M. Mme Office 365 et la fin des listes de tâches SharePoint ?

Il y a 10 ans, il y avait 2 types de liste de tâches SharePoint :

• La liste de tâches que généraient et utilisaient les flux de travail SharePoint ; depuis l'édition 2013 SharePoint Server, elle a laissé place aux flux de travail Power Automate, éléments de tâches qui ne se gèrent plus dans SharePoint (techniquement parlant, il y en avait une seconde qui servait à tracer l'historique des actions de flux de travail) ;

• La liste de tâches, présente par défaut dans le modèle de site Projet, que tout propriétaire pouvait ajouter à son site.

C'est de ce second type de tâches dont je vais vous parler dans ce billet car, comme suspecté dans le titre de ce billet, SharePoint et les listes de tâches, une ombre menace sérieusement la disparition des listes de tâches SharePoint.

Sur la feuille de route de Microsoft, si vous attendez des nouveautés concernant les listes de tâches et la "Modernisation" des composants WebParts Chronologie et Récapitulatif du projet (1), vous pourrez attendre longtemps…

En la matière, les nouveautés arrivent d'ailleurs et je vous l'annonce tout de suite : ce billet peut donner mal à la tête car mon challenge va être de parvenir à offrir une vue synthétique sur une situation qui n'est pas simple, tant l'offre en matière de gestion des tâches sur Office 365 est riche.

Le lien entre la gestion de projet et Microsoft s'est longtemps résumé dans les faits en 2 points :

• Ms Project pour les chefs de projet professionnels,

• Excel pour les chefs de projet occasionnels, ce qui faisait d'Excel, l'outil de gestion de projet le plus utilisé dans le monde.

Avant Office 365, si on ne souhaitait pas utiliser Ms Project, il y avait déjà SharePoint et Outlook, ces 2 logiciels possédaient tous 2 leur système de gestion de tâches :

• Outlook, dans son onglet tâches avec la double possibilité de paramétrer un suivi et l'affection d'une tâche à autrui,

• SharePoint, avec la liste de tâches qui peut envoyer des emails aux personnes se voyant attribuer l'une d'entre elles.

Quand utiliser lequel de ces outils ? Cette question était tranchée par une réponse quelque peu dogmatique que j'utilisais : "Microsoft voit Outlook comme un outil de communication et de productivité individuelle tandis que SharePoint est à utiliser pour collaborer dans un scénario de productivité de groupe".

LE TRIO SHAREPOINT, OUTLOOK ET PROJECT

Ce que l'on sait moins, SharePoint assurait le rôle d'agrégateur de tâches entre Outlook et Project.

Il suffisait, pour ce faire, d'ouvrir la liste de tâches SharePoint avec MS Project (logiciel installé sur le poste client) et la synchroniser avec Outlook pour disposer d'un environnement à 3 logiciels interconnectés de façon bidirectionnelle :

• Ms Project pour le chef de projet, pouvant gérer les ressources (à partir de la version Ms Project 2013) et décider en connaissance de cause à partir de rapports d'analyse,

• SharePoint, pour l'équipe Projet, pour partager les tâches en mode collaboratif entre les membres d'un site projet,

• Outlook, pour la productivité individuelle (même s'il était devenu possible au travers de l'édition Outlook 2013 d'assigner une tâche à un autre utilisateur présent dans votre A.D.).

Et puis vint Office 365 en lieu et place de Business Productivity Online Services (je vous le jure, cela s'appelait comme cela avant de devenir Office 365).

PLANNER OU l'AVENEMENT D'O365 ET DE SES PETITS LOGICIELS

Avec Office 365, votre Monsieur Madame Office 365 sait que son rôle s'explique par le fait que la bureautique Microsoft est entrée dans l'ère de nombreux petits outils plus simples d'adoption que les 3 logiciels précités.

Depuis le début des années 2010, la concurrence des petits outils Cloud de productivité se développe au-delà de l'espace de stockage de fichiers Online au travers de logiciels collaboratifs de gestion de tâches dont nombreux d'entre eux figurent comme applications tierces dans Ms Teams.

