De la gouvernance SharePoint à "Monsieur - Madame Office 365"

23/02/2020

Savez-vous qu'il est des missions que j'exécute des jours entiers durant lesquels je ne navigue pas dans SharePoint ? Je ne vois aucun écran d'utilisation, de paramétrage ou d'administration ?

 

Ce sont les missions pour lesquelles mes clients me mandatent pour que je les conseille dans la mise en place de la "gouvernance".

 

Tout d'abord, la gouvernance SharePoint. J'ai eu la chance de tomber dans la marmite de la gouvernance quand j'étais petit, i.e. débutant dans le monde des consultants SharePoint, biberonné par Pierre Erol Giraudy, le consultant le plus éminent que j'aie rencontré dans ce domaine il y a 10 ans.

 

J'ai ainsi débuté par des missions de gouvernance dans le monde Server de SharePoint et maintenant, mon savoir-faire en la matière me sert pour mettre en place la gouvernance autour de la plateforme Office 365.

 

Même si la nature de certaines tâches a évolué, voire disparu en passant du monde des infrastructures Server aux services Cloud, cette simplification dans la mise en place d'une bonne gouvernance se voit être compensée par la multiplication des progiciels collaboratifs sur O365 aux côtés ou en lien avec SharePoint Online.

 

La relative simplification de la gouvernance SharePoint Online se voit être compensée par la multiplication des outils collaboratifs sur O365

 

Du coup, tout comme les plans de gouvernance SharePoint Server le requièrent, mes missions de mise en place de la gouvernance d'Office 365 se déroulent aussi sur 5 jours. C'est le temps minimal nécessaire pour mettre en place le plan de gouvernance générale, les rôles et matrices de responsabilités et de compétences des 3 plans de gouvernance opérationnelle (garantie de la mise en condition opérationnelle), applicative (responsable de la qualité de l'expérience utilisateur) et fonctionnelle (responsable de l'adoption utilisateur).

 

Ces jours vont être nécessaires pour clarifier le champs des responsabilités de chacun et vérifier la bonne "adoption" des centres d'administration par les parties prenantes, les administrateurs généraux d'Office 365 et de ses rôles d'administrateurs spécialisés (entre 2 et 4 personnes par rôle).

 

Ensuite, l'adoption d'Office 365 par les administrateurs passe par la maîtrise de ces centres d'administration qui s'imbriquent parfois entre eux (SharePoint et OneDrive), qui bénéficient ou non de la facilitation que représentent les groupes Office 365 pour gérer les utilisateurs (SharePoint, Teams, Stream, Forms…).

 

 

Mais avant d’affecter les licences, l'organisation doit avoir choisi en connaissance de cause les nouveaux usages bureautiques et collaboratifs souhaités.

 

Vu le nombre de fois où j'ai rencontré cette situation, je ne suis plus étonné lorsque je constate qu'une fois après avoir migré les e-mails dans Exchange Online en approche "migration technique invisible pour mes utilisateurs", l'adoption des autres outils collaboratifs n'a pas toujours fait l'objet d'une stratégie partagée avec les utilisateurs !

 

L'indispensable définition des usages-cibles

 

C'est la raison pour laquelle, au démarrage du chantier Gouvernance, il arrive parfois que l'on se rende compte que la vision du déploiement à l'échelle-cible des futurs outils collaboratifs peut devoir être traitée en incluant les Métiers : l'erreur serait d'inverser l'ordre des choses en mettant la gouvernance au premier rang des priorités.

 

Pour autant, même si c'est la déclinaison très personnelle de chaque organisation de trouver la juste convergence entre ses usages et sa plateforme Office 365 qui doit primer sur le reste, avec des cas d'utilisation bien ciblés.

 

Cela ne signifie pas pour autant que le sujet de la gouvernance doit être occulté mais qu'il doit être géré comme un impératif organisationnel et non comme un objectif.

 

La gouvernance est un impératif organisationnel et non un objectif

 

Une bonne gouvernance est une recherche d'équilibre entre la gouvernance opérationnelle, applicative et fonctionnelle, laquelle, cette dernière devra définir la gouvernance des données sensibles. En effet, le sujet de la gouvernance de la donnée sensible doit être adressée, dès la définition de la vision d'adoption, de manière à se mettre en capacité de lever les éventuels craintes, freins et obstacles que l'on traitera à travers l'adoption des centres sécurité et conformité.

