Que vont vous apporter les listes Microsoft 365 ?
Dans quelques jours, les listes Microsoft 365 débarqueront dans votre environnement de travail Microsoft 365.
Je vous propose d'explorer le concept et les possibilités quelles offrent à leurs utilisateurs et enfin de découvrir les limites que j'ai touchées.
Dans le gaufrier, le lanceur d'application M365, les listes arborent un logo tout en couleur, sans L majuscule, pour tout détenteur d'une licence SharePoint.
Parmi toutes ces applications déjà à disposition dans cet espace de travail consumérisé, à quoi va bien pouvoir servir cette nouvelle tuile ?
Lorsque nous cliquons sur Lists, nous ouvrons une page de navigation "User-Centric" (personnalisé pour chaque utilisateur), qui s'inscrit dans les standards "Microsoft 365" en termes d'UI : c'est épuré, simple et avec un pop-up "fun" qui rappelle Ms Teams.
Comme sur la page SharePoint, la page des listes offre la possibilité à son utilisateur de classer ses listes récentes dans une section "Favoris" qui occupera le haut de la page.
Comme il est indiqué dans le pop-up exploratoire, l'utilisateur va pouvoir créer une liste :
En démarrant de zéro (cela rappelle Power Apps),
En s'inspirant d'un modèle (cela rappelle les modèles de liste SharePoint et les tables Access),
En partant d'un fichier Excel lequel, condition indispensable, doit comporter des données formatées en tant que tableau ; un assistant de conversion vers la liste va vous proposer de définir le type de la colonne importée, exactement comme dans SharePoint.
À partir d'une liste SharePoint existante, mais je vous avoue ne pas avoir réussi à trouver une liste que l'assistant de conception jugeait "compatible" ; j'avais pourtant bien créé des listes personnalisées et déployé des listes SharePoint créées à partir de modèles ; amélioration à venir ?
L'écran suivant du pop-up présente les dernières nouveautés 2020 auxquelles ont eu droit les listes SharePoint modernes expérience sur Microsoft 365 :
De nouveaux types d'affichages visuels
Des fonctionnalités de mise en forme conditionnelle que j'avais présentées dans un billet de blog précédent
Le ruban de la liste propose les boutons de fonctionnalités Power Apps et Power Automate, qui appellent l'automatisation au-delà des alertes.
La présentation visuelle est résolument "Modern", la concurrence du Cloud ayant forcé Microsoft à travailler sur l'austérité des interfaces qui caractérisait ses logiciels bureautiques mais je n'ai pas inséré la capture d'écran pour cette unique raison.
Sur la capture d'écran ci-dessus, si vous prêtez bien attention à l'URL : le chemin …-my.sharepoint.com/personal/… indique, sans équivoque, que l'utilisateur se trouve sur son OneDrive !
Cela signifie que le OneDrive n'a plus vocation à contenir seulement les fichiers "personnels" de l'utilisateur ("personnels mais appartenant à l'organisation") mais également ses listes de données. De la même manière qu'il le fait avec ses fichiers, l'utilisateur va pouvoir partager ses listes depuis son OneDrive, en attribuant les niveaux de sécurité "Contrôle total" sur la structure et les données, "Peut modifier" uniquement les données ou consulter simplement la liste et ses données.
Pourquoi privilégier la liste plutôt qu'un fichier Excel ?
Pourquoi utiliser des listes plutôt que de continuer avec des fichiers Excel ? Je sens que je vais devoir présenter cette alternative de nombreuses fois dans les prochaines années…
C'est visuellement plus sympa : on peut même assembler son propre logo de liste en associant une couleur et une icône, ce qui fait encore penser à Power Apps…
Il existe d'ailleurs un look book dont voici le lien de consultation :
Soit.
Comme je l'ai expliqué dans mon livre de SharePoint à Teams(1), il faut se remémorer la stratégie de Microsoft concernant Excel. Depuis 2007, Microsoft n'a eu de cesse d'apporter à Excel des fonctionnalités d'analyses de données, de manière à en faire le fer de lance de la démocratisation de la Business Intelligence au sein des organisations.
L'usage n°1 d'Excel en organisation demeure néanmoins : Excel est né en tant que "tableur de données" et est longtemps resté l'outil de conception de sources de données le plus simple, à côté de Ms Access et de SharePoint.
Raison n°1 : La liste constitue un tableur de données plus "fun" qu'Excel
La nouvelle liste (qui n'est techniquement parlant qu'une liste SharePoint "Modern Experience" hébergée sur OneDrive) est censée apporter un coup à Excel, le tableur de données.