez commencer avec Microsoft Viva ?


Maintenant, si vous souhaitez commencer la configuration de Viva, il suffira de vous connecter dans le menu de navigation sur le bouton Configuration, puis de cliquer sur Connecter les utilisateurs aux connaissances en choisissant quel(s) site(s) SharePoint, quel(s) thèmes pour quel(s) utilisateur(s) avant de créer la nouvelle collection de sites !

Ici le pas à pas de la documentation officielle.


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