 

Ce qui ralentit la mise en place des ateliers de définition de la vision, c'est devoir coucher sur le papier le nom du responsable fonctionnel du programme d'adoption Office 365 et des parties prenantes engagées dans ces ateliers, avant de devenir un sujet permanent, une sorte de programme de transformation soutenu par la gouvernance opérationnelle et applicative.

 

Les acteurs de la gouvernance opérationnelle et applicative sont généralement faciles à identifier ; c'est plus compliqué de prendre conscience et de trouver un "Monsieur-Madame Office 365" en charge de l'adoption fonctionnelle.

 

Il faut trouver un "Monsieur-Madame Office 365" en charge de l'adoption fonctionnelle

 

Ce nouveau rôle peut ainsi représenter des enjeux de pouvoir ; comme je l'ai encore partagé la semaine dernière avec une de mes clientes, je ne pense pas que ce rôle doit être dévolu à une fonction déjà existante dans l'organisation : pas la DRH, pas la communication, pas l'informatique car toutes ces fonctions de support sont des parties prenantes dans la mise en œuvre et risqueraient d'être juge et partie.

 

Je vois actuellement apparaitre bon nombre de création de poste de "petit chef de projet 0365" mais la dimension de ce rôle-clé l'amène selon moi à présider un comité de gouvernance qui devra rendre des comptes au comité d'exécutif de l'organisation, au travers d'indicateurs d'adoption.

 

Une fois que cette nouvelle fonction est attribuée, le "Madame-Monsieur Office 365" (l'inversion est ici un indicateur de parité ;) ) devra se pencher sur la gouvernance des utilisateurs et des contenus dans la suite des logiciels collaboratifs (Teams et son complément SharePoint qui vous permettra de proposer des applications "Métier" (1), Kaïzala, Yammer, Stream, Planner, Forms...) mais aussi la gouvernance des solutions personnalisées au travers de la Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI), des outils tiers ou des développements spécifiques, avec le responsable de la gouvernance applicative.

 

Prévoir tout ce qui peut se passer en phase de "Run"

 

Ce projet de gouvernance a, en effet, pour vocation de (tout) prévoir ce qui peut se passer en phase de "Run", i.e. une fois que le projet de déploiement est passé : support et gestion des mises à jour mais aussi évolution de la feuille de route interne, pour répondre aux demandes des utilisateurs.

 

Le plan de gouvernance a donc pour but de s'assurer que la bonne personne effectuera la bonne action au bon moment, écrivais-je déjà dans mon livre : "SharePoint, Teams : une gouvernance efficace". (2)

Mes clients n'échappent donc à pas à la mise en place de liste d'actions précises en lien avec :

  • Des matrices de responsabilité

  • Des contenus et des formations

  • Des métriques et des contrôles

 

Le plan de gouvernance constituera ainsi le référentiel pour toute action de correction, d'adaptation et d'évolution des paramètres des outils O365 et des solutions personnalisées déployées.

 

Une conduite du changement pour accompagner toutes les parties prenantes du plan de gouvernance

 

L'approche que j'utilise se séquence en 3 étapes pour imaginer, fixer et rendre actionnable le futur modèle de gouvernance :

  1. Découvrir

  2. Définir

  3. Valider

 

Comme indiqué plus tôt, ce passage nécessaire à la bonne gouvernance d'O365 peut lever des besoins de formation supplémentaires, ce que j'adresse par la suite dans une troisième phase, comme un accompagnement au changement pour nos chères équipes d'administrateur Office 365 :

  • Administrer Office 365 et ses outils collaboratif

  • Administrer le centre de sécurité et d’Office 365

  • Formation PowerShell pour Office 365

 

Donc n'oubliez pas : après l'atelier de définition des usages cibles et avant le déploiement effectif des licences, pensez à la mise en place de la gouvernance, de manière à éviter de nourrir le sentiment de prendre le risque que votre Digital WorkPlace Office 365 ne se "transforme en cour de récréation (2)" pour certains de vos utilisateurs et soit ignoré par la majeure frange de la population-cible…

 

Le prochain billet parlera de la gouvernance des Power Users dans SharePoint, avec l'introduction de la Power Platform !

 

 

(1) Cf. Adopter SharePoint sans développer (tome 2) | De SharePoint à Teams

(2) Cf. Adopter SharePoint sans développer (tome 3) | SharePoint, Teams : une gouvernance efficace

(3) Expression que m'a laissé lui emprunter un responsable de déploiement Office 365 éclairé, Gaël, un de mes contacts rencontré lors d'un de mes passages à Bordeaux, qui se reconnaîtra je l'espère ;)

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