M. Mme Office 365 et la fin des listes de tâches SharePoint ?

Il y a 10 ans, il y avait 2 types de liste de tâches SharePoint :

  • La liste de tâches que généraient et utilisaient les flux de travail SharePoint ; depuis l'édition 2013 SharePoint Server, elle a laissé place aux flux de travail Power Automate, éléments de tâches qui ne se gèrent plus dans SharePoint (techniquement parlant, il y en avait une seconde qui servait à tracer l'historique des actions de flux de travail) ;

  • La liste de tâches, présente par défaut dans le modèle de site Projet, que tout propriétaire pouvait ajouter à son site.

C'est de ce second type de tâches dont je vais vous parler dans ce billet car, comme suspecté dans le titre de ce billet, SharePoint et les listes de tâches, une ombre menace sérieusement la disparition des listes de tâches SharePoint.

Sur la feuille de route de Microsoft, si vous attendez des nouveautés concernant les listes de tâches et la "Modernisation" des composants WebParts Chronologie et Récapitulatif du projet (1), vous pourrez attendre longtemps…

En la matière, les nouveautés arrivent d'ailleurs et je vous l'annonce tout de suite : ce billet peut donner mal à la tête car mon challenge va être de parvenir à offrir une vue synthétique sur une situation qui n'est pas simple, tant l'offre en matière de gestion des tâches sur Office 365 est riche.

Le lien entre la gestion de projet et Microsoft s'est longtemps résumé dans les faits en 2 points :

  • Ms Project pour les chefs de projet professionnels,

  • Excel pour les chefs de projet occasionnels, ce qui faisait d'Excel, l'outil de gestion de projet le plus utilisé dans le monde.

Avant Office 365, si on ne souhaitait pas utiliser Ms Project, il y avait déjà SharePoint et Outlook, ces 2 logiciels possédaient tous 2 leur système de gestion de tâches :

  • Outlook, dans son onglet tâches avec la double possibilité de paramétrer un suivi et l'affection d'une tâche à autrui,

  • SharePoint, avec la liste de tâches qui peut envoyer des emails aux personnes se voyant attribuer l'une d'entre elles.

Quand utiliser lequel de ces outils ? Cette question était tranchée par une réponse quelque peu dogmatique que j'utilisais : "Microsoft voit Outlook comme un outil de communication et de productivité individuelle tandis que SharePoint est à utiliser pour collaborer dans un scénario de productivité de groupe".

LE TRIO SHAREPOINT, OUTLOOK ET PROJECT

Ce que l'on sait moins, SharePoint assurait le rôle d'agrégateur de tâches entre Outlook et Project.

Il suffisait, pour ce faire, d'ouvrir la liste de tâches SharePoint avec MS Project (logiciel installé sur le poste client) et la synchroniser avec Outlook pour disposer d'un environnement à 3 logiciels interconnectés de façon bidirectionnelle :

  • Ms Project pour le chef de projet, pouvant gérer les ressources (à partir de la version Ms Project 2013) et décider en connaissance de cause à partir de rapports d'analyse,

  • SharePoint, pour l'équipe Projet, pour partager les tâches en mode collaboratif entre les membres d'un site projet,

  • Outlook, pour la productivité individuelle (même s'il était devenu possible au travers de l'édition Outlook 2013 d'assigner une tâche à un autre utilisateur présent dans votre A.D.).

Et puis vint Office 365 en lieu et place de Business Productivity Online Services (je vous le jure, cela s'appelait comme cela avant de devenir Office 365).

PLANNER OU l'AVENEMENT D'O365 ET DE SES PETITS LOGICIELS

Avec Office 365, votre Monsieur Madame Office 365 sait que son rôle s'explique par le fait que la bureautique Microsoft est entrée dans l'ère de nombreux petits outils plus simples d'adoption que les 3 logiciels précités.

Depuis le début des années 2010, la concurrence des petits outils Cloud de productivité se développe au-delà de l'espace de stockage de fichiers Online au travers de logiciels collaboratifs de gestion de tâches dont nombreux d'entre eux figurent comme applications tierces dans Ms Teams.

En ce début d'année 2020, si une catégorie de logiciels peut, à elle seule, symboliser la consumérisation des outils sur le Modern WorkSpace Office 365, ce sont bien les outils de gestion de tâches, à égalité avec les outils conversationnels (Outlook, SharePoint, Yammer, Teams, Kaizala) !

Mais la première réponse de Microsoft à cette multiplication d'outils de gestion de projet de nouvelle génération ne fut pas Teams : ce fut Planner, lequel figure en plein milieu de cette mosaïque, rebaptisé en français, Planificateur.

Pour répondre aux contraintes du Web et de l'avènement du travail en situation de mobilité depuis nos smartphones, Microsoft accepte aussi bien l'appauvrissement fonctionnel par rapport à Ms Project qu'à la déclinaison Kanban plutôt que Gantt. L'évolution vers les méthodologies de gestion de projet Agile / Scrum n'y est bien entendu pas pour rien, évidemment.

Microsoft en a également profité pour conforter Ms Project comme l'outil du chef de projet, dans le sens où les tâches Planner, "remontent" dans Ms Project ! Cette intégration s'effectue au détriment de l'intégration entre Project et SharePoint et… au bénéfice de MS Teams qui s'entend très bien avec Planner puisqu'un onglet est prévu à cet effet.

L'EVIDENCE TEAMS ?

Depuis l'édition 2010, SharePoint possédait le rôle central d'agrégateur de tâches, fort de sa position de partage de fichiers et d'autres éléments de liste pouvant enrichir un espace de gestion de projet" : les contacts du projet, le flux de demande de congé du projet, etc.

Néanmoins, la fin de l'histoire d'amour, si on peut dire, entre SharePoint et les tâches semble arriver à son terme : le bouton "Synchroniser avec Outlook" ne trouve plus sa place dans le ruban de liste de tâches "Modern".

Il va falloir vous familiariser avec le fait que c'est Ms Teams, le nouvel outil de messagerie collaborative, qui récupère logiquement cette fonction d'agrégateur de logiciels, mais pas seulement.

Microsoft a aussi racheté Wonderlist il y a quelques années, un outil de productivité de tâches individuelles, et l'a depuis transformé en l