En ce début d'année 2020, si une catégorie de logiciels peut, à elle seule, symboliser la consumérisation des outils sur le Modern WorkSpace Office 365, ce sont bien les outils de gestion de tâches, à égalité avec les outils conversationnels (Outlook, SharePoint, Yammer, Teams, Kaizala) !

Mais la première réponse de Microsoft à cette multiplication d'outils de gestion de projet de nouvelle génération ne fut pas Teams : ce fut Planner, lequel figure en plein milieu de cette mosaïque, rebaptisé en français, Planificateur.

Pour répondre aux contraintes du Web et de l'avènement du travail en situation de mobilité depuis nos smartphones, Microsoft accepte aussi bien l'appauvrissement fonctionnel par rapport à Ms Project qu'à la déclinaison Kanban plutôt que Gantt. L'évolution vers les méthodologies de gestion de projet Agile / Scrum n'y est bien entendu pas pour rien, évidemment.

Microsoft en a également profité pour conforter Ms Project comme l'outil du chef de projet, dans le sens où les tâches Planner, "remontent" dans Ms Project ! Cette intégration s'effectue au détriment de l'intégration entre Project et SharePoint et… au bénéfice de MS Teams qui s'entend très bien avec Planner puisqu'un onglet est prévu à cet effet.

L'EVIDENCE TEAMS ?

Depuis l'édition 2010, SharePoint possédait le rôle central d'agrégateur de tâches, fort de sa position de partage de fichiers et d'autres éléments de liste pouvant enrichir un espace de gestion de projet" : les contacts du projet, le flux de demande de congé du projet, etc.

Néanmoins, la fin de l'histoire d'amour, si on peut dire, entre SharePoint et les tâches semble arriver à son terme : le bouton "Synchroniser avec Outlook" ne trouve plus sa place dans le ruban de liste de tâches "Modern".

Il va falloir vous familiariser avec le fait que c'est Ms Teams, le nouvel outil de messagerie collaborative, qui récupère logiquement cette fonction d'agrégateur de logiciels, mais pas seulement.

Microsoft a aussi racheté Wonderlist il y a quelques années, un outil de productivité de tâches individuelles, et l'a depuis transformé en la solution To Do ; il ne l'a pas simplement renommé :

1. Il lui a d'abord retiré la possibilité d'assigner des tâches à un autre utilisateur ;

2. Il lui a ensuite donné l'an dernier la faculté de récupérer vos propres tâches Outlook ainsi que les rappels des réunions Outlook.

Là aussi, ce nouvel outil retire à Outlook et à SharePoint la valeur ajoutée que représentait leur intégration et on peut considérer que To Do devient l'agrégateur de tâches individuelles à l'instar de Planner qui deviendrait… l'agrégateur des tâches collaboratives ?

Il est prévu que les tâches To Do apparaissent prochainement dans le menu de gauche de Ms Teams, de manière à ce que chaque utilisateur profite de cette vue consolidée sans devoir changer d'application (2), comme l'utilisateur trouve déjà son calendrier Outlook.

On peut raisonnablement se poser la question de savoir pour combien de temps, Outlook continuera-t-il à offrir la possibilité de créer des tâches ?

À mon avis, plus pour longtemps car votre App Outlook pour téléphone mobile ne fait-elle pas déjà l'impasse sur la gestion de tâches au détriment de l'App To Do ?

Même si SharePoint et Outlook semblent vraiment être mis hors du coup pour la gestion de tâches, l'utilisateur voit néanmoins le nombre de logiciels de tâches rester le même, Ms Project semble rester l'outil professionnel inamovible pour un chef de projet…

Vraiment ?

Microsoft a pensé qu'il fallait proposer une nouvelle solution, Cloud évidemment, proposant un HUB de tâches qui se positionnerait entre Planner et Project, en ce qui concerne la planification et la simplicité : ce nouvel outil s'appelle "Project for the Web".

