Série "IA et SharePoint" - EP3 : "Copilot pour SharePoint"

Après avoir, dans le premier billet de cette série dédié à l'arrivée à l'IA dans SharePoint, parlé de Bing et de Edge... puis, dans le second billet, présenter les différences entre ChatGPT et Copilot...

je vais maintenant vous présenter ce que va permettre de faire, votre assistant personnel, Copilot pour SharePoint.

Comme pour les deux premiers billets, les lignes qui suivent sont parfois des extraits de l'ouvrage auquel j'ai participé au printemps 2023.

Voyons donc ce que vous permettra de réaliser la version "Copilot" de SharePoint : cette phrase est tournée de cette manière pour rappeler que chaque logiciel de la suite M365 qui bénéficiera de l'arrivée de l'IA d'OpenAI disposera d'une version de Copilot qui lui est propre : cela signifie que, comme indiqué dans l'ouvrage cité plus haut, Copilot sera différent suivant qu'il sera utilisé dans le contexte de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et sa suite collaborative Viva... Actuellement, on ne sait pas si toutes les applications M365 bénéficieront de Copilot : par exemple, Forms bénéficie de plus en en plus d'IA (suggestions de questions, style et Insights) mais on ne sait pas s'il disposera de sa propre déclinaison de Copilot.

Que vous permettra de réaliser "Copilot pour SharePoint" ?

Pour comprendre ce que permettra "Copilot pour SharePoint", rappelons tout ce que permet de faire SharePoint, résumé en quelques lignes.

Extraits du livre :

"(SharePoint...) possède de multiples facettes : d'abord, outil de gestion et d'archivage documentaire, il s'est enrichi avec le temps pour devenir une plateforme collaborative, une solution d'intranet et ses listes connaissent une nouvelle jeunesse, comme sources de données d'applications Métier indépendantes ou liées à Power Apps.

Comme son adoption n'a pas toujours été facile pour ses utilisateurs :

• Pour sa facette "plateforme collaborative", Microsoft a adossé SharePoint à Microsoft Teams ;
  

• Pour sa facette "site intranet", Microsoft a simplifié la création des contenus web grâce à la Modern Experience ;
  

• Pour sa facette "gestion documentaire", Microsoft a enrichi SharePoint avec les approches Syntex et Cortex (Viva Topics, sur lequel je vais revenir dans le prochain paragraphe) ;
  

• Pour sa facette "table de données", Microsoft ne cesse d'enrichir les fonctionnalités des listes SharePoint, qui sont mises en avant en tant qu'onglet Teams, application smartphone ou source de données pour Power Apps (je traite de Power Apps plus loin dans le livre). "

Commençons donc par lever le voile : la version Copilot pour SharePoint va d'abord assister l'utilisateur dans sa gestion de son site intranet ; cela signifie qu'il va assister son utilisateur dans :

• La rédaction de contenu évidemment,

• La conception du site également.

Dans le 4e et dernier billet de cette série, je vous présenterai une version de Copilot spécialement développée pour enrichir les approches Syntex et Cortex, qui enrichissent la facette "gestion documentaire" de SharePoint.

Copilot pour SharePoint au service de la rédaction de contenu

Copilot pour SharePoint va évidemment reprendre les fonctionnalités de Bing pour Edge présentées dans le premier billet de la série, à savoir participer à la rédaction et à l'amélioration de contenu textuel.

Nouvel extrait du livre :

"L'arrivée de Copilot pour SharePoint fin 2023 va aider ses utilisateurs pour leur contribution dans l'intranet : comme pour le nouveau Bing ou Word, Copilot dans SharePoint aide son utilisateur à adapter le ton ou le contenu d'un texte inséré dans un webpart d'une page SharePoint."

Comme vous l'avez lu, Copilot pour SharePoint devrait aussi ressembler à Copilot pour Word car, bien sûr, ces deux versions de Copilot s'adossent aux données d'Office Graph, comme je l'ai présenté dans le second billet de la série. Cela signifie que SharePoint et Word accèdent à vos données d'organisation, comme source de données, et les prendra en compte pour répondre à vos prompts.

Comme Copilot pour SharePoint connaît les données d'organisation, Copilot pour SharePoint va aussi permettre d'assister son utilisateur en tant que concepteur du site en les prenant en compte !

Copilot pour SharePoint au service de la conception de site

Copilot pour SharePoint va aussi reprendre une partie des fonctionnalités de "Copilot pour PowerPoint" et "Copilot pour Teams".

Copilot pour SharePoint a donc vocation à compléter, voir à remplacer la fonctionnalité de conception de site

Nouvel extrait du livre :

"(...) remplacer l'actuel volet de proposition de personnalisation du modèle de conception qui apparaît au moment de la création ou lorsque l'on clique sur la roue des paramètres SharePoint, puis sur Appliquer un modèle de site."

La puissance de cette version "Copilot pour SharePoint" est telle qu'elle pourrait n'arriver qu'à la fin de l'année 2023 sur les Tenants nord-américains. Elle devrait coïncider avec 3 nouveautés majeures dans l'univers SharePoint :

• La coédition en simultanée dans les pages,

• Une expérience visuelle inspirée du celle de la suite Viva pour Teams

• Un nouveau modèle de conception de site appelé "centre de la marque" (brand center) servant à gérer les éléments d'identité visuelle utilisés dans les sites et les pages SharePoint [nouveauté déjà disponible en Europe, que je commenterai dans un prochain billet].

Derniers extraits du livre :

"Au moment de la création du site, Copilot pour SharePoint attendra en langage naturel la description du site ou d'une page pour vous assister dans la conception sur base d'un prompt de type "je veux faire une page qui fait cela" (…)

(...) En tant que partenaire de conception, Copilot dans SharePoint va pouvoir interpréter un document Word ou une présentation PowerPoint pour les transformer en site et en page(s), avec l'insertion des WebParts pertinents. Copilot pour SharePoint permettra donc à ses propriétaires de créer un site à partir de prompts ou de documents (...)"

Comme expliqué plus tôt dans ce billet, l'arrivée de Copilot pour SharePoint va également assister les utilisateurs de SharePoint Syntex et cette version de Copilot pour SharePoint sera présenté dans le 4e billet de cette série dédié à l'arrivée de l'IA OpenAI dans SharePoint !