Série "SharePoint et la GED" ; Episode 4 : "Gérer le cycle de vie des documents"

Dans cet épisode 4, nous continuons d’arpenter le chemin qui nous éloigne du monde du serveur de fichiers et la matrice de maturité des solutions gagne un cran. Je vous la dévoilerai totalement dans le 5e et dernier épisode.

Pour point de départ à cette série de billets sur SharePoint et la GED est que le dossier qui est si cher à nos utilisateurs du serveur de fichiers ne constitue pas une information structurant l’information, au sens informatique du terme. Évidemment, dans les épisodes précédents, j’ai rappelé combien l’analyse de l’approche serveurs de fichiers utilisée est cruciale pour construire de nouvelles expériences utilisateurs, plus puissantes lorsque l’on utilise un logiciel de GED comme SharePoint.

Néanmoins, l’utilisation du dossier pour classer des fichiers ne constitue pas une donnée de structuration de l’information.

Le dossier ne structure pas l’information au sens Data du terme 

Le dossier ne structure pas l’information au sens Data du terme.

Je m’explique : un dossier ou un sous-dossier est comme un caillou – sur lequel chacun d’entre eux une étiquette de 256 caractères - que l’on sème sur le chemin du classement de documents. Pour un moteur de recherche, le dossier est un objet de résultat et non une donnée décrivant son contenu.

C’est la raison pour laquelle, il était important de revisiter, :

·       Dans l’épisode 2, la fonctionnalité de Valeur de colonne par défaut  que l’on utilisera dans un contexte où l’arborescence de dossiers  évoluera que très peu, comme une GED de référentiel,

·       Dans l’épisode 3, celle du type de contenu Ensemble de documents, que l’on utilisera à contrario dans un système de dossiers évoluant très fréquemment, dans une GED de type Application Métiers.

Or, dans ce 4e épisode, nous allons devoir changer radicalement de point de vue sur les dossiers pour augmenter la valeur d’usage de notre GED.

Les dossiers comme des étapes de traitement

En effet, dans le serveur de fichiers, le dossier peut parfois constituer une étape de traitement. Et malheureusement, le serveur de fichiers représente généralement la dernière étape pour un document : il y est déposé à la fin de son étape de conception, comme un espace d’archivage après son envoi à son destinataire.

Et puis au bout de quelques années, le dossier de classement est généralement déplacé dans une autre partie du serveur de fichiers, dans un nouveau dossier principal sur lequel figure la description « Archives » ou « OLD ».

Un dossier peut donc aussi considéré comme une étape, un état, un statut documentaire.

En procédant de la sorte, l’utilisateur du serveur de fichier a ainsi fait preuve d’une bonne créativité concernant un outil aux fonctionnalités très limitées mais cette pratique a eu pour effet de créer une infobésité non maitrisée.

Revenons alors à SharePoint, un serveur de fichiers amélioré qui possède, depuis très longtemps, des fonctionnalités permettant de mieux gérer cet état de fait.

Une bonne GED se conçoit suivant une vision process

Une GED se conçoit en processus de travail dynamique tandis que le serveur de fichiers répond plus généralement à un besoin de dépôt fixe.

Le coté statique du serveur de fichiers est 100% rassurant pour ses utilisateurs (souvenez-vous les petits cailloux jetés sur le chemin qui permettent de retrouver les documents) mais le serveur de fichiers n’est pas connecté  à la réalité du traitement documentaire dans une organisation.

Dans un site SharePoint de type intranet de documentation de référence, il est intéressant de mettre un flux d’approbation avant publication ; il peut aussi être intéressant de bénéficier d’un flux de révision après une période d’expiration.   

On peut considérer l’information comme vivante dans une GED de référence (l’information de support dans un intranet) ou dans une GED Métier (achats, recrutement…).

À noter qu’il n’est pas rare que l’apport des colonnes comme statut ou état de traitement sont plus rarement reprises dans la recherche mais sont plus généralement déployées dans des stratégies d’affichages.

Dans SharePoint Server, il existe des flux de travail depuis les éditions 2007 et 2010 Server alors que sur SharePoint Online de Microsoft 365, ces flux ont été décommissionnés en octobre 2020, au profit de Power Automate (2016). D’une manière générale, aujourd’hui, Power automate permet aussi de dépasser le mécanisme d’alerte.

Peut-être que vous pensez que votre gestion de document n’a pas besoin de la vision en process et de ces flux ? Lisez quand même la suite !

Une GED SharePoint 4 étoiles au service de la gouvernance de l’information

Que faire des dossiers sur lequel figure la description « Archives » ou « OLD ». Il faut savoir que la gestion des archives appartient à la bonne gouvernance de l’information au sein de l’organisation. Lorsque l’on énonce cela, on se doit de rappeler que l’organisation peut mettre en place des règles concernant ces archives, en fonction de sa gestion des risques, mais doit surtout se conformer aux contraintes réglementaires qui s’appliquent à elle (RGPD évidemment mais également les documents considérés généralement comme engageant, en fonction de son secteur d’activité).

La conséquence est que je ne connais pas une organisation qui ne serait pas concernée.

En plus des flux documentaires présentés plus haut, SharePoint Server et SharePoint Online proposent des fonctionnalités de gestion des archives appelées règles de rétention et organisateur de contenu : on peut donc construire des solutions documentaires, là aussi dynamiques, en faisant appliquer à SharePoint des règles de conservation et de suppression décidées par l’organisation.

SharePoint participe ainsi à la bonne gouvernance de l’information.

À ce titre, concernant SharePoint Online (pas SharePoint Server), je dois vous annoncer (ou vous rappeler) une importante évolution avec le retrait, à partir de janvier 2025,  de ces fonctionnalités intrinsèques à SharePoint (organisateur de contenu et rétention) au bénéfice du centre de conformité de Purview (lien officiel : Stratégies de migration pour passer aux solutions de gestion des risques et de conformité Microsoft Purview à partir d’anciennes gestion des informations et gestion des enregistrements pour SharePoint pour Microsoft 365 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn)

Purview va ainsi permettre de centraliser la gouvernance de l’information pour remettre ce rôle entre les mains d’administrateurs de la conformité ou délégués, au détriment des administrateurs de collection de sites et au propriétaire de site. Et c’est là toute la puissance d’une GED qui va nous permettre de gérer des documents en fonction de leur état, au-delà d’une description figurant dans un nom de dossier ou de fichier.

Je regrette juste que, avec Purview, on revient à une politique de fonctionnalités à plusieurs vitesses, comme on l’avait avec les versions Foundation, Standard et Enterprise.

Mais là est le sujet de mon 5e et dernier épisode de ma série dédiée à SharePoint et la GED : SharePoint Premium, Microsoft 365 et Copilot pour SharePoint ont pour caractéristique de posséder des licences additionnelles et de constituer le dernier stade de ma matrice de maturité, que je dévoilerai complétement en conclusion de cette série.

En attendant, inscrivez vous à l’événement de la Modern WorkPlace Conference 2024 qui débute ce lundi 18 mars et retrouvez moi en présentiel ou à distance (gratuit) mardi à 14h40 pour une présentation en live de cette série, avec des démonstrations !

Le lien vers la page d’inscription : Agenda 2024 - MWCP 2024 (modern-workplace.pro)