LA SOLUTION "PROJECT FOR THE WEB" ARRIVE EN MARS 2020

Que l'on s'entende bien : Project for the Web n'est pas une version "Modernisée" de MS Project qui existe depuis pas mal d'années sur une version Online. C'est bien une nouvelle solution pour laquelle il faudra également s'affranchir du paiement d'une licence additionnelle : Project for the Web est disponible à partir de Project Plan 1 pour 10 €uros par mois et par utilisateur en prix public.

J'ai assisté à une présentation de cette nouvelle solution qui arrive en France ce mois-ci, animée par Vincent Capitaine. Pour sa conception, Vincent Capitaine dit que Microsoft est parti de plusieurs convictions : les générations Y arrivent et, même si elles sont plus friandes d'outils visuels et simples, Planner devait se voir complété d'une plateforme prédictive de gestion de projet, basée sur de l'agrégation et des facultés d'automation.

L'outil paraît être intuitivement plus "User-Centric" qu'à l'accoutumée, plus visuel et plus simple que les outils de gestion de projet traditionnels :

• On peut passer d'une vue diagramme de Gantt à une méthodologie Kanban plus Agile ;

• On peut gérer des ressources, ce qui était propre à Ms Project depuis son édition 2013 ;

• On peut regrouper des projets dans un méta-projet.

Cependant, notez que bon nombre de fonctionnalités restent à venir. Même si c'est le propre d'Office 365, considérez bien que, ici, nous sommes face à une toute première version d'une toute nouvelle solution, 100% Cloud.

À titre d'exemple :

• L'ajout de champs personnalisés n'est pas disponible mais est annoncé dans le courant de cette année ;

• Saisir en modification rapide comme dans SharePoint est sur la feuille de route du Product Owner ;

• Importer une liste de tâche depuis Excel (eh oui, l'outil de gestion de projet n°1 dans le Monde), SharePoint ou Ms Project ne figure pas dans la feuille de route du tout nouveau produit.

Project for the Web possède une page appelée "Roadmap" qui a pour fonction de rendre possibles tous les scénarios d'intégration pour faciliter l'agrégation de tâches.

Concernant ses facultés d'agrégation des tâches actuelles, Project for the Web propose actuellement les sources Azure Board et Project Online… mais ne s'intègre pour l'instant, pas avec les "vieux systèmes" de tâches Outlook et SharePoint mais pire encore : il ne s'intègre non plus avec Planner, ni avec Microsoft To Do, ni avec Kaizala…

Kaizala ? Eh oui, je dois mentionner ici l'existence de Kaizala comme autre outil de gestion de tâches : en effet, cet outil Office 365, qui pouvait apparaître comme un concurrent direct à Ms Teams se voit finalement dévolu le rôle d'outil Mobile de connexion à votre Modern WorkSpace O365 de votre population de "Final Workers" (ceux qui travaillent chez vous mais pas dans vos locaux). Kaizala possède des applications et l'une d'entre elles permet de créer des tâches (projets) pour soi et pour les membres de votre groupe. Aucune tâche Kaizala ne s'intègre avec ces 4 outils : To Do, Planner, Ms Project et Project for the Web.

C'est toujours à Teams que reviendra le rôle de Hub pour toutes ces tâches : un propriétaire d'équipe Teams pourra publier ces projets "Project for the Web" comme vous pouvez déjà le faire avec l'onglet site qui attend vos URL.

Pour la représentation visuelle des tableaux de bord, c'est un feu d'artifices Power BI qui s'en donne à cœur joie pour publier des états d'avancements pré-modélisés pour vous : vous pourrez donc vous en contenter sans devoir passer par des étapes de traitement et de publication.

Pour contrebalancer ce que j'ai indiqué plus haut, même si bon nombre de fonctionnalités Project for the Web restent à venir, je vous confirme que, dans le discours de Microsoft, Project for the Web n'aurait pas vocation à succéder à Ms Project 2019, qui reste sur le pont, avec des fonctionnalités de gestion avancée (comme la gestion logique des liaisons de tâches entre elles).

