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Série "SharePoint et la GED" ; Episode 5 : "ce qu'apportent SharePoint Premium et Copilot à la GED SharePoint"

La MWCP24 n'est pas terminée pour moi : en effet, lors de ma session de mardi, j'ai annoncé que je publierai ce dernier billet qui clôture la série dédiée à SharePoint et la GED, avec l'introduction des compléments payants SharePoint Syntex et Copilot.


Voyons ce que ces composants supplémentaires vont apporter à votre GED SharePoint :


  • SharePoint Premium, la partie SharePoint Syntex plus particulièrement

  • Copilot pour SharePoint et Copilot Studio


SharePoint Premium (SharePoint Syntex)


L’IA avant l’arrivée de Copilot dans M365


AI Builder


AI Builder, la partie émergée de Azure Cognitive Services et Azure Machine Learning

Permet de créer et d'utiliser (via SharePoint, la Power Platform ou des API REST) des modèles d'intelligence artificielle personnalisés, pour automatiser des processus, améliorer la prise de décision et augmenter l'efficacité opérationnelle :


  • Reconnaissance et classification de texte tapuscrit, manuscrit, structuré ou non en formulaire

  • Détection d'objets et de sentiments

  • Prédiction de résultats et de valeurs sur base de vos données historisées



A noter que la prédiction de résultats et la prédiction de valeurs sont deux modèles pré-construits disponibles dans AI Builder et qu'ils devront être entraînés avec vos propres données pour fournir les prédictions précises et pertinentes pour votre organisation :


  • La prédiction de résultats utilise des données historiques pour prédire des résultats binaires, tels que oui/non ou vrai/faux. Par exemple, vous pouvez utiliser ce modèle pour prédire si un client est susceptible de renouveler un contrat ou de répondre à une offre promotionnelle ;

  • La prédiction de valeurs, quant à elle, utilise des données historiques pour prédire des valeurs numériques, telles que des montants de ventes ou des durées de contrats. Par exemple, vous pouvez utiliser ce modèle pour prédire le montant des ventes pour un produit donné ou la durée d'un contrat de service.

Les services de traitement documentaires Builder sont désormais intégrés à SharePoint Syntex.


SharePoint Syntex


SharePoint Syntex est par conséquent un service de Microsoft qui utilise AI Buider, décrit ci-dessus.


AI Builder constitue la brique qui va doper votre GED SharePoint, lui donnant la capacité d'extraire et de catégoriser des données textuelles des fichiers directement chargés dans une bibliothèque de documents SharePoint.



Vous pouvez ainsi apprendre à SharePoint Syntex (c'est de l'IA de type Machine Learning, comme expliqué plus haut) à reconnaitre le modèle de document (à partir de 5 documents dits "positifs" et 1 "négatif") et à en extraire les données structurées.


Concernant l'exemple inséré sous forme d'images ci-dessus, on peut y lire que j'ai également testé la faculté à extraire des entités depuis des documents non structurés : je reviendrai sur cette expérience dans un prochain billet de blog.


SharePoint et Copilot


Il a beaucoup été question lors de cette édition de la MWCP du déploiement de Copilot mais on vient de passer en revue des briques d'IA qui étaient déjà proposées avant l'arrivée de l'IA Générative. Il est donc temps que je vous livre ce que vous ne savez peut-être pas déjà concernant Copilot. Il existera autant de Copilot différents qu'il y a de logiciels M365 : un Copilot pour Teams qui fonctionne de façon plus puissante avec la licence Teams Premium, un copilot pour PowerPoint qui aidera à structurer une présentation en plusieurs diapositives et en choisissant des images, etc. (c'était mon apport dans le dernier livre auquel j'ai collaboré en 2023, qui figure dans les références de la page bibliothèque).


SharePoint et son Copilot, au service de la GED ?


Actuellement, la version Copilot pour SharePoint sans version "Syntex" n'a pas d'autre fonction qu'assister l'utilisateur dans la conception de site et de page. Enfin, c'est cette première version de Copilot pour SharePoint qui est annoncéedepuis un an et qui devrait être déployée dans les toutes prochaines semaines, avant l'été 2024.


Comme pour Copilot pour Teams qui fonctionnera sur un mode plus large si vous souscrivez a Teams Premium, le Copilot pour SharePoint Syntex existera aussi et, ce que l'on en sait (rare sont ceux qui peuvent le tester), c'est qu'il sera bien votre assistant dans le traitement documentaire.


En termes de licences, il s'agira donc de souscrire à SharePoint Premium pour Syntex (et AI Builder intrégré, vous me suivez dans le concept des poupées russes) et à Copilot M365.


Ce Copilot pour SharePoint Syntex va prendre sa fonction de vous assister dans vos opérations d'extraction de données, en mode suggestion et conversation évidemment.


L'idée est que Copilot pour SharePoint Syntex classe automatiquement les documents à partir des métadonnées extraites.


À partir des informations extraites ou mises en base de données par ailleurs (dans des colonnes SharePoint ou accessibles via des plug-ins), Copilot pour SharePoint Syntex sera en capacité d'assembler un nouveau document, en respectant nos propres modèles de documents structurés ou imposés par un tiers (par exemple, un accord juridique ou une réponse à un appel d'offres).


Créer un chatbot spécialisé sur votre GED dans Copilot Studio


Dernière partie de ce billet, que va apporter Copilot à votre GED ?


Si vous possédez une licence Copilot M365, vous pouvez bénéficier de l'IA générative sur l'ensemble de vos données M365 et sur Internet (rappelons que vos données ne vont pas sur Internet).


Par conséquent, votre Copilot traitera vos "prompts" en se basant sur votre Ged mais également sur l'ensemble de vos données M365 et... sur internet.


Et si vous déployiez un Copilot spécialisé uniquement sur les fichiers contenus dans votre GED ?


C'est possible avec Power Virtual Agents devenu Copilot Studio.


Comme je l'ai présenté dans un précédent billet en marge de aMS Strasbourg 2024, Power Virtual Agents a été rebaptisé Copilot Studio au moment où on lui a connecté l'IA Générative d'OpenAI.


A partir de ce moment, on sort de la construction de chatbot de type déclaratif, 100% prévisible car basé sur des arborescences conversationnelles définies ou des déclencheurs.



Avec Copilot Studio, vous pouvez créer un chatbot en quelques minutes, en lui indiquant tout simplement l'URL du site SharePoint de votre GED... et ce chatbot ne se basera pour répondre à vos prompts qu'aux fichiers présents (pas les pages, pas les listes, actuellement sauf via Power Automate).


Pour le déploiement de votre chatbot, vous pourrez choisir la publication sur votre site SharePoint ou dans Teams, après vous être affranchi d'un paiement supplémentaire mensuel pour l'application de chatbot.


Ainsi s'achève cette série dédiée à SharePoint et la GED.


Les prochains billets traiteront évidemment de l'IA et de ses améliorations mais également des prochaines nouveautés qui concerneront SharePoint et l'intranet !

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