Mais honnêtement, je reste un peu circonspect sur l'apparent "modeste destin" que l'on peut prédire à cet outil lorsque l'on réalise que Project for the Web est hébergé sur le Cloud Dynamics 365…

PROJECT FOR THE WEB PEUT ETRE "ETENDU VIA POWER PLATFORM"

La solution Project for the Web peut être étendue via Power Platform : Power Apps, Power Automate et, bien sûr, Power BI évoqué plus haut.

Les limitations actuelles au niveau de l'intégration de tâches que j'ai listées plus haut pourraient être contournées par… vous !

Je m'explique : "Project for the Web" est une solution construite sur le socle Dynamics 365 et s'appuie donc sur les fonctionnalités de Power Apps. "Project for the Web" porte ainsi le mandat de permettre la personnalisation de l'expérience utilisateur sans développement lourd, formule qui résume le positionnement de la Power Platform.

Ceux qui fréquentent mon blog l'ont peut-être déjà lu dans l'un de mes récents billets (3) ; certains modèles de site SharePoint, non actualisés par la vague "Modern Experience", voient la concurrence de Power Apps les condamner : blog, communauté et, maintenant, projet.

"Project for the Web" est ainsi une solution de portail web basée sur Power Apps et il possède des métriques d'utilisation qui le rappellent : 100 000 projets max., 100 000 ressources utilisateurs max.…

Avec les connecteurs, vous devriez être en mesure de doper la faculté de "Project for the web" à agréger les tâches sur les sources manquantes mais la personnalisation dépasse la construction d'écrans mobiles ou de tablette de Power Apps, de tâches automatiques ou la mise à disposition de connecteurs de Power Automate.

Les organisations vont pouvoir partir de cette brique "Project for the web" pour construire leur propre application de type « product life cycle Management », « application life cycle Management »… sur la Power Platform.

Power Apps ne possède-t-il pas un menu adapté à la gouvernance applicative dont SharePoint pourrait être jaloux ? On peut créer et gérer plusieurs environnements ; on peut gérer les versions et la publication des applications de manière à créer son propre magasin d'applications.

Un des exemples qui peut inspirer est l'excellent "Centre d'excellence Power Apps" que vous pouvez télécharger et tester, au travers duquel j'accompagne mes clients dans mes missions de gouvernance Office 365.

Comme pour bon nombre d'usages de listes de SharePoint, Power Apps est en train de prendre le destin de la conception d'application Métiers dans Office 365. Et dire qu'en 2013, on se demandait quel serait l'outil qui succéderait à SharePoint Designer…

Hormis la fonction d'intranet d'entreprise et d'emplacement de gestion de fichiers sous Teams, à quoi va encore servir SharePoint ? Disons qu'actuellement, comme le socle Office 365 possède un temps d'avance sur le socle Dynamics 365 en ce qui concerne les fonctionnalités du centre de conformité, je continuerai à gérer les données sensibles sur SharePoint (4), pour aller au-delà des seules stratégies DLP prises en compte par PowerApps. Ce n'est pas forcément un paradoxe quand on connaît la complexité à protéger la donnée et les flux non structurés (fichiers et emails) par rapport à de la donnée structurée.

J'aborderai toute cette problématique de la comparaison de la gouvernance de la donnée sensible sur SharePoint et sur Power Platform, dans mon 4e tome d'"Adopter SharePoint sans développer" dont le sujet est "SharePoint et la Power Platform" (sortie prévue cet été).

À suivre donc…

(1) Cf. billet de blog Série : J'ai testé la conversion vers la "Modern" expérience | épisode 5 : Les WebParts "Report de contenu"

(2) Cf. "Adopter SharePoint sans développer : de SharePoint à Teams" tome 2 page 59 ; Teams a pour vocation de lutter contre les effets désastreux de l'interruption de la concentration occasionnée par le changement d'application

(3) Cf. billet de blog Le retour des sites internet sur Office 365

(4) Cf. "Adopter SharePoint sans développer : une gouvernance efficace" tome 3 page 199